Những gì bạn cần để lưu và tổ chức
Ở một mức độ nhất định, các mục bạn cần để phát triển một hệ thống nộp đơn sẽ phụ thuộc nhiều vào doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: nếu bạn bán sản phẩm hữu hình, bạn sẽ cần thứ gì đó theo dõi khoảng không quảng cáo của mình. Tuy nhiên, đây là danh sách chung các mục bạn cần để theo dõi trong doanh nghiệp tại nhà của bạn:
- Kế hoạch kinh doanh và tiếp thị.
- Văn bản pháp lý (ví dụ: giấy tờ LLC, giấy phép kinh doanh và đăng ký sở hữu trí tuệ, hợp đồng)
- Danh bạ (chuyên nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ, v.v.)
- Thông tin tài chính (Báo cáo lợi nhuận / lỗ, bảng cân đối kế toán, các khoản phải trả / phải thu)
- Thuế
- Chi phí kinh doanh (biên nhận)
- Dự án
Cùng với danh sách này, bạn sẽ muốn thêm các mục cụ thể cho doanh nghiệp của mình.
Hệ thống tổ chức kinh doanh tại nhà của bạn
Tỷ lệ cược là bạn sẽ sử dụng một loạt các phương pháp để lưu trữ và xử lý các giấy tờ của bạn và các thông tin quan trọng khác. Yếu tố quan trọng là chọn một phương pháp phù hợp nhất với bạn. Mọi người đều có cách suy nghĩ và tổ chức khác nhau. Ví dụ, đối với một số người, nó có ý nghĩa hơn để tổ chức các tệp theo thứ tự abc, nhưng đối với những người khác, họ thấy việc sắp xếp theo ngày trở nên dễ dàng hơn.
Nếu bạn không chắc chắn những gì sẽ làm việc tốt nhất cho bạn, hãy thử một, và nếu bạn đấu tranh để duy trì nó, thông qua một hệ thống khác nhau. Dưới đây là ba cách để sắp xếp các tệp và thông tin của bạn:
Hệ thống nộp hồ sơ đơn giản
Đối với các doanh nghiệp nhỏ không tạo ra quá nhiều thủ tục giấy tờ, hệ thống chất kết dính là một lựa chọn tốt.
Nó cũng lý tưởng cho những người muốn có tất cả mọi thứ ở một nơi hoặc những người cần thông tin của họ để được di động. Hệ thống chất kết dính sử dụng chất kết dính ba vòng lớn, bộ bảo vệ tấm và ngăn chia phần.
Sử dụng ngăn chia phần để tổ chức các danh mục kinh doanh của bạn, chẳng hạn như các đơn đặt hàng đang chờ xử lý, các đơn hàng đã hoàn thành, các bản sao chính của các biểu mẫu khác nhau… v.v. Từ đó, bạn sẽ bắt đầu thu thập các tệp trong bộ bảo vệ trang tính. Một khi các chất kết dính được đầy đủ - vào cuối tuần, tháng hoặc ba tháng - nó sẽ là thời gian để thanh trừng. Bạn sẽ chỉ chuyển các tập tin đặt hàng của khách hàng và các hồ sơ lịch sử khác sang một hệ thống nộp đơn truyền thống phản ánh chặt chẽ tổ chức của bạn.
Hệ thống nộp hồ sơ truyền thống
Các hệ thống nộp đơn truyền thống sử dụng một tủ hồ sơ, treo tập tin và thư mục manila. Gần như mọi doanh nghiệp cuối cùng sẽ cần loại hồ sơ này khi doanh nghiệp của họ phát triển. Có quá nhiều thủ tục giấy tờ được tạo ra theo thời gian không có. Và kể từ khi hồ sơ thuế cần phải được giữ lại trong bảy năm, bạn cần một nơi để lưu trữ tất cả các hồ sơ này. Hệ thống nộp đơn truyền thống là lý tưởng cho các vật phẩm cần được giữ lại, nhưng không được truy cập thường xuyên, chẳng hạn như thuế trước và giấy phép kinh doanh. Dưới đây là một số mẹo để đưa hệ thống nộp đơn truyền thống của bạn ra khỏi nền tảng và thành công:
- Hãy suy nghĩ về loại hệ thống bạn thực sự sẽ sử dụng. Bạn có thể mua các loại hạt mua vật tư văn phòng mát mẻ và đưa ra hệ thống nộp đơn phức tạp và đầy màu sắc nhất trên thế giới, nhưng nếu nó không phù hợp với phong cách làm việc của bạn, nó sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc.
- Tạo một hệ thống để quản lý giấy của bạn cho phép số tiền "chạm ít nhất". Bạn muốn tránh xây dựng đống giấy, và đối phó với từng mảnh nhiều lần. Thay vào đó, hãy làm việc để đưa ra quyết định về nơi mà một mảnh giấy cần phải đi vào lần đầu tiên bạn chạm vào nó.
- Dành thời gian để nộp đơn . Nó rất dễ dàng để tránh nhiệm vụ này như bệnh dịch hạch, nhưng nó là cần thiết và sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chạy trơn tru hơn nhiều. Đặc biệt là hóa đơn và các mặt hàng khác được sử dụng tại thời điểm thuế, việc giữ công cụ này được tổ chức giúp việc nộp thuế của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Hệ thống nộp hồ sơ điện tử
Thế giới kỹ thuật số đã không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu lưu trữ giấy, nhưng nó đã lưu trữ thông tin dễ dàng hơn nhiều. Các hệ thống kỹ thuật số có thể tạo, gửi và quản lý hóa đơn, đồng thời có thể theo dõi tài chính doanh nghiệp tại nhà của bạn và sau đó được nhập vào phần mềm thuế để nộp đơn điện tử. Bạn có thể quét biên nhận và lưu trữ chúng trong một tệp trên máy tính của bạn (mặc dù bạn có lẽ nên giữ phiên bản giấy). Hệ thống điện tử có thể lưu trữ thông tin khách hàng, khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để dễ dàng truy cập, gửi email, thanh toán và hơn thế nữa. Hệ thống trực tuyến có thể được sử dụng để lưu ý tưởng của bạn, giúp bạn quản lý dự án, tổ chức thông tin hoặc nghiên cứu.
Nhưng giống như các hệ thống tệp giấy, hệ thống lưu trữ kỹ thuật số của bạn cần phải có cấu trúc tổ chức, sử dụng thư mục và tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn hoặc trong đám mây . Để quản lý dễ dàng nhất, hãy sử dụng cùng tên cấu trúc và tên tệp trong hệ thống kỹ thuật số của bạn như bạn làm trong hệ thống giấy của mình. Để bảo vệ các tập tin kỹ thuật số của bạn, hãy sao lưu chúng vào một ổ cứng riêng hoặc một hệ thống lưu trữ trực tuyến.
Một sự kết hợp của tất cả các bên trên
Rất có thể bạn sẽ cần phải sử dụng nhiều hơn một hệ thống để quản lý tất cả dữ liệu và tài liệu bạn cần để lưu trữ trong doanh nghiệp của mình. Trước tiên, bạn sẽ cần phải quyết định những gì làm việc tốt nhất cho bạn, và sau đó thực hiện nó. Ví dụ: bạn có thể có hệ thống kết nối để giúp bạn tổ chức quản lý hàng ngày cho doanh nghiệp của mình như lịch biểu, tiếp thị và bản sao biểu mẫu của bạn.
Hệ thống truyền thống của bạn có thể chứa tất cả các giấy tờ dài hạn của bạn như thuế trước, giấy phép và giấy phép kinh doanh và đăng ký sở hữu trí tuệ. Bạn có thể sử dụng một hệ thống kỹ thuật số để lưu trữ các ý tưởng của mình, chẳng hạn như Evernote và theo dõi các dự án.
Mặt khác, bạn có thể muốn càng số càng tốt, sử dụng danh sách và lịch làm việc trực tuyến, quét tất cả các biên nhận vào máy tính của bạn và sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ trực tuyến cho tất cả các nhu cầu quản lý doanh nghiệp khác của bạn. Mặc dù vậy, bạn vẫn sẽ muốn có một hệ thống để quản lý giấy được tạo ra. Điều quan trọng là tìm ra hệ thống dễ dàng cho bạn để gắn bó và tìm thấy thông tin bạn cần khi bạn cần.
Cập nhật tháng 9 năm 2016 Leslie Truex