Kick Annual Report Fear
Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện báo cáo với IRS với số 990 hàng năm của họ, họ cũng biết rằng họ nên xuất bản một ấn bản trình bày thành tích của họ cho những người ủng hộ họ và công chúng.
Một báo cáo hàng năm có thể giúp bạn chứng minh thành tích của mình cho các nhà tài trợ hiện tại và tương lai, nuôi dưỡng quan hệ đối tác mới và công nhận những người quan trọng.
Tuy nhiên, các tổ chức phi lợi nhuận thường phải vật lộn với những gì cần được đưa vào báo cáo thường niên và những gì nên được bỏ qua.
Báo cáo thường niên cũng thay đổi đáng kể theo thời gian.
Một khi tài liệu quảng cáo khá lớn được viết bằng ngôn ngữ mà chỉ người trong có thể hiểu được, báo cáo hàng năm hiện nói với một nhóm người rộng hơn và sử dụng dễ hiểu văn bản cộng với nhiều hình ảnh và infographics hơn.
Báo cáo hàng năm có tất cả các định dạng, kích thước và bản trình bày. Nhiều người được đăng trên các trang web thay vì in và gửi qua thư. Báo cáo thường niên có thể là video, bưu thiếp hoặc trình chiếu. Nhiều báo cáo hàng năm trở thành trường hợp của tổ chức phi lợi nhuận để hỗ trợ , để tạo thành một chiến dịch gây quỹ.
Báo cáo hàng năm có thể thậm chí không được gọi là. Chúng có thể là "báo cáo cho cộng đồng của chúng tôi" hoặc "lời kêu gọi hành động". Họ thường sử dụng các chủ đề để tổ chức thông tin, chẳng hạn như "một ngày trong cuộc đời" hoặc "chuyển đổi".
Chìa khóa cho một báo cáo hàng năm thành công hôm nay có thể chỉ đơn giản là sử dụng trí tưởng tượng của bạn, tìm ra nhiều ví dụ từ các tổ chức từ thiện tương tự như của bạn và tìm hiểu khán giả của bạn thích điều gì.
Một khán giả nhỏ tuổi sẽ yêu thích thứ gì đó kỹ thuật số trong khi một nhà tài trợ lớn tuổi có thể thích cách tiếp cận truyền thống hơn.
Mười lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn phát triển một báo cáo hàng năm phi lợi nhuận tuyệt vời, cho dù bạn gắn bó với những cố gắng và đúng sự thật hoặc đẩy ranh giới của tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn cho bạn.
Tập trung vào những thành tựu, chứ không phải hoạt động.
Các nhà tài trợ muốn biết những gì bạn đã làm, nhưng quan trọng hơn, họ muốn biết tại sao bạn làm điều đó.
Kết quả là gì? Tại sao bạn dành thời gian và tiền bạc của mình theo cách bạn đã làm? Nó đã làm nên điều khác biệt gì?
Kết nối các hoạt động hàng ngày của tổ chức của bạn với tuyên bố sứ mệnh của bạn. Đừng cho rằng độc giả sẽ tự động hiểu các hoạt động của bạn giúp bạn đạt được sứ mệnh của mình như thế nào. Kết nối các dấu chấm cho chúng.
Ngừng nói về nội dung.
Bắt một kết nối internet tốc độ cao trong văn phòng và phần mềm kế toán mới có thể là những thành tựu lớn từ nơi bạn ngồi ở bàn làm việc của bạn, nhưng họ không có gì để làm với nhiệm vụ của bạn.
Truyền cảm hứng cho các nhà tài trợ có thành tích liên quan đến sứ mệnh của bạn trong báo cáo hàng năm của bạn và để lại tất cả các mục hành chính cho báo cáo của bạn cho hội đồng quản trị của bạn.
Đừng khoe khoang về những thành tích gây quỹ của bạn.
Các nhà tài trợ mong muốn bạn quyên tiền, nhưng những thành tựu gây quỹ không nên được tổ chức trong báo cáo hàng năm của bạn trên cùng cấp với kết quả liên quan đến sứ mệnh của bạn.
Người đọc muốn biết bạn đã làm gì với số tiền nhiều hơn số tiền bạn đã quyên góp. Mặc dù thích hợp để bao gồm thông tin về nỗ lực gây quỹ của bạn tốt như thế nào, tốt nhất bạn nên đặt thông tin này trong phần tài chính trong báo cáo của mình chứ không phải ở phía trước và trung tâm.
Bao gồm ảnh trong báo cáo hàng năm.
Có, hình ảnh đáng giá cả ngàn chữ.
Nhiều người đọc báo cáo hàng năm của bạn sẽ không đọc nó. Vì vậy, cho họ thấy những gì bạn đã làm với việc sử dụng hình ảnh tự do. Những hình ảnh này sẽ hiển thị những người hoặc động vật mà bạn giúp đỡ, chứ không phải các thành viên hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành hoặc các nhà tài trợ chính của bạn. Hôm nay các nhà tài trợ mong đợi một câu chuyện từ bạn, và câu chuyện đó có thể được kể tốt hơn với những bức ảnh tuyệt vời.
Đầu tư vào một máy ảnh kỹ thuật số tốt, hoặc chi tiêu một số tiền cho một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Bạn cũng nên sử dụng nhiếp ảnh chứng khoán nếu bạn đang sử dụng ngân sách eo hẹp, miễn là bạn chọn những hình ảnh đó một cách cẩn thận. Nhập 'hình ảnh cổ phiếu miễn phí' trong công cụ tìm kiếm ưa thích của bạn và bạn sẽ tìm thấy nhiều trang web. Ảnh của bạn phải làm nổi bật khuôn mặt nhiều thứ.
Viết chú thích kể câu chuyện của bạn.
Bây giờ bạn đã yêu cầu họ xem các bức ảnh kể một câu chuyện với chú thích của bạn.
Đừng chỉ nói những gì trong hình. Kết nối ảnh với thành tích.
Nếu mọi người không đọc gì ngoài chú thích trong báo cáo hàng năm của bạn, họ vẫn nên có ý thức về công việc tốt mà bạn đã làm vào năm ngoái.
Bao gồm hồ sơ cá nhân.
Các nhà tài trợ yêu thích những câu chuyện có thật về những người thực sự. Tóm tắt chung về công việc của bạn sẽ khiến các nhà tài trợ của bạn ngủ.
Giải thích những gì bạn đã hoàn thành tổng thể và sau đó nhân bản thống kê của bạn với một số hồ sơ cá nhân. Làm nổi bật công việc của bạn đã giúp một cá nhân cụ thể như thế nào. Chia sẻ câu chuyện của một tình nguyện viên về cách họ tạo ra sự khác biệt tích cực.
Giải thích tài chính của bạn.
Nhiều người trong số các nhà tài trợ của bạn sẽ không biết cách đọc báo cáo tài chính hoặc sẽ không dành thời gian đọc nó. Bao gồm một hoặc hai đoạn giải thích bằng tiếng Anh đơn giản những gì các bảng nói. Hãy thử đặt một số thông tin đó vào một họa thông tin. Các hành động rất thiết kế một lực lượng đồ họa thông tin bạn để đơn giản hóa và đơn giản hóa một số chi tiết. Văn bản về các con số làm cho mắt người ta lấp lánh. Một infographic thu hút sự chú ý của họ, và những con số này có thể sẽ được ghi nhớ.
Bạn nên bao gồm những con số nào? Làm thế nào về tiền của bạn đến từ đâu và làm thế nào bạn chi tiêu nó? Bạn đã đạt được bao nhiêu người? Chiến lược gây quỹ chính của bạn là gì? Bạn có tạo chiến thuật tiết kiệm chi phí trong năm nay không?
Nếu bạn cần thêm dung lượng cho ảnh và đồ họa thông tin, hãy cắt bớt danh sách nhà tài trợ trong báo cáo hàng năm.
Các tổ chức phi lợi nhuận cần phải cân bằng giữa việc sử dụng không gian trong báo cáo hàng năm của họ để thảo luận về thành tích của họ và sử dụng nó để nhận ra các nhà tài trợ.
Nếu như một nửa số báo cáo hàng năm của bạn là danh sách nhà tài trợ, bạn nên xem xét mở rộng danh sách trở lại để tạo thêm chỗ cho văn bản và ảnh. Các nhà tài trợ nhỏ hơn có thể được công nhận theo những cách khác như danh sách trong các bản tin. Cũng xem xét tôn vinh các nhà tài trợ theo những cách khác, chẳng hạn như gọi họ trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc đăng ảnh của họ sau một sự kiện.
Kiểm tra kỹ danh sách nhà tài trợ của bạn.
Không có cách nào tốt hơn để phá hoại một khoản quyên góp trong tương lai hơn là đánh vần tên của nhà tài trợ sai trong báo cáo hàng năm của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về tên, đừng đoán. Kiểm tra nó với nhà tài trợ.
Ngoài ra, hãy kiểm tra cẩn thận tên của các cơ quan chính phủ và cơ sở đã cấp cho bạn khoản trợ cấp . Những cái tên mà mọi người gọi là các tổ chức này trong cuộc trò chuyện thường ngắn gọn cho các tên pháp lý đầy đủ thuộc về báo cáo thường niên của bạn.
Cho các nhà tài trợ biết cách họ có thể giúp đỡ.
Không bao giờ để một người ủng hộ tiềm năng treo, tự hỏi làm thế nào họ có thể giúp bạn. Một khi bạn đã truyền cảm hứng cho độc giả của bạn với các công trình tốt trong báo cáo hàng năm của bạn, kết luận bằng cách nói cho họ biết làm thế nào họ có thể giúp bạn làm nhiều hơn nữa.
Làm thế nào họ có thể hỗ trợ bạn bằng tiền hoặc thời gian của họ? Yêu cầu họ tình nguyện . Nhắc nhở họ về các tùy chọn đưa ra kế hoạch . Cho họ biết về quà tặng của cổ phiếu. Chỉ đạo họ cách sử dụng thẻ tín dụng của họ để quyên góp. Hãy rõ ràng về những cách tốt nhất để giúp đỡ.