Bạn phải có sổ nhật ký để thực hiện các yêu cầu chi phí ô tô của bạn
Cách giữ nhật ký Mileage
Cả Sở Thuế vụ (IRS) và Cơ quan Doanh thu Canada (CRA) lưu giữ nhật ký chính xác về chuyến đi công tác được duy trì trong cả năm là bằng chứng tốt nhất bạn có thể hỗ trợ chi phí xe cơ giới.
Các thông tin sau phải được ghi vào sổ nhật ký mỗi khi xe được sử dụng cho mục đích kinh doanh:
- cuộc hẹn,
- điểm băt đâu,
- đích đến,
- mục đích của chuyến đi của bạn;
- chiếc xe bắt đầu số dặm,
- chiếc xe kết thúc số dặm,
- tổng dặm (hoặc km ở Canada) điều khiển.
Nhật ký Mileage mẫu
Sổ nhật ký Mileage thường có sẵn tại các cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc bạn có thể sử dụng mẫu sau có thể được sao chép vào Word, Excel hoặc tài liệu văn phòng tương tự bằng cách chọn văn bản và sử dụng sao chép / dán (sử dụng Windows, phác thảo văn bản được chọn chuột và nhấn CTRL-C để sao chép và CTRL-V để dán).
| Ngày | Bắt đầu Mileage | Mileage End | Tổng số dặm | Mục đích kinh doanh | Park $ | Số tiền $ | Khác $ |
Theo dõi số dặm tự động
Nhập thông tin chuyến đi theo cách thủ công vào sổ nhật ký rất tẻ nhạt, đặc biệt nếu bạn thực hiện nhiều chuyến công tác. May mắn thay có một số ứng dụng theo dõi số dặm có sẵn cho điện thoại thông minh Apple và Android sử dụng điện thoại GPS để theo dõi mọi dặm / ki lô mét được định hướng cho mục đích kinh doanh.
Đối với một khoản phí nhỏ hàng tháng các ứng dụng sẽ đăng nhập thông tin chuyến đi kinh doanh của bạn và cho phép bạn tải về một bản tóm tắt số dặm thuế khai thuế của bạn. Một số ứng dụng theo dõi số dặm phổ biến hơn bao gồm:
- MileIQ (IOS và Android)
- Nhật ký chi phí dặm (chỉ dành cho iOS)
- TripLog (IOS và Android)
Sử dụng kinh doanh so với cá nhân
Cả IRS và CRA đều cảnh giác về những tuyên bố quá mức về việc sử dụng xe cá nhân - tuyên bố hầu hết hoặc toàn bộ số dặm xe của bạn để sử dụng cho doanh nghiệp là cách chắc chắn để thu hút sự giám sát của cơ quan thuế và kiểm toán có thể. (Xem 10 lá cờ đỏ sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ của Canada được kiểm toán .)
Do đó khi nói đến thời gian để khẳng định chi phí kinh doanh xe cơ giới của bạn, bạn sẽ cần phải biết bao nhiêu dặm liên quan sự nghiệp hoặc km bạn lái xe, và cách dễ nhất để làm điều này là để tìm ra có bao nhiêu tổng dặm hoặc km bạn đã được thúc đẩy trong suốt cả năm bằng cách so sánh việc đọc đồng hồ đo quãng đường của chiếc xe của bạn vào cuối năm thuế với những gì đã xảy ra vào đầu năm.
Sau đó, một khi bạn có dữ liệu của bạn trong năm nay, để tính toán của bạn chi phí xe cơ giới khẳng định bạn cần phải kiểm đếm tất cả dặm / km bạn đã định hướng cho doanh nghiệp sử dụng trong quá trình cả năm.
Sử dụng cá nhân của bạn sau đó là tổng số dặm trong năm trừ đi số dặm kinh doanh.
Tin tốt cho người nộp thuế Canada - Bạn có thể sử dụng nhật ký MilA đơn giản hóa làm bằng chứng
Cơ quan doanh thu Canada hiện cho phép các doanh nghiệp nhỏ cắt giảm lưu giữ hồ sơ sổ sách của họ và sử dụng nhật ký mẫu ba tháng để ngoại suy việc sử dụng kinh doanh trong cả năm.
Để sử dụng nhật ký đơn giản:
- Trước đây, bạn phải duy trì nhật ký mileage trong một năm để thiết lập phương tiện kinh doanh của một chiếc xe cơ sở.
- Bạn phải giữ sổ nhật ký này cho một năm hoàn thành trong năm 2009 hoặc một năm sau đó.
- Việc sử dụng xe của bạn trong năm mà bạn đang sử dụng nhật ký đơn giản phải nằm trong vòng 10% kết quả sử dụng xe của doanh nghiệp bạn đã ghi lại cho năm cơ sở.
CRA cũng nói rằng các doanh nghiệp sẽ phải chứng minh rằng việc sử dụng xe trong năm cơ sở vẫn là đại diện cho việc sử dụng bình thường của nó.
Tất cả những điều này là đúng, bạn sẽ có thể giữ sổ nhật ký chỉ trong ba tháng và sau đó tính toán doanh nghiệp sử dụng xe của bạn bằng cách nhân sử dụng kinh doanh như được xác định trong năm cơ sở theo tỷ lệ của khoảng thời gian mẫu và năm cơ sở , bằng cách sử dụng công thức này:
(Kỳ năm mẫu% ÷ Năm cơ sở%) × Năm cơ sở hàng năm% = Tính toán sử dụng hàng năm của doanh nghiệp
Lưu ý rằng để thực hiện điều này, bạn sẽ phải biết tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp của bạn sử dụng cho khoảng thời gian ba tháng cụ thể trong năm mà bạn đang sử dụng làm năm cơ sở để bạn có thể so sánh nó với giai đoạn năm mẫu mới của mình.
Vì vậy, nếu, ví dụ, tôi đã lưu giữ nhật ký số dặm CRA đơn giản cho tháng 1, tháng 2 và tháng 3 của năm thuế cuối cùng, tôi cũng cần biết tỷ lệ sử dụng xe của mình trong tháng 1, tháng 2 và tháng 3 trong năm cơ sở của mình khi tôi giữ nhật ký mileage cả năm.
Đây là một ví dụ:
Giả sử tôi giữ một nhật ký đơn giản trong ba tháng đầu năm và thấy rằng tỷ lệ sử dụng xe của doanh nghiệp của tôi là 64%.
Tôi quay trở lại bản nhật ký đầy đủ của năm cho năm thuế 2015 mà tôi đã chọn làm năm cơ sở của mình, xem các hồ sơ cho tháng 1, tháng 2 và tháng 3 và thấy rằng doanh nghiệp sử dụng phần trăm xe của mình trong thời gian đó là 68%. Tỷ lệ sử dụng xe của tôi cho mục đích kinh doanh cho cả năm cơ sở đó là 70%.
Sau đó, áp dụng công thức để ngoại suy ba tháng dữ liệu của tôi trong nhật ký đơn giản của tôi để bao gồm cả năm:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
Vì vậy, 65% là doanh nghiệp sử dụng phần trăm xe hàng năm mà tôi đang yêu cầu bằng cách sử dụng dữ liệu nhật ký đơn giản của mình - một con số sẽ được Cơ quan doanh thu Canada chấp nhận vì nó nằm trong phạm vi cho phép thay đổi 10%.
Để biết thêm chi tiết về yêu cầu chi phí kinh doanh liên quan đến việc sử dụng xe của bạn để kiếm thu nhập kinh doanh, hãy xem Chi phí xe cơ giới nào bạn có thể yêu cầu thuế thu nhập ở Canada?
Chi phí mua xe và chi phí vốn tại Canada
Nếu bạn đã mua một chiếc xe để sử dụng trong kinh doanh của bạn, bạn cũng sẽ muốn đọc chi phí xe cơ giới liên quan đến việc mua một chiếc xe , và làm thế nào để yêu cầu CCA (chi phí vốn) trên một chiếc xe mua cho doanh nghiệp sử dụng. chi phí ô tô của bạn thông qua Chi phí vốn cho phép .
Xem thêm:
Quy tắc cho bữa ăn và chi phí giải trí trên thuế thu nhập Canada
Các khoản khấu trừ thuế được xem nhiều nhất cho các doanh nghiệp nhỏ của Canada
6 khoản khấu trừ thuế kinh doanh dựa trên nhà bạn không muốn bỏ lỡ