Cách đăng ký gia hạn thời gian gửi tệp W-2
Điểm mấu chốt: Nếu bạn phải nộp muộn, hãy nộp càng sớm càng tốt, để tránh bị phạt và phạt bổ sung.
CẬP NHẬT: Ngày nộp đơn mới hơn cho các biểu mẫu W-2 và 1099-MISC
IRS đã thông báo rằng thời hạn nộp đơn cho các mẫu W-2 và 1099 , bao gồm các mẫu đơn W-2, mẫu 1099-MISC, và các mẫu chuyển giao W-3 và 1096, là ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo.
Đó là sớm hơn một tháng so với ngày nộp đơn trước đây, và nó áp dụng cho cả biểu mẫu gửi qua thư và biểu mẫu điện tử. Ngày mới trước đó có hiệu lực cho năm thuế bắt đầu với năm thuế 2016, nhằm giúp ngăn chặn gian lận thuế.
Thời hạn cho W-2 cho nhân viên không thay đổi; vẫn là ngày 31 tháng 1 của năm sau.
Yêu cầu mới đối với việc nộp đơn đăng ký mở rộng cho W-2
Ngoài các thay đổi trong thời hạn nộp đơn, IRS đã thay đổi các quy định để xin gia hạn nộp mẫu đơn W-2. Ứng dụng mở rộng không được đảm bảo và bạn phải cung cấp giải thích chi tiết cho yêu cầu mở rộng. Yêu cầu phải được nộp trên Mẫu IRS 8809 trước hạn chót ngày 31 tháng 1. Phần mở rộng là trong 30 ngày.
Ngày đến hạn cho Biểu mẫu W-2 và Biểu mẫu 1099-MISC
Các mẫu đơn và ai phải nhận chúng, trước ngày 31 tháng 1 của năm sau năm tính thuế
- W-2 phải được trao cho nhân viên và nộp cho Sở An Sinh Xã Hội.
- Các mẫu đơn 1099-MISC phải được trao cho những người không phải nhân viên và được nộp cho IRS.
Mẫu 1099-MISC phải được cung cấp cho người không phải nhân viên và nộp cho IRS cho tất cả mọi người mà bạn đã trả ít nhất $ 600 trở lên trong năm thuế. Dưới đây là danh sách các cá nhân phải nhận Mẫu 1099-MISC.
Hình phạt cho việc nộp hồ sơ trễ các mẫu W-2 và 1099-MISC
IRS áp đặt các hình phạt cho việc không cung cấp các câu lệnh W-2 cho nhân viên.
Nếu bạn gửi W-2 trực tuyến, bạn không cần phải bao gồm các mẫu W-3, nhưng nếu bạn gửi W-2 bằng thư, bạn có thể phải trả tiền phạt vì không gửi được bản khai W-3, cùng với bản sao của nhân viên W- 2.
Hình phạt cũng có thể được áp dụng cho các tuyên bố không đầy đủ hoặc không chính xác. Nếu bạn có thể cho thấy "nguyên nhân hợp lý" cho thất bại của bạn, bạn có thể tránh các hình phạt, nhưng không được tính vào SSA hoặc IRS chấp nhận lý do "lý do hợp lý" của bạn. Nếu thất bại của bạn là cố ý hoặc nó có thể được chứng minh rằng bạn cố ý bỏ qua pháp luật, các hình phạt cao hơn. Đây là những thông tin chi tiết:
Hình phạt cho một thất bại để cung cấp một W-2 là $ 50 cho mỗi tuyên bố, không có vấn đề khi tuyên bố chính xác được trang bị.
Nộp hồ sơ với Cơ quan An sinh Xã hội (SSA)
Bạn có thể phải chịu trách nhiệm cho các hình phạt nếu bạn không nộp Mẫu W-3 với SSA (cùng với W-2 cho tất cả nhân viên) vào cuối tháng Hai cho năm trước đó. Ngoài ra, bạn có thể bị phạt nếu các biểu mẫu không đúng, có lỗi hoặc thiếu sót. Bạn có thể tránh bị phạt nếu bạn:
- Gửi một cách kịp thời, đúng hạn
- Bao gồm tất cả thông tin bắt buộc trên biểu mẫu
- Đảm bảo thông tin chính xác
- Đảm bảo bạn đã điền đúng mẫu (không phải mẫu photocopy cho W-3)
- Gửi bằng điện tử, nếu bạn được yêu cầu làm như vậy (nghĩa là nếu bạn có từ 250 biểu mẫu W-2 trở lên để nộp
Cẩn thận kiểm tra các biểu mẫu để có đầy đủ và chính xác. Cụ thể, hãy đảm bảo bạn có TIN chính xác cho nhân viên, được viết đúng chính tả họ và rằng bất kỳ số tiền nào đều chính xác.
Hình phạt cho các doanh nghiệp nhỏ
Hình phạt nhỏ hơn cho " doanh nghiệp nhỏ " (những doanh nghiệp có tổng doanh thu trung bình hàng năm từ 5 triệu đô la trở xuống trong ba năm thuế gần đây nhất).
Số tiền phạt được dựa trên khi bạn nộp. Số tiền thấp nhất là 15 đô la cho các khoản khai thuế được nộp chính xác trong vòng 30 ngày kể từ ngày đến hạn.
Sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ biên chế không làm giảm trách nhiệm của bạn để đảm bảo rằng các mẫu đơn W-2 được nộp đúng và đúng thời hạn. Nếu bạn không nộp hồ sơ là cố ý, mức phạt tối thiểu là 100 đô la cho mỗi biểu mẫu, không có tối đa.
Hình phạt cho việc nộp hồ sơ trễ của mẫu 1099-MISC
Nếu bạn không nộp mẫu 1099-MISC trước ngày đáo hạn, bạn có thể bị phạt, dựa trên độ trễ: Nếu bạn nộp đúng trong vòng 30 ngày, mức phạt là $ 30; $ 60 mỗi lần trả tiền nếu bạn nộp muộn hơn 30 ngày nhưng đến ngày 1 tháng 8 và $ 100 mỗi lần trả lại nếu bạn nộp sau ngày 1 tháng 8 hoặc bạn không nộp bất kỳ thông tin nào. Trả về phải đầy đủ và chính xác để tránh bị phạt.
Nếu bạn không cung cấp báo cáo 1099-MISC cho người nhận thanh toán đúng hạn, bạn cũng có thể phải chịu một hình phạt riêng. Số tiền được dựa trên thời điểm bạn cung cấp đúng tuyên bố.
Trở lại để nộp báo cáo tiền lương và thuế cuối năm