Hồ sơ thu nhập của nhân viên được tạo và sử dụng như thế nào
Hồ sơ thu nhập của nhân viên là hồ sơ về cách tính tiền lương của nhân viên, đối với mỗi kỳ lương trong năm, với tổng số tiền hoạt động hàng năm.
Bao gồm những gì trong hồ sơ thu nhập của nhân viên
Hồ sơ thu nhập của nhân viên bao gồm các thông tin và tính toán sau cho mỗi phiếu lương.
- Thứ nhất, tổng số tiền lương được tính, theo giờ và đối với nhân viên hưởng lương.
- Sau đó, các khoản thuế khấu trừ của liên bang, tiểu bang và địa phương được tính toán, dựa trên tổng số tiền thanh toán. Số thuế thu nhập liên bang được tính dựa trên mẫu W-4 của nhân viên.
- Các khoản khấu trừ thuế FICA (an sinh xã hội và Medicare) được tính toán, dựa trên tổng số tiền lương.
- Các khoản khấu trừ tự nguyện khác được bao gồm.
- Tất cả khấu trừ và khấu trừ được cộng lại.
- Thanh toán ròng được tính, như tổng lương trừ tổng khấu trừ và khấu trừ.
Ví dụ về một dòng từ bản ghi thu nhập của nhân viên:
Đây là một bản ghi, từ một kỳ lương cho một nhân viên. Số tiền khấu trừ được cộng lại. Tiền lương ròng là tổng lương trừ đi tổng số tiền khấu trừ.
Hồ sơ thu nhập của nhân viên
| Tổng mức lương | Khấu trừ thuế thu nhập liên bang | Thuế thu nhập của tiểu bang được giữ lại | Đã khấu trừ thuế FICA | Tổng số được giữ lại | Thanh toán ròng |
| $ 850,00 | 170,00 đô la | $ 65,02 | 25,99 đô la | $ 261,01 | $ 588,99 |
Cách sử dụng hồ sơ thu nhập của nhân viên
Thông tin về hồ sơ thu nhập của nhân viên có nhiều mục đích:
- Mục đích chính của hồ sơ này là tính toán tiền lương ròng của nhân viên (tiền lương)
- Hồ sơ được trao cho nhân viên để chứng minh cách tính toán được thực hiện, trong trường hợp nhân viên có câu hỏi.
- Hồ sơ được sử dụng để theo dõi tất cả thu nhập của nhân viên trong năm, để chuẩn bị mẫu W-2 - bảng lương và báo cáo thuế hàng năm - được trao cho nhân viên sau cuối năm.
- Tổng số cho tất cả nhân viên trong kỳ lương, cho việc khấu trừ thuế FICA của liên bang, tiểu bang, kết thúc, được nhập vào tài khoản phải trả, cho mục đích báo cáo cho Mẫu 941 - báo cáo của chủ nhân hàng quý
- Tài khoản phải trả cho các khoản thuế FICA cũng được thêm vào bởi sự đóng góp của chủ nhân, phù hợp với khấu trừ của nhân viên. Vì vậy, trong ví dụ trên, cả nhân viên và chủ nhân đều nợ $ 65,02 cho giai đoạn trả lương này.
- Tổng số tiền khấu trừ của nhân viên đối với thuế thu nhập và thuế FICA, cộng với khoản đóng góp của chủ nhân đối với thuế FICA, được tính và gửi cho IRS.
- Tổng số tiền khấu trừ FICA được theo dõi, để đảm bảo rằng phần An Sinh Xã Hội bị dừng lại khi nhân viên đạt đến mức tối đa của An Sinh Xã Hội trong năm.
- Tổng tiền lương được theo dõi để bao gồm một khoản thuế Medicare bổ sung nếu tổng số tiền lương của nhân viên vượt quá một số tiền cụ thể.
Các mục khác có thể được bao gồm trong hồ sơ thu nhập của nhân viên
Tên, địa chỉ và số an sinh xã hội của nhân viên,
Tình trạng hôn nhân của nhân viên và số miễn giảm (từ Mẫu W-4), với mục đích tính khấu trừ thuế thu nhập liên bang.
Các khoản khấu trừ cho đóng góp tự nguyện của nhân viên cho các chương trình sức khỏe của nhân viên,
Các khoản khấu trừ cho các khoản đóng góp của nhân viên cho các kế hoạch 401 {(k) hoặc 403 (b)
Hồ sơ phúc lợi rìa được trả cho nhân viên và cách xác định giá trị của họ
Ngày làm việc cho mỗi nhân viên
Các khoản thanh toán đặc biệt như trả lương , trả tiền một lần, tiền khuyết tật, và thanh toán bảo hiểm nhân thọ.
Hoàn trả chi phí đi lại, ăn uống và giải trí của nhân viên, hoặc chi phí cho mỗi lần chi tiêu
Hoàn trả cho nhân viên sử dụng xe cá nhân vì mục đích kinh doanh.
Tất cả các khoản thanh toán cho nhân viên và phúc lợi của nhân viên phải được phân loại vào hồ sơ thu nhập của nhân viên, để họ có thể được ghi chính xác cho các mục đích thuế trên Mẫu W-2.