Sử dụng bản tin để giữ liên lạc với khách hàng của bạn
Hãy suy nghĩ về số lượng bản tin bạn đọc mỗi tuần hoặc một tháng. Bạn có thích nhận và đọc chúng? Bạn có thấy các bài báo và thông tin khác trong chúng hữu ích không? Bạn có biết ai hoặc công ty sản xuất chúng? Tất nhiên, bạn làm! Dưới đây là các mẹo về cách tạo bản tin cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Định dạng bản tin
Bản tin có thể được sản xuất ở nhiều định dạng. Đối với các doanh nghiệp, các định dạng bản tin tiết kiệm nhất và dễ chấp nhận nhất là các email văn bản thuần túy, email HTML, các trang HTML trên trang web của bạn, các tệp PDF và tài liệu được in. Mỗi định dạng bản tin đều có những ưu và nhược điểm riêng. (Xem bảng bên dưới.)
Quyết định sử dụng định dạng bản tin nào và tần suất xuất bản bản tin của bạn có thể là một quá trình thử và sai. Ví dụ, nhiều năm trước, bản tin của chúng tôi bắt đầu như một email chỉ có văn bản hàng tháng. Điều này chỉ mất khoảng hai giờ một tháng để kết hợp với nhau.
Khi thời gian trôi qua, văn bản thuần túy không còn đủ - người dùng dự kiến sẽ thấy hình ảnh, đồ họa và thậm chí cả video trong bản tin.
Vì vậy, chúng tôi đã thử thiết kế bản tin HTML. Những bản tin này trở nên rất hấp dẫn nhưng dường như mất nhiều thời gian để sản xuất, khoảng 4-5 giờ mỗi tháng.
Nhưng nó vẫn không có vẻ là chính xác những gì độc giả của chúng tôi hoặc chúng tôi hoàn toàn thích đọc. Định dạng bản tin hiện tại của chúng tôi là PDF và phản hồi cho thấy rằng mọi người đều thích định dạng mới, có thể đọc được trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
Phải mất khá nhiều thời gian để sản xuất nhưng, khi bạn thích sáng tạo, nó có vẻ không tệ lắm. Chúng tôi sử dụng MS Publisher để thiết kế bản tin và lưu nó ở định dạng PDF. Bạn cũng có thể tạo tài liệu PDF từ MS Word hoặc từ các công cụ tạo bản tin khác như Adobe InDesign.
Định dạng bản tin Ưu và nhược điểm
| định dạng | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Email văn bản thuần túy | dễ định dạng | Lỗi thời - chỉ giới hạn đối với văn bản - không thể bao gồm đồ họa hoặc định dạng ưa thích |
| Không yêu cầu phần mềm đắt tiền | ||
| Email HTML | Hấp dẫn trực quan | Kích thước bị giới hạn |
| Cho phép sáng tạo | Chỉ có thể được xem đầy đủ khi người đọc đang trực tuyến | |
| Trang web HTML | Khả năng thiết kế vô tận | Dành thời gian để thiết kế |
| Phòng cho nhiều nội dung và đồ họa | Người đọc phải trực tuyến để xem | |
| Có thể lớn như bạn thích | ||
| Không cần gửi dưới dạng tệp đính kèm email | ||
| Khả năng thiết kế vô tận | Định dạng càng lớn thì càng dài | |
| Phòng cho nhiều nội dung và đồ họa | Cần có một ứng dụng có thể tạo nội dung PDF (hoặc một chương trình chuyển đổi) | |
| Có thể lớn như bạn thích | ||
| Chỉ có thể gửi email văn bản có liên kết đến trang | ||
| Người đọc có thể lưu vào máy tính của họ và đọc khi rảnh rỗi | ||
| In | Khả năng thiết kế vô tận | Chi phí để in và gửi thư |
| Phòng cho nhiều nội dung và đồ họa | ||
| Có thể lớn như bạn thích |
Nội dung bản tin
Nhiều người xem xét việc tạo một bản tin cho doanh nghiệp nhỏ của họ yêu cầu những nội dung bản tin nên được bao gồm. Một lần nữa, đối tượng mục tiêu của bạn sẽ là yếu tố chính sẽ xác định những gì bạn muốn bao gồm.
Nhưng dù đối tượng của bạn là ai, hãy chắc chắn làm cho nội dung bản tin của bạn kịp thời. Nếu sự kiện thế giới có thể ảnh hưởng đến ngành của bạn, hãy chắc chắn bao gồm nội dung bản tin hiển thị nhiều quan điểm có thể có khác nhau.
Một câu hỏi khác mà nhiều độc giả (và các biên tập viên bản tin tiềm năng) hỏi, "bạn tìm thấy nội dung bản tin của mình ở đâu?" Trên thực tế, hầu hết nội dung trong bản tin của tôi đều tìm thấy tôi. Tôi tự viết nội dung bản tin nhưng cũng bao gồm thông tin từ các nhà văn và nguồn khác.
Một khi bạn bắt đầu xuất bản một bản tin, ngoài việc đăng nó trên trang web của bạn hoặc gửi email đến danh sách khách hàng của bạn, bạn cũng có thể gửi nó vào thư mục Ezine.
Hầu hết các thư mục này sẽ hỏi bạn nếu bạn chấp nhận nội dung bản tin. Bằng cách trả lời có, nhà văn sẽ gửi bài viết của họ cho bản tin của bạn.
BestEzines.com cho phép bạn gửi bản tin của bạn hoặc ezine theo thể loại và có nó được xem xét bởi khách truy cập.
Một cách khác để tìm nội dung bản tin là đọc các bản tin và blog khác tương tự như của bạn hoặc nhắm mục tiêu các thị trường tương tự. Nếu bạn phát hiện một bài viết, blog hoặc nội dung bản tin khác mà bạn muốn sử dụng, hãy liên hệ với người biên tập bản tin hoặc tác giả của bài viết và yêu cầu sử dụng nó trước khi bạn tiếp tục và đưa nó vào bản tin của bạn. Biên tập viên sẽ đánh giá cao rằng bạn đang thực sự đọc nội dung bản tin của họ và các tác giả thường thích có các bản sao của các ấn phẩm mà bài viết của họ xuất hiện và có thể yêu cầu bản sao hoặc đăng ký nhận bản tin của bạn.
Một khi bạn đã tiếp cận một tác giả, có thể bạn sẽ được thêm vào danh sách gửi thư của họ và họ sẽ gửi cho bạn các bài báo tương lai thích hợp cho bản tin của bạn.
Bạn cũng có thể nhận các bài viết từ các trang web khác nhau thu thập các bài viết một cách nghiêm ngặt với mục đích cung cấp chúng như là nội dung bản tin. Một ví dụ là EZineArticles.com.
Các ý tưởng khác cho nội dung có thể có cho bản tin của bạn là:
- ngày đặc biệt trong tháng,
- cười hoặc limericks (chắc chắn chúng không gây khó chịu),
- các liên kết và mẹo hữu ích,
- ô chữ hoặc câu đố tìm kiếm từ,
- lời chứng thực,
- hồ sơ của khách hàng hoặc người liên hệ của bạn,
- đánh giá sách,
- các sự kiện sắp tới trong ngành của bạn ( triển lãm thương mại , v.v.),
- và tất nhiên, thông tin về những gì doanh nghiệp của bạn cung cấp.
Một số đề xuất ở trên cho nội dung bản tin sẽ đến với bạn qua email, blog hoặc chỉ lướt qua 'Net. Hãy chắc chắn để dành một thư mục trong chương trình email của bạn và một khu vực trong danh sách yêu thích của bạn trong trình duyệt của bạn cho bất cứ điều gì mà có vẻ như nội dung bản tin tốt.
Cho dù bạn có chọn quảng cáo trong bản tin của mình hay không là lựa chọn của riêng bạn nhưng đừng lạm dụng nó. Đó là một cách để kiếm một vài đô để bù đắp thời gian của bạn nhưng tự hỏi mình một câu hỏi, "Tôi muốn xem quảng cáo bao nhiêu trong một bản tin?"
Ngoài ra, học bằng ví dụ. Nó là gì về các bản tin khác mà bạn nhận được mà bạn thích và không thích? Chỉ cần nhớ để suy nghĩ về độc giả của bạn khi quyết định những gì để bao gồm trong bản tin của bạn. Yêu cầu họ phản hồi và những gì họ muốn thấy trong các vấn đề sắp tới. Sản xuất một bản tin thành công không phải là tất cả những khó khăn nhưng bạn phải chắc chắn để dành thời gian để làm điều đó một cách thường xuyên.
Khuyến mãi bản tin
Bước tiếp theo trong sự thành công của bản tin của bạn là quảng bá nó. Sau đây chỉ là một vài gợi ý:
- Bao gồm lưu trữ bài viết của bạn trên trang web của bạn và chắc chắn có một mẫu địa chỉ email đăng ký cho khách truy cập của bạn.
- Đặt liên kết tới bản tin của bạn trong dòng chữ ký bạn sử dụng trong email của mình.
- Nếu bạn viết bài, hãy chắc chắn thêm một câu ngắn về bản tin của bạn trong thông tin liên lạc mà bạn bao gồm ở cuối.
- Mời độc giả bản tin của bạn truyền đạt mọi vấn đề của bản tin cho bạn bè và cộng sự của họ.
- Nếu được phép, hãy thông báo rằng bản tin hiện tại của bản tin của bạn có sẵn trên bất kỳ danh sách thảo luận qua email nào mà bạn đang sử dụng. Không bao gồm bản tin, chỉ bao gồm hướng dẫn về cách mọi người có thể nhận được bản tin đó và cách họ có thể đăng ký để nhận bản tin tự động.
- Trao đổi quảng cáo hoặc thông tin với các nhà xuất bản bản tin khác.
- Hãy chắc chắn để gửi bản tin của bạn đến các trang web gửi khác nhau như những người tôi đã đề cập ở trên.
Cho dù bạn chọn định dạng bản tin hay những gì bạn chọn để đưa vào bản tin, bản tin là một trong những cách tốt nhất để giới thiệu doanh nghiệp của bạn, xây dựng uy tín như một chuyên gia trong lĩnh vực của bạn và giữ liên lạc với các liên hệ của bạn.
Xem thêm:
10 cách chi phí thấp để quảng bá doanh nghiệp của bạn
Cách tạo kế hoạch truyền thông xã hội
10 cách để nhận được lời nói tích cực cho doanh nghiệp của bạn