Đừng làm sáu lỗi này!
Mua phần mềm sai có thể khiến các công ty xây dựng tốn hàng ngàn đô la mỗi năm — và những sai lầm này bắt đầu bằng cách tiếp cận của người quản lý để mua phần mềm.
Nhưng không sợ, người mua phần mềm quản lý xây dựng trong tương lai! Tôi đã xác định được sáu sai lầm phổ biến nhất mà tất cả các quá khứ đã tạo ra - và cách bạn có thể tránh được chúng.
1. Chọn phần mềm chung.
Sử dụng phần mềm có thể được áp dụng cho bất cứ thứ gì giống như sử dụng một xu khi bạn cần một máy khoan không dây để tháo ốc vít. Đồng xu chậm; nó sẽ hoàn thành công việc, nhưng không nhất thiết phải ở tốc độ hoặc hiệu quả của một công cụ cụ thể cho công việc. Đó là sự khác biệt giữa một cái gì đó cụ thể theo ngành và một cái gì đó chung chung.
Đi tu sửa. Theo biểu đồ quản lý dự án xuất sắc của Tạp chí Remodeling [PDF] , phần mềm chung không thể theo kịp với công nghệ xây dựng cụ thể. Ví dụ, trong khi phần lớn phần mềm quản lý xây dựng cung cấp biên chế, quản lý giá thầu nhà thầu phụ và quản lý khách hàng tiềm năng, một số tùy chọn chung làm - và nhiều người trong số họ yêu cầu thêm công việc vì tiện ích phải được người dùng cuối xây dựng.
Làm cho phần mềm chung là lựa chọn cuối cùng khi tìm kiếm các tùy chọn quản lý xây dựng cho công ty của bạn.
2. Mua trước khi xác định tất cả các nhu cầu của công ty bạn.
Có rất nhiều tùy chọn khi nói đến phần mềm quản lý xây dựng. Bạn có muốn một cái gì đó trong đám mây? Một cái gì đó tốt cho quản lý giá thầu? Điều gì về chi phí công việc, quản lý ảnh và quản lý hợp đồng? Bạn có nhà thầu phụ không? Bạn chủ yếu là dân cư hay thương mại? Các câu hỏi cứ tiếp diễn.
Thông thường, người mua phần mềm quản lý xây dựng sẽ chỉ muốn phần mềm có nhiều tính năng nhất hiện có. Nhưng đó là một sự lãng phí thời gian cho nhiều doanh nghiệp - hầu hết các tính năng không được sử dụng và doanh nghiệp kết thúc trả nhiều hơn số tiền họ cần cho phần mềm của họ.
3. Chọn phần mềm không đủ mạnh.
Không được rút ra để phần mềm xuất hiện đơn giản nhưng không đủ mạnh cho công ty của bạn. Có thể có một số quy trình mà người quản lý xây dựng có thể xử lý ngay bây giờ, như giữ chi phí trên Excel. Nhưng khi công ty của bạn phát triển, phần mềm của bạn sẽ có thể mở rộng với nó.
Khi đưa ra danh sách các nhu cầu của công ty bạn, hãy đảm bảo xem xét nơi công ty của bạn sẽ tiếp theo.
Nếu bạn chỉ tập trung vào tu sửa, bạn sẽ phát triển thành các bản dựng mới? Bạn có muốn cuối cùng mở rộng sang cải tạo bên ngoài và thiết kế công trình? Cuối cùng, việc chọn phần mềm không đủ linh hoạt cho doanh nghiệp của bạn có thể dẫn đến việc quay trở lại các công nghệ cũ hơn, sau đó để lại chỗ cho lỗi người dùng và nhầm lẫn.
4. Chọn phần mềm quá phức tạp để bạn có thể học.
Ở phía bên kia của đồng tiền, chọn phần mềm làm mọi thứ có thể là một bức tượng bán thân bởi vì nó chỉ đơn giản là quá phức tạp hoặc hầu hết các tính năng đều vô ích cho doanh nghiệp cụ thể của bạn.
Không có lý do gì để trả quá cao cho một sản phẩm bạn sẽ không sử dụng.
Học phần mềm mới tốn thời gian. Cho dù nhà cung cấp có thể yêu cầu phần mềm của họ dễ đến mức nào, nhiều tính năng hơn đòi hỏi nhiều thời gian hơn để tìm hiểu. Hãy nhớ rằng: mục tiêu cuối cùng của việc mua phần mềm là làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Đừng đánh đồng “nhiều tính năng hơn” với “tốt hơn”.
Để tránh điều này, hãy chắc chắn đánh dấu vào danh sách phần mềm của bạn cần "phải" là gì và "tốt nhất để có". Hãy chắc chắn để ở trong thể loại xây dựng của bạn - không cần một nhà thầu dân cư để tìm kiếm phần mềm quản lý xây dựng thương mại và ngược lại.
5. Bỏ qua "thử nghiệm miễn phí".
Bạn có mua một chiếc xe mới dựa trên ngoại hình không? Tính thẩm mỹ và các tính năng — không phải là mọi thứ, đặc biệt là khi nói đến phần mềm. Các sản phẩm khác nhau phù hợp với các công ty khác nhau - một số hệ thống có thể nhấp tốt hơn với các cá nhân và nhóm khác nhau so với các sản phẩm khác.
Việc triển khai phần mềm xây dựng sẽ giảm bớt nhiều yếu tố gây stress cho công ty bạn - nếu đó là sản phẩm phù hợp. Sau khi thu hẹp nhu cầu của công ty bạn, hãy kiểm tra các tùy chọn ưa thích của bạn.
Đảm bảo rằng càng nhiều người dùng cuối có thể dùng thử sản phẩm — không chỉ người mua phần mềm. Bằng cách đó, nếu một sản phẩm nào đó không “nhấp” với tất cả các thành viên trong nhóm của bạn, bạn có thể tiếp tục mà không mất bất kỳ tiền mặt nào.
6. Bỏ qua tầm quan trọng của bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp.
Vào thời điểm bạn và nhóm của bạn đã thu hẹp sản phẩm bạn muốn mua, có thể bạn cảm thấy như đường dài đã qua. Nó không phải. Mỗi sản phẩm đều có những điều kỳ quặc, và đôi khi bạn sẽ cần phải gọi vào bộ phận hỗ trợ khách hàng. Do phần mềm xây dựng ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng sự trợ giúp là có khi bạn cần.
Hãy chắc chắn để tìm hiểu về các múi giờ hoạt động cho bộ phận dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp của bạn. Hãy thử gọi điện cho họ trong khi đang dùng thử để đánh giá khả năng đáp ứng và hữu ích của họ. Làm như vậy sẽ giảm bớt sự lo lắng về việc giải quyết nhanh chóng các vấn đề khẩn cấp nếu chúng nảy sinh.