Một cái nhìn tại các thuận và chống của một văn phòng không cần giấy tờ
Đây là một cái nhìn về những ưu và khuyết điểm của một văn phòng không cần giấy tờ để giúp bạn quyết định xem việc không cần giấy tờ là một quyết định thông minh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Ưu điểm của một văn phòng không cần giấy tờ
1. Môi trường thân thiện - Theo tờ Daily Green , giấy chiếm 25% chất thải chôn lấp, và nếu Hoa Kỳ cắt giảm sử dụng giấy văn phòng chỉ 10%, nó sẽ ngăn chặn phát thải 1,6 triệu tấn khí nhà kính. Và đó là chỉ cho giấy, không tính đến việc sản xuất và xử lý các hộp mực và năng lượng được sử dụng bởi máy in. Không cần giấy tờ là một quyết định có ý thức về môi trường.
2. Chi phí hiệu quả - Cũng như có lợi ích của một văn phòng không cần giấy tờ cho môi trường, cũng có những lợi ích cho ngân sách kinh doanh nhỏ. Hãy suy nghĩ về số tiền bạn chi tiêu mỗi tháng trên giấy, mực, bưu chính và các nguồn cung cấp khác hỗ trợ một văn phòng giấy nặng. Sau đó, hãy xem xét không gian cần thiết để lưu trữ tất cả các nguồn cung cấp vật lý và tài liệu thực tế của bạn. Nó có thể khá tốn kém. Theo thời gian, không cần giấy tờ có thể dẫn đến tiết kiệm rất lớn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
3. Dễ dàng truy cập - Không cần giấy tờ nghĩa là tất cả tài liệu quan trọng của bạn được số hóa. Bạn có thể sao lưu chúng lên Đám mây hoặc truy cập chúng thông qua ứng dụng máy tính để bàn từ xa, mang lại cho bạn khả năng làm việc từ văn phòng di động hoặc bất kỳ nơi nào cho vấn đề đó và luôn hoạt động hiệu quả.
4. Tổ chức tập tin - Nếu bạn đã từng lãng phí thời gian xáo trộn thông qua một tủ hồ sơ vô tổ chức hoặc chồng giấy để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, bạn biết làm thế nào các tài liệu giấy cồng kềnh có thể được quản lý.
Khi bạn tạo một văn phòng không cần giấy tờ, bạn tạo một hệ thống tệp kỹ thuật số dễ dàng hơn để sắp xếp, tìm kiếm và chỉnh sửa theo thời gian. Điều này làm cho những gì đã từng là một quá trình đau đớn của việc tìm kiếm một tài liệu dễ dàng như tiến hành một tìm kiếm.
Nhược điểm của một văn phòng không cần giấy tờ
1. Lỗi hệ thống - Kỹ thuật số có thể truy cập nhanh, nhưng nó cũng có nghĩa là mất mát nhanh chóng. Hãy xem xét điều gì sẽ xảy ra với tất cả tài liệu doanh nghiệp của bạn được lưu cục bộ trên máy tính của bạn nếu hệ thống của bạn gặp sự cố. Bạn có thể mất tất cả. Điều này quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nhỏ và đặc biệt là những người không có giấy tờ, có hệ thống sao lưu và bảo vệ dữ liệu ngoài trang web.
2. Bảo mật - Các tệp kỹ thuật số không thể được bảo vệ bằng khóa trên tủ hồ sơ hoặc cửa văn phòng, vì vậy bảo mật tài liệu và thông tin nhạy cảm là mối quan tâm nghiêm trọng đối với các văn phòng không cần giấy tờ. Các giải pháp bao gồm mã hóa, máy chủ cục bộ và quyền truy cập bị giới hạn, tất cả đều có chi phí và lợi ích riêng. Thêm vào đó, điều quan trọng là phải xem xét bản chất của một số doanh nghiệp và độ nhạy của các tài liệu được xử lý hàng ngày (nghĩ về kế toán của bạn) đơn giản là không cho vay để không cần giấy tờ.
3. Quy trình sửa đổi - Một phần của việc chuyển đổi sang một văn phòng không cần giấy tờ liên quan đến việc xem xét tất cả các quy trình hoạt động hiện tại của bạn và tìm kiếm các giải pháp thay thế thích hợp.
Ví dụ: bạn có thể cần bắt đầu sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử, dịch vụ lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến và các ứng dụng khác thay thế cho nhu cầu về tài liệu thực. Tất cả các nhân viên của bạn cũng sẽ phải được đào tạo trong hệ thống mới khi nó đã sẵn sàng.
4. Thời gian chuyên sâu - Không cần giấy tờ không phải là một quá trình qua đêm; có rất nhiều yếu tố cần xem xét. Phải mất thời gian để xem xét tất cả các tác động của việc rời khỏi thế giới giấy phía sau, và chỉ cần lâu để thực hiện tất cả các thay đổi đối với các hoạt động của bạn có hỗ trợ không cần giấy tờ.
Quyết định không cần giấy tờ là quyết định thay đổi từ kinh doanh sang kinh doanh, và nó chắc chắn không phải là quyết định phổ quát phù hợp với mọi công ty. Phần quan trọng nhất trong việc đưa ra quyết định không cần giấy tờ là thực hiện nghiên cứu của bạn để bạn có thể quyết định xem các lợi ích có lớn hơn những thách thức hay không.
Sau đó, tạo ra một quá trình có hệ thống sẽ không chỉ đủ khả năng cho bạn những lợi ích của việc không cần giấy tờ, mà còn giúp cải thiện năng suất của bạn cùng một lúc.