Mẫu báo cáo W-2, Biểu mẫu 1095-C và hơn thế nữa
Các điều khoản của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (ACA) phức tạp và chi tiết và có những hậu quả về thuế đối với các báo cáo này. Người sử dụng lao động nên xem xét sự hiểu biết của họ về các yêu cầu với cố vấn thuế hoặc pháp lý trước khi đưa ra bất kỳ quyết định hoặc gửi bất kỳ báo cáo nào.
Yêu cầu báo cáo cho tất cả nhà tuyển dụng
Báo cáo chi phí quyền lợi cho nhân viên trên mẫu W-2
ACA "yêu cầu người sử dụng lao động báo cáo chi phí bảo hiểm theo chương trình bảo hiểm sức khỏe nhóm do hãng sở tài trợ." Bắt đầu từ năm thuế 2011, người sử dụng lao động ban đầu được yêu cầu báo cáo “tổng chi phí” của “bảo hiểm do nhà tuyển dụng tài trợ” trên W-2 của nhân viên.
Thông tin mới nhất từ IRS về yêu cầu báo cáo này (tính đến tháng 11 năm 2014) là: "Đối với năm dương lịch 2012 và các năm tiếp theo, nhà tuyển dụng thường phải báo cáo chi phí phúc lợi y tế được cung cấp trên Biểu mẫu W-2". Yêu cầu này áp dụng cho "tất cả các nhà tuyển dụng cung cấp" bảo hiểm do nhà tuyển dụng tài trợ "....
IRS cũng nói rằng
... nhà tuyển dụng nộp ít hơn 250 Biểu mẫu W-2 cho năm dương lịch trước (ví dụ, nhà tuyển dụng nộp ít hơn 250 2012 Biểu mẫu W-2 (có nghĩa là Biểu mẫu W-2 cho năm dương lịch 2012, thường được nộp bằng SSA vào đầu năm 2013) sẽ không được yêu cầu báo cáo chi phí bảo hiểm trên Biểu mẫu W-2 năm 2013 (thường được đệ trình với SSA vào đầu năm 2014).
Điều gì phải được báo cáo trên W-2 của nhân viên?
Báo cáo W-2 phải được đưa vào mẫu W-2 của mỗi nhân viên, sử dụng Mã DD - Chi phí bảo hiểm y tế do nhà tuyển dụng tài trợ. Khi báo cáo, bao gồm giá trị của bất kỳ bảo hiểm y tế, nha khoa và thị lực nào mà bạn có thể thanh toán.
Các tính toán và những gì được bao gồm trong báo cáo W-2 này rất phức tạp và các chi tiết vẫn đang được IRS thực hiện.
Đọc thêm chi tiết về yêu cầu báo cáo này từ IRS trên trang câu hỏi và câu trả lời này.
Yêu cầu báo cáo cho nhà tuyển dụng lớn
Nếu doanh nghiệp của bạn có từ 50 nhân viên tương đương toàn thời gian trở lên , bạn được coi là "Nhà tuyển dụng lớn có thể áp dụng" (ALE) cho mục đích báo cáo và cho mục đích Trách nhiệm được chia sẻ của nhà tuyển dụng.
Nhân viên toàn thời gian là những người làm việc, trung bình, ít nhất 30 giờ mỗi tuần.
Ngoài các yêu cầu báo cáo được mô tả ở trên cho tất cả các nhà tuyển dụng, các yêu cầu báo cáo cho ALE là:
1. Một tuyên bố cho nhân viên về bảo hiểm y tế được cung cấp. Tuyên bố này phải được hoàn thành cho mỗi nhân viên trên Mẫu 1095-C và báo cáo cho IRS. Xem thêm về yêu cầu này trên trang IRS này.
2. Nếu doanh nghiệp của bạn tự bảo hiểm chương trình chăm sóc sức khỏe của mình, bạn phải cung cấp một tuyên bố cho IRS về bảo hiểm này. Đọc thêm về tuyên bố này trên trang IRS này.
Khi nào các yêu cầu báo cáo này có hiệu lực?
Thông tin yêu cầu của ALE phải được cung cấp bắt đầu từ năm 2015 và các báo cáo phải được gửi vào năm 2016. Nhà tuyển dụng có thể tự nguyện báo cáo thông tin năm 2014 trong năm 2015, nhưng báo cáo này không bắt buộc.
Khi báo cáo phải được cung cấp?
Trả lại thông tin cho năm 2015 phải được cung cấp cho nhân viên vào cuối tháng 1 năm 2016 và cho IRS, cùng với biểu mẫu chuyển khoản, vào cuối tháng 2 năm 2016. Lưu ý rằng đây là những hạn chót tương tự như đối với các mẫu W-2 ( ngoại trừ các mẫu đơn W-2 phải được nộp cho Sở An Sinh Xã Hội, trong khi các mẫu đơn 1095 phải được nộp cho IRS).
Báo cáo cho các năm trong tương lai có cùng thời hạn.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Thông tin về yêu cầu sử dụng lao động của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng là phức tạp và ngày có hiệu lực và giảm nhẹ chuyển tiếp gây nhầm lẫn và thay đổi liên tục và mỗi tình huống kinh doanh là duy nhất. Hãy chắc chắn kiểm tra với thuế, bảo hiểm và cố vấn pháp lý của bạn trước khi bạn thực hiện bất kỳ yêu cầu báo cáo nào sau đây.