Phần mềm kế toán thực hành Lời khuyên cho các luật sư thực hành
Thực hành kế toán tốt là một trong những nhiệm vụ quản trị quan trọng nhất mà các luật sư phải đối mặt trong việc quản lý thực tiễn pháp lý của họ. Cho dù bạn là một học viên duy nhất, sở hữu một thực hành pháp lý nhỏ, hoặc một đối tác trong một công ty lớn, bạn có trách nhiệm kế toán giống như tất cả các luật sư khác. Mặc dù sự phức tạp của công việc kế toán và kế toán của bạn có thể thay đổi theo quy mô thực hành của bạn, các nguyên tắc kế toán cơ bản sẽ vẫn như cũ.
Trong thực tế, bạn sẽ được yêu cầu tuân thủ các quy tắc và quy định của tiểu bang về việc kế toán các quỹ khách hàng của bạn. Vì các quy tắc này thay đổi theo từng tiểu bang, bạn nên chắc chắn làm quen với các quy định của tiểu bang trong khu vực này. Tuy nhiên, nếu bạn hoặc công ty luật của bạn sử dụng QuickBooks trong thực tế của bạn, mẹo sau đây có thể giúp bạn theo dõi bất kỳ khoản thanh toán hoặc người lưu giữ nâng cao nào bạn nhận được từ khách hàng của mình.
Cách thiết lập tài khoản Người lưu giữ khách hàng
Một số tiểu bang có thể cho phép người lưu giữ khách hàng được hạch toán riêng trong hồ sơ kế toán, nhưng đối với số tiền được gửi vào tài khoản ngân hàng hoạt động của công ty luật. Các tiểu bang khác yêu cầu sử dụng tài khoản ủy thác, nơi người lưu giữ khách hàng không chỉ được hạch toán riêng mà được duy trì trong tài khoản ngân hàng riêng biệt từ tài khoản hoạt động của công ty bạn sử dụng cho chi phí kinh doanh hàng ngày. Một số luật sư đã đưa ra các quy tắc của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ.
Bạn có thể sử dụng các bước sau đây khi khách hàng của bạn trả phí trước và khi tiểu bang của bạn cho phép bạn gửi tiền vào tài khoản séc của công ty luật của bạn.
- Chuyển đến menu Danh sách .
- Chọn Biểu đồ tài khoản .
- Nhấp vào nút Tài khoản .
- Chọn Mới .
- Chọn các loại tài khoản khác .
- Chọn trách nhiệm pháp lý hiện tại khác .
- Nhấp vào Tiếp tục .
- Cửa sổ Thêm tài khoản mới sẽ hiển thị.
- Trong trường Tên tài khoản , nhập Người lưu giữ khách hàng .
- Nhấp vào Lưu & Đóng để hoàn tất quy trình.
Kể từ khi các thuộc hạ không kiếm được, bạn sẽ ghi lại một trách nhiệm pháp lý cho những tiến bộ này; bạn không nên ghi lại nó như là thu nhập khi bạn nhận được một người lưu giữ. Người lưu giữ sẽ được ghi nhận là thu nhập khi phí được tính khi khách hàng của bạn được cung cấp dịch vụ pháp lý.
Cách Áp dụng Người Lưu giữ vào Hóa đơn
Khi bạn đã cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng của mình, bạn có thể tạo hóa đơn và áp dụng số tiền của người lưu giữ cho hóa đơn. Người lưu giữ sau đó sẽ được trừ vào số tiền mà khách hàng nợ bạn và người lưu giữ sẽ được chuyển từ tài khoản trách nhiệm và được ghi nhận là doanh thu tại thời điểm đó.
- Truy cập trang chủ .
- Nhấp vào biểu tượng Tạo hóa đơn .
- Chọn hóa đơn tùy chỉnh của công ty luật của bạn từ danh sách.
- Nhấp vào mũi tên thả xuống Khách hàng: Công việc và chọn khách hàng từ danh sách.
- Nhấp vào dòng đầu tiên trong cột Mục .
- Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn một mục.
- Nhập thông tin thanh toán.
- Ở cuối các mục hóa đơn, hãy nhập mục Người lưu giữ (Lưu ý: sử dụng Số lượng -1 và Tỷ lệ bằng số tiền của người giữ bạn đang áp dụng cho hóa đơn.)
- Nhấp vào Lưu & Đóng để tạo hóa đơn.
Lời khuyên thiết thực
Như đã đề cập, các công ty luật phải chịu các yêu cầu về kế toán khắt khe đối với các quỹ của khách hàng. Những yêu cầu này thay đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác. Trong khi tất cả các tiểu bang yêu cầu luật sư sử dụng tài khoản tín thác để giữ tiền của khách hàng trong một số trường hợp nhất định, bạn sẽ cần phải làm quen với các yêu cầu cụ thể của tiểu bang của bạn. Bạn có thể được yêu cầu giữ những người lưu giữ trong tài khoản ủy thác của công ty bạn, hoặc bạn chỉ có thể được yêu cầu tính đến người lưu giữ riêng biệt trong hồ sơ kế toán của công ty bạn. Sự khác biệt là với các tài khoản tin cậy, bạn phải thiết lập một hành vi đạo đức riêng biệt để xử lý các quỹ của khách hàng. Việc không tuân theo các quy tắc và thực hành đó có thể dẫn đến các biện pháp trừng phạt hành chính, dân sự hoặc hình sự.