Trước khi chúng tôi có thể thảo luận cách khấu trừ nguồn cung cấp văn phòng và chi phí văn phòng, trước tiên, chúng tôi cần xem xét hai điều khoản này và các loại này được bao gồm trong tờ khai thuế kinh doanh của bạn.
Nó không quan trọng cho dù bạn đặt chi phí văn phòng theo nguồn cung cấp hoặc chi phí. Hầu hết các nguồn cung cấp được bao gồm trong chi phí kinh doanh thường xuyên, trong khi chi phí văn phòng được liệt kê riêng.
Một số chi phí văn phòng thực sự trở thành thiết bị kinh doanh, và chúng được phân loại là tài sản và được khấu hao trong một khoảng thời gian.
Bao gồm là thông tin về thủ tục IRS mới cho việc mở rộng tài sản văn phòng chi phí nhỏ như phần mềm thay vì phải khấu hao các tài sản này.
Thiết bị văn phòng là các vật dụng văn phòng truyền thống, hữu hình, như bút, kẹp ghim, kẹp giấy, ổ USB và hộp mực máy in. IRS cũng bao gồm bưu chính trong vật tư văn phòng, nhưng số lượng lớn bưu chính cho các sản phẩm vận chuyển được phân loại khác nhau (xem bên dưới). Bạn cũng có thể bao gồm các đồ vật nhỏ (dưới 2500 đô la) trong danh mục này, chẳng hạn như bàn làm việc hoặc tủ sách đã qua sử dụng.
Một số vật tư vận chuyển không được coi là một phần của vật tư văn phòng. Bất kỳ nguồn cung cấp và bưu phí cho các sản phẩm vận chuyển bạn bán nên được theo dõi như một phần của giá vốn hàng bán. Việc tính giá vốn hàng bán ngoài danh mục chi phí kinh doanh.
Chi phí văn phòng là các chi phí khác để điều hành một văn phòng, bao gồm dịch vụ trang web, phí lưu trữ internet, tên miền, chi phí hàng tháng cho các ứng dụng (như Dropbox). phần mềm dựa trên web như sản phẩm QuickBooks, phí tài khoản người bán và hầu hết phần mềm và phần cứng. Bạn cũng có thể đặt chi phí điện thoại di động trong chi phí văn phòng (hoặc trong các tiện ích).
Một số chi phí này có thể được liệt kê tài sản , và bạn sẽ cần phải giữ hồ sơ tốt để tách riêng việc kinh doanh và sử dụng cá nhân, cho các hạng mục như máy tính xách tay và máy tính bảng.
Vật tư văn phòng và chi phí - Những gì bạn có thể khấu trừ
Bạn có thể khấu trừ chi phí vật tư văn phòng và tài liệu bạn đã sử dụng trong năm. Bạn cũng có thể khấu trừ chi phí tem và phí bưu chính và bưu phí được sử dụng trong các đồng hồ bưu chính trong năm.
Khấu trừ so với Chi phí Văn phòng Khấu hao - Quy tắc IRS Mới
Nó được sử dụng để được rằng tất cả các tài sản kinh doanh (các mặt hàng được sử dụng trong hơn một năm) mà chi phí nhiều hơn $ 500 đã được khấu hao trong suốt cuộc đời của tài sản. Bây giờ, theIRS có một phương pháp đơn giản hơn để lấy các tài sản chi phí nhỏ hơn như là các chi phí thay vì từ bỏ chúng.
Có hiệu lực vào năm 2016, bạn có thể lấy tài sản kinh doanh chi phí (bao gồm cả tài sản văn phòng) có giá $ 2500 hoặc ít hơn. Điều này bao gồm các bộ phần mềm và phần mềm, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh và các thiết bị điện tử nhỏ khác. Chi phí bạn có thể chi phí bao gồm chi phí để mua vật phẩm.
Giả sử bạn cần Adobe Acrobat X Professional cho công việc của bạn. Chi phí của mặt hàng này thường là trên $ 500. Trước quy tắc IRS mới, bạn sẽ phải từ bỏ chi phí ..
Bây giờ, bởi vì tối đa cho việc mở rộng là $ 2500, bạn có thể chi tiêu khoản mục trong một năm.
Nếu bất kỳ vật tư văn phòng, chi phí hoặc thiết bị nào có giá trên 2500 đô la, chúng sẽ trở thành tài sản có thể bị khấu hao và bạn phải khấu hao các tài sản này. Bạn sẽ cần nói chuyện với người khai thuế về hồ sơ bạn cần giữ và nhận trợ giúp tính toán khấu hao, vì mỗi tài sản có một cuộc sống hữu ích khác nhau.
Vật tư và vật liệu được sử dụng để sản xuất hoặc vận chuyển sản phẩm
Hãy cẩn thận để phân biệt giữa vật tư văn phòng và thiết bị được sử dụng nói chung trong doanh nghiệp của bạn để vận hành văn phòng của bạn so với nguồn cung cấp và nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm. Các vật tư và vật liệu bạn sử dụng để sản xuất sản phẩm được bao gồm trong giá vốn hàng bán.
Trong cùng một cách, bạn không thể khấu trừ bưu chính và vận chuyển cho các sản phẩm được bán; chúng được coi là một phần của giá vốn hàng bán của bạn.
Thiết bị văn phòng và thiết bị văn phòng trong chi phí khởi động
Nếu bạn đang mua các vật tư văn phòng và mua thiết bị văn phòng, máy tính và phần mềm như là một phần của khởi nghiệp kinh doanh của bạn, bạn sẽ cần phải giữ riêng các chi phí này. Bạn có thể được yêu cầu phải trải ra các chi phí khởi động này trong một vài năm. Giữ một danh sách các chi phí và thảo luận với người khai thuế của bạn.
Các hạn chế khác về khấu trừ vật tư văn phòng và thiết bị văn phòng
Bạn chỉ có thể khấu trừ chi phí vật tư và nguyên vật liệu được sử dụng trong năm hiện tại. Nói cách khác, bạn không thể mua một lượng lớn giấy sao chép vào cuối năm và coi đó là một khoản chi phí trong năm đó, vì bạn không thể sử dụng nó trong suốt cả năm. Kiểm tra với cố vấn thuế của bạn về cách xác định số tiền cho chi phí này
Nơi để hiển thị vật tư văn phòng và chi phí văn phòng trên tờ khai thuế kinh doanh của bạn
Đối với chủ sở hữu duy nhất và LLC của một thành viên , hãy hiển thị vật tư văn phòng trong danh mục "vật tư văn phòng" của Schedule C , trên dòng 22. Bạn có thể bao gồm chi phí văn phòng (bao gồm cả chi phí được mở rộng theo quy định mới). và bao gồm chúng với "Chi phí khác" trên Tuyến 27a. Đối với "Chi phí khác", bạn phải liệt kê các danh mục khác nhau trên Phần V của Biểu cam kết, đưa tổng số vào Dòng 27a.
Đối với các công ty hợp danh và LLC đa thành viên, hãy hiển thị các chi phí này trong phần "Các khoản khấu trừ khác" của Biểu mẫu 1065 (dòng 20). Bạn phải đính kèm một tuyên bố riêng biệt vi phạm các khoản khấu trừ khác nhau được bao gồm trong chi tiết đơn hàng này.
Đối với các công ty, hiển thị các chi phí này trong phần "Các khoản khấu trừ khác" của Biểu mẫu 1120. Trước tiên, bạn phải bao gồm một tuyên bố liệt kê các khoản khấu trừ, sau đó bao gồm tổng số vào "Các khoản khấu trừ khác", Dòng 26.
Điểm mấu chốt Dễ dàng:
Nếu bạn muốn giữ mọi thứ đơn giản trên tờ khai thuế của bạn, hãy đặt tất cả các vật tư văn phòng và các chi phí văn phòng với nhau làm vật tư văn phòng. Nhưng tách ra các mặt hàng đắt tiền hơn $ 2500 và nói chuyện với người khai thuế của bạn về việc giảm giá các mặt hàng này.