Mẫu W-9 là một tài liệu thuế phải được các nhà thầu độc lập ký, để cung cấp số ID của người nộp thuế (Số An Sinh Xã Hội hoặc ID Người Sử Dụng lao động). Nếu chủ lao động không có ID người nộp thuế hoặc nếu ID người nộp thuế không chính xác, nhà thầu độc lập phải có các khoản thuế thu nhập liên bang được giữ lại (được gọi là "khấu trừ dự phòng"). Dưới đây là một số điểm quan trọng nhất từ bài viết của anh ấy, với những nhận xét của tôi.
Mẫu W-9 là một tài liệu thuế tiêu chuẩn thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh và tài chính. Vì vậy, chính nó, một hình thức W-9 không đặt ra nhiều vấn đề. Tuy nhiên, có một số vấn đề đơn giản cần lưu ý.
Hãy chắc chắn rằng bạn biết người hoặc doanh nghiệp yêu cầu bạn điền vào Mẫu W-9
Vì Mẫu Đơn W-9 yêu cầu tên, địa chỉ, và Số An Sinh Xã Hội hoặc Số Nhận Dạng Người Sử Dụng lao động của bạn, bạn nên thận trọng khi đưa ra thông tin đó. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ai đang yêu cầu bạn điền vào biểu mẫu và tại sao và cách thông tin thuế của bạn sẽ được sử dụng.
Đảm bảo bạn đã hoàn thành thông tin doanh nghiệp của mình một cách chính xác
Mẫu W-9 yêu cầu bạn bao gồm thông tin về loại hình doanh nghiệp của bạn.
IRS đã đơn giản hóa mẫu W-9 (phần nào). Để hoàn tất biểu mẫu W-9 mới , hãy làm theo các bước sau:
- Đảm bảo bạn nhập đúng ID người nộp thuế của mình và bạn đang nhập đúng ID người nộp thuế. Đây là mục đích chính của biểu mẫu, để xác minh thông tin này. Các câu hỏi đặt ra khi doanh nghiệp của bạn là LLC. Một tập tin LLC của một thành viên duy nhất trở về thuế thu nhập liên bang với tư cách là chủ sở hữu duy nhất và các tệp LLC nhiều thành viên là một đối tác. Bài viết này có thêm thông tin về ID người nộp thuế sẽ sử dụng.
- Bạn sẽ được hỏi liệu bạn có bị giữ lại dự phòng hay không. Hầu hết mọi người không, nhưng nếu bạn có câu hỏi, hãy xem bài viết này về giữ lại dự phòng .
- Bạn sẽ được hỏi liệu bạn có phải báo cáo tài sản nước ngoài hay không. Trừ khi bạn có tài sản ở nước ngoài, phần này sẽ không áp dụng cho bạn.
Đảm bảo truyền W-9 an toàn
W-9 chứa thông tin nhạy cảm cần được giữ riêng tư và bảo mật. Không gửi W-9 đã hoàn thành của bạn dưới dạng tệp đính kèm email không được mã hóa hoặc không được mã hóa. Thay vào đó, hãy sử dụng các phương thức truyền dẫn an toàn, chẳng hạn như gửi bằng tay, thư hoặc tệp đính kèm được mã hóa tới email cho người đã yêu cầu. (Nhà tuyển dụng của các nhà thầu độc lập không truyền các mẫu đơn W-9; chúng được lưu giữ trong hồ sơ tuyển dụng.)
Nhận được W-9 khi bạn dự kiến W-4 thay thế
Nếu bạn đang bắt đầu một công việc mới và chủ nhân mới của bạn đưa cho bạn một chiếc W-9 để điền vào, hãy hỏi xem công việc mới của bạn có phải là một nhà thầu tự làm chủ hoặc là một nhân viên hay không. Nhân viên điền vào Mẫu W-4 để đặt mức khấu trừ thuế của họ.
Những người tự làm chủ (các nhà thầu độc lập) không có thuế thu nhập hoặc thuế An Sinh Xã Hội / Medicare. Bạn và chủ nhân của bạn có thể thảo luận vấn đề về tình trạng của bạn, nhưng đó là IRS quyết định cuối cùng liệu một nhân viên là một nhân viên hay một nhà thầu độc lập (tự làm chủ).
Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng của mình, hãy đọc thêm về sự khác biệt giữa nhân viên và nhà thầu độc lập .
Lưu ý về quy tắc giữ lại dự phòng
IRS muốn đảm bảo rằng tất cả người nộp thuế đều báo cáo tất cả các nguồn thu nhập. Vì vậy, họ đã thiết lập các quy tắc để đảm bảo tất cả các mẫu W-9 có một số ID người nộp thuế chính xác và đầy đủ. Nếu bạn gửi W-9 mà không có ID người nộp thuế hợp lệ hoặc nếu ID thuế của bạn không hợp lệ, thì chủ nhân của bạn sẽ được yêu cầu giữ lại thuế thu nhập liên bang từ các khoản thanh toán của bạn. Quy định này được gọi là " giữ lại dự phòng ".