Thông tin thanh toán và quyền lợi cho nhân viên đã chấm dứt
1. Thuê một luật sư tuyển dụng
Trước tiên, hãy thuê một luật sư về việc làm để giúp bạn giải quyết các khía cạnh pháp lý và giải thích các luật liên quan ở tiểu bang của bạn. Luật sư của bạn có thể giúp bạn xem xét các chính sách và tài liệu dự thảo của nhân viên, như thư "lý do chấm dứt" được mô tả bên dưới.
2. Đọc tài liệu chính sách nhân viên của bạn
Nếu bạn có sổ tay hướng dẫn nhân viên hoặc sách hướng dẫn chính sách mà tất cả nhân viên đều nhận được, hãy xem lại tài liệu này. Hãy chắc chắn rằng bạn đang tuân thủ các chính sách bằng văn bản của bạn trong các chủ đề trả tiền và phúc lợi được liệt kê dưới đây.
3. Kiểm tra thông báo chấm dứt / Lý do chấm dứt
Trong hầu hết các trường hợp, trừ khi bạn có một khoảng thời gian thông báo cụ thể trong chính sách nhân viên của mình, bạn không cần phải thông báo cho nhân viên về việc chấm dứt hoặc sa thải. Luật lao động liên bang không bao gồm bất kỳ yêu cầu nào để thông báo chấm dứt hoặc bạn nêu rõ lý do chấm dứt. Tuy nhiên, nếu chấm dứt là một phần của một nhà máy đóng cửa hoặc sa thải hàng loạt, bạn có thể được yêu cầu cung cấp một lượng thông báo cụ thể phù hợp với Đạo luật Thông báo Điều chỉnh Công việc và Thông báo đào tạo lại, một luật liên bang.
Một số tiểu bang yêu cầu bạn cung cấp thông báo trước về việc chấm dứt và một số bao gồm yêu cầu bạn đưa ra lý do bằng văn bản cho việc chấm dứt. Kiểm tra với bộ phận lao động hoặc bộ phận tuyển dụng của tiểu bang của bạn.
4. Thanh toán cho thời gian trả tiền chưa sử dụng
Nhiều công ty trả lương cho người lao động trong thời gian nghỉ, theo hình thức trả lương, tiền nghỉ hè và tiền lương.
Đôi khi các khoản thanh toán này (ngoài tiền lương ngày lễ) được gộp thành một lượng thời gian trả tiền hàng năm (PTO). Các nhân viên không có thời gian trả lương không được sử dụng (tiền lương nghỉ hoặc thời gian ốm hoặc PTO chung) phải được thanh toán trong thời gian này trừ khi bạn có chính sách giới hạn số tiền thanh toán cho thời gian không sử dụng này.
Không có luật liên bang yêu cầu thanh toán cho PTO chưa sử dụng, nhưng tiểu bang của bạn có thể có luật yêu cầu thanh toán này; các luật tiểu bang này sẽ ghi đè chính sách công ty của bạn.
5. Quyết định về mức lương phải trả
Thanh toán tiền lương là số tiền được cung cấp cho một nhân viên đang bị chấm dứt. Số tiền thôi việc thường được xác định bởi dịch vụ chiều dài của nhân viên; lương của một tuần dưới 5 năm, 2 tuần cho 5 đến 10 năm, vv Trừ khi một nhân viên đã được đưa ra một hợp đồng lao động xác định thanh toán trợ cấp thôi việc, không có luật liên bang yêu cầu công ty của bạn trả tiền thôi việc.
Nếu bạn quyết định trả lương cho nhân viên bị chấm dứt, hãy đảm bảo bạn không phân biệt đối xử vì lợi ích của nhân viên được trả lương cao. Nó cũng là một ý tưởng tốt để có được một hình thức phát hành có chữ ký của nhân viên để bảo vệ bạn chống lại bất kỳ khiếu nại trong tương lai. Luật sư công việc của bạn có thể giúp bạn với phần này của quá trình chấm dứt.
6. Giảm tiền lương cuối cùng của nhân viên
Luật liên bang không yêu cầu bạn chấm dứt tiền lương cuối cùng cho nhân viên. Một số tiểu bang yêu cầu bạn cung cấp tiền lương cuối cùng ngay lập tức, một số vào ngày thanh toán được lập lịch tiếp theo. Ở một số tiểu bang, thời gian của tiền lương cuối cùng phụ thuộc vào lý do chấm dứt (bỏ việc so với bắn). Bài viết này liệt kê các yêu cầu pháp luật hiện hành của tiểu bang để phân phối tiền lương cuối cùng.
7. Cung cấp thông tin về kế hoạch nghỉ hưu và các lợi ích của chương trình sức khỏe
Nếu nhân viên bị chấm dứt là một chương trình hưu trí do công ty của bạn tài trợ, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin về cách người đó có quyền lợi được hưởng và cách người đó có thể giải quyết các phúc lợi trong chương trình. Nếu kế hoạch là 401 (k) hoặc một kế hoạch hưu trí cụ thể khác, công việc của bạn với tư cách là chủ nhân là cung cấp thông tin cho nhân viên để họ có thể liên hệ với quản trị viên chương trình để thảo luận về các lựa chọn.
Hầu hết các chương trình sức khỏe do nhà tuyển dụng tài trợ đều chấm dứt khi nhân viên chấm dứt. Theo luật liên bang, bạn phải nói chuyện với những nhân viên bị chấm dứt này về các lựa chọn của họ để tiếp tục bảo hiểm trong một khoảng thời gian. Bạn phải bao gồm tùy chọn để nhân viên đăng ký bảo hiểm COBRA , mà nhân viên thanh toán. Các nhân viên đã chấm dứt cũng có thể hội đủ điều kiện để đăng ký một chương trình trên hệ thống Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (Obamacare).
Một số cân nhắc khác:
Quyền lợi thất nghiệp: Tùy thuộc vào lý do chấm dứt, một nhân viên bị chấm dứt có thể hội đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp. Bạn không phải trả các khoản trợ cấp này một cách trực tiếp, nhưng yêu cầu này đi ngược lại tài khoản bảo hiểm thất nghiệp của bạn. Bất kỳ nhân viên bị chấm dứt nào cũng có thể nộp đơn yêu cầu trợ cấp thất nghiệp, nhưng bạn có quyền bảo vệ chống lại yêu cầu và bằng chứng hiện tại rằng nhân viên đó không đủ điều kiện nhận các quyền lợi này. Đây là một lần khác khi sự giúp đỡ của luật sư việc làm của bạn sẽ là quan trọng.
Chấm dứt sau khi Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình: Nếu một nhân viên bỏ hoặc bị chấm dứt trực tiếp sau khi nghỉ phép do các điều khoản của Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình (FMLA), một số trường hợp đặc biệt sẽ được áp dụng. Hướng dẫn FMLA của Bộ Lao động cung cấp cho bạn thông tin về tiền lương và phúc lợi trong trường hợp này.