Bạn có thể có các khoản phải trả (séc không được xác nhận quyền sở hữu), bạn không thể gửi cho nhà cung cấp, thanh toán quá mức cho khách hàng hoặc séc lương không được người lao động từ chối hoặc tài sản khác thuộc về người khác mà doanh nghiệp của bạn sở hữu và bạn không biết làm thế nào để có được tài sản này cho người sở hữu nó.
Điều quan trọng cần lưu ý là các luật liên quan đến tài sản không được yêu cầu (bao gồm cả tiền lương) được quy định bởi các tiểu bang riêng lẻ. Quy định là những quy định của tiểu bang nơi người nhận thanh toán, không phải là tiểu bang nơi doanh nghiệp của bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở trong tình huống mà bạn không thể tìm thấy chủ sở hữu tài sản không được xác nhận quyền sở hữu, có hai điều bạn phải làm:
1. Thực hiện mọi nỗ lực hợp lý để tìm người nhận thanh toán để bạn có thể cho họ tiền.
2. Nếu bạn không thể tìm thấy người nhận trong một thời gian hợp lý, bạn phải báo cáo việc thiếu khoản thanh toán cho tiểu bang của bạn và thanh toán tiền cho tiểu bang, vì vậy nó có sẵn cho người nhận sau đó.
Giả sử bạn đã trả tiền cho một nhân viên đã rời khỏi công ty của bạn và những người không thanh toán tiền lương. Bạn có tiền trong tài khoản biên chế doanh nghiệp của mình , nhưng hãy nhớ rằng đó không phải là tài sản của bạn. Bất động sản không được xác nhận được coi là trách nhiệm pháp lý cho các mục đích kế toán; đó là, nó là tài sản bạn đang nắm giữ nhưng đó không phải là tài sản của công ty bạn.
Doanh nghiệp của bạn có hai trách nhiệm đối với tài sản không được xác nhận quyền sở hữu: (1) báo cáo và thanh toán tài sản chưa được xác nhận đến đúng quốc gia và (2) để đảm bảo công ty phản ánh đúng trách nhiệm trên bảng cân đối kế toán.
Bất động sản chưa được xác nhận và sổ sách kế toán doanh nghiệp của bạn
Đối với mục đích kế toán, khi bạn đạt đến điểm mà bạn phải báo cáo séc chưa được xác nhận với tiểu bang của bạn, bạn có thể muốn xem xét hủy kiểm tra và đưa số tiền đó vào tài khoản ký quỹ. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các khoản tiền không vô tình chi tiêu.
Bạn nên đã trả thuế việc làm cho số tiền này.
Giữ tất cả hồ sơ về người thụ hưởng hoặc nhân viên này và đảm bảo rằng bạn tiếp tục cố gắng liên lạc với người đó thường xuyên. Justin Pritchard, Chuyên gia ngân hàng tại The Balance, có một mẫu cho các kiểm tra nổi bật mà bạn có thể muốn xem xét sử dụng.
Báo cáo và Thanh toán cho Nhà nước
Nguyên tắc của escheat (phát âm là "es-cheat" giống như nó trông) chi phối ở đây. Escheat có nghĩa là "đầu hàng", và nó được dựa trên một học thuyết pháp luật phổ biến mà yêu cầu tài sản không được yêu cầu được trả lại (đầu hàng) cho nhà nước, không được giữ bởi người có nó. Ý tưởng là tài sản không phải là của bạn, và rằng nhà nước có nhiều nguồn lực hơn cho việc tìm kiếm cá nhân hoặc công ty có quyền sở hữu.
Nếu không tìm thấy chủ sở hữu, tiểu bang giữ tài sản. Các loại tài sản có thể được áp dụng là séc (bao gồm tiền lương), quỹ ký quỹ, khách hàng thanh toán quá mức, tài khoản phải trả mà bạn không thể thanh toán cho nhà cung cấp, séc biên chế và séc hoa hồng.
Luật nhà nước về tài sản không được xác nhận
Tất cả các tiểu bang đều có các luật lệ quy định về thời gian và thủ tục. Luật tiểu bang thường bao gồm các bước sau:
- Tiểu bang chỉ định một khoảng thời gian không có liên hệ nào về tài sản.
- Sau đó, hàng năm có một thời gian cố gắng để xác định vị trí chủ sở hữu, gửi thư thẩm định gửi thư đến địa chỉ được biết cuối cùng. Sẽ tốt hơn khi gửi các thư này bằng thư được chứng nhận hoặc "biên nhận trả lại được yêu cầu", vì vậy bạn có hồ sơ cố gắng liên hệ với cá nhân hoặc công ty.
- Sau giai đoạn này trong năm, quý vị phải nộp báo cáo cho tiểu bang và chuyển tiền về số tiền do chủ sở hữu mà quý vị không thể liên lạc được.
Thanh toán chưa được xác nhận
Tiền lương chưa được xác nhận quyền sở hữu cũng phải tuân thủ các luật cấm vận là tài sản không được xác nhận quyền sở hữu. Luật pháp của tiểu bang nơi nhân viên cuối cùng làm việc áp dụng. Nếu bạn có tiền lương cho một nhân viên hoặc nhân viên cũ chưa được xác nhận trong một khoảng thời gian, bạn phải tuân thủ cùng một thời hạn báo cáo của tiểu bang như đối với tài sản khác. Xem bài viết này để thảo luận thêm về cách xử lý tiền lương chưa được xác nhận.
Luật Nhà nước Escheat
Bạn có thể tìm kiếm theo tên tiểu bang của bạn và từ "escheat". Ví dụ: tìm kiếm "luật pháp về an toàn của Iowa". Bạn có thể xem trên trang web của thủ quỹ tiểu bang của bạn, bộ phận doanh thu hoặc cơ quan thuế để tìm thông tin. Hãy nhớ rằng, mỗi tiểu bang có các yêu cầu khác nhau. Trang web này của một luật sư bao gồm thêm thông tin về tài sản không được xác nhận, bao gồm các liên kết đến các luật cấm vận tại tất cả các tiểu bang.
Kế toán tài sản chưa được xác nhận quyền sở hữu
Việc tính toán tài sản không được xác nhận thay đổi tùy thuộc vào khả năng tài sản sẽ được yêu cầu. Theo Tạp chí Kế toán, trong nhiều trường hợp tốt nhất là nhận ra sự mất mát, từ quan điểm kế toán, ngay cả trước khi bạn chuyển nó sang trạng thái. Nói chuyện với cố vấn thuế của bạn trước cuối năm để thảo luận về danh sách tài sản không được xác nhận quyền sở hữu tiềm năng của bạn.
Một số đề xuất để xử lý thuộc tính chưa được xác nhận quyền sở hữu
- Tìm hiểu luật pháp của tiểu bang của bạn , hoặc cho tất cả các tiểu bang nơi bạn có nhân viên làm việc. Đặc biệt chú ý đến khoảng thời gian mà sau đó bạn phải báo cáo tài sản không bị tịch thu cho tiểu bang.
- Thiết lập các chính sách và thủ tục để nắm bắt thông tin về tài sản không bị thu thập và tiến trình xem xét danh sách và gửi thông báo mỗi năm.
- Sau đó, hãy dành thời gian mỗi năm để báo cáo và thanh toán cho tài sản không bị thu thập.
Kiểm tra Nhà nước
Cuối cùng, hãy nhớ rằng tài sản không bị thu thập không phải là tài sản của công ty bạn. Các quốc gia có thể và thực hiện kiểm toán đối với tài sản không bị tịch thu, và có thể đánh giá tiền phạt và tiền phạt vì không tuân thủ luật pháp tiểu bang.