Ngoài kế hoạch thuế, tháng 12 cũng là thời điểm hoàn thành nhiệm vụ biên chế cuối năm và chuẩn bị cho năm tính lương mới. Dưới đây là một số lời nhắc giúp bạn đóng biên chế cho năm nay và sẵn sàng cho các khoản thuế biên chế của năm tiếp theo
Biểu mẫu W-4 của nhân viên - Giấy phép khấu trừ khấu trừ của nhân viên
Nhân viên có thể điền các mẫu W-4 bất kỳ lúc nào, và cuối năm dương lịch là thời điểm tốt để nhắc họ xem lại W-4 để đảm bảo thông tin chính xác và số tiền họ muốn giữ lại từ thuế thu nhập liên bang là chính xác .
Nếu tiểu bang của bạn yêu cầu thuế thu nhập, nhân viên cũng nên kiểm tra biểu mẫu khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang để biết các thay đổi và số tiền khấu trừ. Chỉ cần một lời nhắc nhở rằng nhân viên có thể thay đổi hình thức W-4 của họ thường xuyên như họ muốn trong suốt cả năm, chỉ không nhiều hơn một lần cho bất kỳ một tiền lương, tất nhiên.
Mẫu W-9 không phải nhân viên - Yêu cầu số chứng minh và chứng nhận của người nộp thuế
Một mẫu W-9 tương tự như mẫu W-2, nhưng nó không dành cho những người không phải nhân viên. Mẫu W-9 được sử dụng để xác minh địa chỉ và mã số thuế của người đó. Số ID thuế là thông tin quan trọng hơn, bởi vì IRS sử dụng thông tin này để khớp với 1099 được nộp bởi người nộp thuế với 1099 được người sử dụng lao động nộp.
Đặt biểu mẫu W-2 và Biểu mẫu 1099-MISC
Nếu bạn gửi biểu mẫu W-2 của riêng mình (bản tóm tắt thuế cuối năm cho nhân viên) và biểu mẫu 1099-MISC (bản tóm tắt thuế cuối năm cho nhà thầu độc lập), bây giờ là lúc đặt hàng mẫu cho năm thuế này.
Nếu bạn có dịch vụ biên chế, hãy kiểm tra để đảm bảo họ có những gì họ cần để chuẩn bị các biểu mẫu này trong tháng 1. Hãy nhớ rằng, các mẫu W-2 và mẫu 1099-MISC phải được nộp cho các cá nhân trước cuối tháng Giêng.
Bạn có thể lấy mẫu W-2 từ các cửa hàng cung cấp văn phòng, hoặc từ IRS. Bạn không thể sử dụng biểu mẫu W-2 mà bạn tải xuống từ Internet, bởi vì mực đỏ trên Bản sao A là đặc biệt và không thể sao chép được.
Bạn phải sử dụng mẫu chính thức.
Đọc thêm về W-2 và 1099
Xác minh tên nhân viên và số an sinh xã hội (SSN)
Trước khi bạn chuẩn bị các mẫu đơn W-2, hãy kiểm tra với Cơ Quan An Sinh Xã Hội để chắc chắn tên của nhân viên và Số An Sinh Xã Hội phù hợp và chính xác. Xem phần Dịch vụ kinh doanh trực tuyến của SSA để biết thêm thông tin.
Xác minh thông tin phi nhân viên trước khi gửi biểu mẫu 1099-MISC.
Trước khi bạn gửi một người không phải là nhân viên, như nhà thầu hoặc doanh nghiệp mà bạn đã thanh toán, bạn phải xác minh số ID thuế của người đó. Như đã lưu ý ở trên, bạn cần phải gửi biểu mẫu W-9 để lấy địa chỉ và mã số thuế.
Các nhiệm vụ thuế biên chế cuối năm khác
- Đảm bảo tiền lương của nhân viên được ghi vào đúng năm. Sử dụng khái niệm kế toán của biên lai xây dựng là ngày mà người đó có quyền truy cập không giới hạn vào quỹ là số tiền được tính. Vì vậy, hãy đặt tiền lương vào đúng năm bằng cách sử dụng ngày kiểm tra tiền lương. Nếu bạn đang trả tiền lương cho nhân viên trong tuần cuối cùng của tháng 12, nhưng tiền lương được tính vào tháng Giêng, thì thu nhập đó sẽ tính vào tháng Giêng. Trường hợp ngoại lệ là nếu vì lý do nào đó, bạn trả trước tiền lương vào tháng 12, đối với các nhân viên được trả lương, đối với tiền lương họ nợ trong tháng Giêng. Đọc thêm về thời gian trả lương của nhân viên vào cuối năm, cũng như các vấn đề về thu nhập và chi phí thời gian cuối năm khác .
- Xác định cách bạn sẽ đối phó với tiền lương của nhân viên chưa được rút tiền trong một thời gian dài. Bạn phải thực hiện một nỗ lực chân thành để tìm nhân viên (sử dụng các chữ cái được chứng nhận để bạn có thể chỉ ra rằng lá thư không gửi được). Nếu bạn không thể tìm thấy nhân viên, bạn được yêu cầu bởi luật tiểu bang để chuyển tiền lương không được trả bằng tiền mặt sang bộ phận doanh thu tiểu bang của bạn. Họ sẽ tiếp tục làm việc để tìm cá nhân. Bạn cũng sẽ cần phải tính toán trách nhiệm trả lương đối với tiền lương không dùng tiền mặt trong hệ thống kế toán của bạn. Cách thức xử lý tùy thuộc vào khả năng nhân viên sẽ thanh toán cho séc.
- Xác định số tiền chịu thuế cho nhân viên W-2 cho những lợi ích nhất định, bao gồm tỷ lệ phần trăm cho việc sử dụng cá nhân xe cộ và điện thoại di động của chủ sở hữu và nhân viên và chi phí giáo dục có thể bị đánh thuế. Kiểm tra với cố vấn thuế của bạn về các yêu cầu báo cáo cho những lợi ích này.