Bộ sưu tập thư nên làm hai việc: giữ lại ý chí tốt của khách hàng và giúp bạn được trả tiền. Bạn biết một lá thư đang hoạt động khi bạn gửi một loạt các chữ cái và điện thoại của bạn đổ chuông ra khỏi móc hoặc thanh toán bắt đầu đến trong thư.
Nếu bạn gửi một loạt các chữ cái và không có phản hồi, đó là thời gian cho các thư bộ sưu tập mới.
Để hiểu các phương pháp hay nhất về tạo thư, một thư thu thập mẫu có sẵn bên dưới.
Ví dụ về thời điểm sử dụng thư thu thập
Doanh số bán hàng không phải là những gì họ đã được năm ngoái tại thời điểm này. Frank lắc đầu khi anh ta nhìn vào bản in thử độ tuổi đã in ra, anh biết anh phải đối mặt với một công việc không thoải mái mà bây giờ là một điều cần thiết nếu anh muốn ở trong kinh doanh.
Với bộ sưu tập các bức thư được viết bởi một chuyên gia hướng dẫn anh ta anh ta biết phải làm gì. "Gửi sớm hơn là sau đó," các chuyên gia đã chỉ huy. Frank lấy đống hóa đơn quá hạn của anh ta và bắt đầu nhập thông tin khách hàng vào các mẫu thư thu thập. Khi Frank làm việc theo cách của mình thông qua đống, sự tự tin của ông đã tăng lên với ý nghĩ được trả số tiền này đã được nợ cho anh ta.
Thư thu thập mẫu
8 tháng 1 năm 2018 Franks Plumbing Số tài khoản hoặc hóa đơn số: 123 Số dư đến hạn hoặc Số dư nợ quá hạn: $ 100,00 Jim thân mến, Đây là lời nhắc rằng số dư tài khoản của bạn là $ 100.00 đã quá hạn kể từ ngày 28 tháng 11 năm 2008. Vui lòng thanh toán số tiền này ngay hôm nay, tôi đã đính kèm phong bì thanh toán có đóng dấu để thuận tiện cho bạn. Cảm ơn bạn đã thanh toán. Trân trọng, Frank Smith Franks Plumbing |
Bộ sưu tập thư Mẹo
Như bạn có thể thấy từ thư thu thập mẫu ở trên, các chữ cái sưu tập hiệu quả nhất là ngắn, đến mức dễ đọc. Cố gắng tránh những từ và câu dài hoặc khó hiểu. Thư trực tiếp hơn dẫn đến ít hiểu lầm hơn. Thư bộ sưu tập của bạn nên:
- Cho biết lý do thư của bạn trong câu đầu tiên
- Giải thích thêm về câu đầu tiên trong câu thứ hai của bạn
- Đề nghị một giải pháp
- Cảm ơn người nhận
Thư bộ sưu tập của bạn phản ánh doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy giữ nó chuyên nghiệp và chắc chắn ký từng thư riêng. Hãy nhớ rằng bức thư của bạn là để thuyết phục một người nào đó gửi tiền cho bạn. Từ ngữ và giai điệu của bạn rất quan trọng, đặc biệt nếu đây là khách hàng bạn muốn tiếp tục kinh doanh. Luôn giả định khách hàng sẽ thanh toán.
Kèm theo một phong bì để thanh toán cũng là một ý tưởng hay. Nếu bạn có thể bao gồm bưu chính trên phong bì thanh toán, thì tốt hơn. Bạn càng dễ dàng thực hiện thanh toán cho khách hàng để thực hiện thanh toán, thì cơ hội của bạn càng được trả tiền càng tốt.
Michelle Dunn giúp các công ty muốn có khách hàng trả tiền đúng hạn hoặc sớm, cô làm việc với các công ty đang đấu tranh với khách hàng trả tiền trễ hoặc không trả tiền. Michelle có hơn 21 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tín dụng và thu nợ, là tác giả của "Trở thành bánh xe Squeaky, hướng dẫn về tín dụng và thu phí cho mọi người" và nhiều cuốn sách khác và sở hữu kiến thức sâu rộng và toàn bộ bộ công cụ sản phẩm và dịch vụ có thể tạo sự khác biệt lớn cho công ty của bạn.
Biên tập bởi Alyssa Gregory