Quá trình lập kế hoạch nên bao gồm sáu bước sau đây.
- Xác định mục tiêu
- Thu thập thông tin
- Phân tích
- Tạo kế hoạch
- Thực hiện
- Đăng triển khai
Xác định mục tiêu
Khi quyết định bố trí cho một nhà kho, các mục tiêu cần được xác định rõ ràng. Các mục tiêu phải phù hợp với chiến lược kho bãi tổng thể của công ty. Mục tiêu có thể được xác định ở mức cao như giảm chi phí lưu kho hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng tối đa.
Tương tự, các mục tiêu có thể cụ thể hơn, chẳng hạn như tối đa hóa không gian lưu kho, cung cấp sự linh hoạt tối đa trong kho, hoặc tăng hiệu quả kho bãi mà không tăng nguồn lực.
Thu thập thông tin
Thông tin cụ thể của kho dự kiến cần được thu thập. Điều này bao gồm các thông số kỹ thuật của nhà kho từ các bản vẽ kiến trúc có thể ảnh hưởng đến lưu trữ và xử lý vật liệu.
Các chi tiết phải bao gồm một bản đồ vật lý của không gian nhà kho để hiển thị các cột, cửa ra vào, giới hạn chiều cao, bến cảng và kệ lưu trữ. Các tính năng bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc tiếp nhận, lưu trữ và vận chuyển vật liệu cũng cần được lưu ý.
Phân tích
Sau khi thông tin cụ thể về kho đã được thu thập, phân tích có thể bắt đầu đối với các mục tiêu đã được xác định cho bố cục kho. Phân tích nên xác định xem các mục tiêu tổng thể có thể được đáp ứng và nếu không làm thế nào các mục tiêu có thể được sửa đổi.
Tại thời điểm này trong quá trình lập kế hoạch, các quyết định cần phải được thực hiện bởi quản lý kho để xác định những hành động cần phải được thực hiện nếu các mục tiêu tổng thể không thể đáp ứng hoặc sẽ cần những thay đổi đáng kể.
Nếu các mục tiêu có thể được đáp ứng dựa trên phân tích thông tin, kế hoạch thực hiện chi tiết có thể được tạo ra.
Tạo kế hoạch
Kế hoạch triển khai chi tiết sẽ hiển thị tất cả các bước được yêu cầu để tạo bố cục kho.
Các mục tiêu và phân tích thông tin thu thập được nên được sử dụng trong việc lập kế hoạch. Kế hoạch đầu tiên phải ở mức cao cho thấy các nhiệm vụ chính và sau đó mỗi kế hoạch phải được phân chia thành các nhiệm vụ riêng lẻ được yêu cầu.
Mỗi nhiệm vụ cần được xem xét và phân bổ các nguồn lực thích hợp, như phân bổ thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Kế hoạch phải cho biết khi nào một nhiệm vụ được yêu cầu bắt đầu và kết thúc dựa trên sự sẵn có của các nguồn lực, hoặc các nhà thầu nội bộ hoặc bên ngoài, hoặc nếu nó phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác.
Kế hoạch phải được kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các phụ thuộc đã được liên kết chính xác. Khi kế hoạch đã được tạo, nó sẽ được kiểm tra để xem liệu thời gian có thể đạt được hay không và nếu có đủ nguồn lực.
Thực hiện
Đôi khi bố cục kho được triển khai không phải là bố cục nằm trong kế hoạch. Điều này có thể xảy ra do lịch trình không thực tế trong kế hoạch, thiếu nguồn lực, không có nhà thầu bên ngoài hoặc phân tích kém thông tin được thu thập.
Để đảm bảo rằng kế hoạch bố trí kho hàng đã đạt được, việc thực hiện phải được hẹn giờ để có ít hoặc không có chuyển động của vật liệu trong kho. Một thời gian lý tưởng cho việc này sẽ là trong quá trình tắt máy hoặc vào cuối tuần nếu việc thực hiện có kích thước nhỏ hơn.
Tuy nhiên, trong các kho hàng hiện đại, điều này không phải lúc nào cũng có thể vì vậy thường cần thêm tài nguyên kho hàng để giữ sản phẩm vận chuyển trong quá trình thực hiện. Nếu đây là trường hợp thì điều này sẽ cần phải được tính vào kế hoạch. Việc thực hiện phải đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được thực hiện trong kho được sao chép trong hệ thống quản lý kho hàng được vận hành sao cho mỗi mục có thể được tìm thấy.
Một hàng tồn kho vật lý của các sản phẩm trong kho sau khi thực hiện nên được thực hiện để đảm bảo rằng hệ thống phản ánh chính xác nhà kho.
Đăng triển khai
Sau khi bố cục đã được triển khai, cần có một loạt các kiểm tra để đảm bảo rằng bố cục được xác định chính xác như được xác định bởi các bản vẽ đã được phê duyệt.
Mỗi mục nên được lưu trữ theo kế hoạch tổng thể và điều này nên được kiểm tra để đảm bảo bố cục là chính xác. Nếu có lỗi, điều này có thể dẫn đến việc chọn lỗi hoặc vật liệu bị mất trong kho. Việc vận chuyển có thể bị gián đoạn nếu hệ thống kho không được cập nhật chính xác với thông tin bố cục chính xác hoặc nếu các mục đã được lưu trữ ở vị trí sai.
Trong một khoảng thời gian, sau khi bố cục mới đã được triển khai, kiểm tra thường xuyên phải được thực hiện để đảm bảo rằng bố cục đang hoạt động và không có vấn đề hoạt động nào xảy ra do bố cục mới. Những kiểm tra này nên bao gồm số lượng chu kỳ và hàng tồn kho vật lý thường xuyên.