Định dạng một thư kinh doanh chuyên nghiệp với những lời khuyên này
Định dạng thư kinh doanh phù hợp
Thư kinh doanh ở Hoa Kỳ, sử dụng bốn định dạng thư chung. Các biến thể khác nhau đối với các quốc gia khác như ngày được tạo thành theo một kiểu khác.
Tất cả các định dạng thư kinh doanh phù hợp đều được chấp nhận, nhưng khối này phổ biến hơn.
Block Letter Format: Định dạng chữ thường được định dạng với tất cả các văn bản của bạn tuôn ra với lề trái. Các đoạn văn được nhân đôi cách nhau và tất cả các dòng văn bản đều cách nhau một khoảng. Các lề là một thiết lập bộ xử lý văn bản tiêu chuẩn của một inch. (xem hình ảnh của Định dạng Thư khối).
Định dạng chữ bán khối: Đối với khối bán, sự khác biệt duy nhất giữa khối bán và thay thế là trái ngược với văn bản nội dung hợp lý trái, dòng đầu tiên của mỗi đoạn được thụt vào.
Định dạng chữ khối thay thế : Định dạng chữ cái khối thay thế di chuyển địa chỉ trả về, ngày, đóng, tên, tiêu đề và chữ ký sang bên trái của trang.
Định dạng Thư đơn giản: Định dạng này có cùng thuộc tính của ký tự khối với một ngoại lệ, lời chào hoặc lời chào được loại bỏ. Đó là một định dạng hữu ích khi bạn không biết giới tính của người nhận là nam hay nữ, hoặc bà hoặc bà.
Các phần của một bức thư kinh doanh
- Địa chỉ trả lại: Nếu bạn có giấy tiêu đề của công ty, bạn có thể bỏ qua phần này. Bao gồm địa chỉ doanh nghiệp đầy đủ của bạn và tên doanh nghiệp hợp pháp chính xác. Bạn cũng có thể bao gồm địa chỉ email hoặc số điện thoại của mình nếu người nhận cần.
- Ngày: Theo định dạng tháng, ngày, năm. Làm cho ngày của bạn hiện tại thành ngày gửi thư thực sự của lá thư.
- Tên và địa chỉ của người nhận: Bao gồm tên đầy đủ và địa chỉ của người liên hệ bạn đang gửi thư đến. Bạn có thể thêm tiêu đề của người đó cùng với số điện thoại nếu cần.
- Lời chào: Đối với lời chào, hãy sử dụng tên chính thức của người đó và kết thúc bằng dấu hai chấm cho thư kinh doanh của bạn.
- Chủ đề: Ghi rõ chủ đề của bức thư giúp bạn, người nhận, nhanh chóng biết được ngữ cảnh của lá thư của bạn.
- Nội dung: Thân thư của bạn nên bắt đầu bằng việc giới thiệu chung về bạn là ai và mục đích thư. Bao gồm các đoạn cụ thể nêu rõ vấn đề hoặc vấn đề. Đóng cơ thể bằng lời gọi hành động. Mọi bức thư kinh doanh phải ngắn gọn và ngắn gọn có tính đến thời gian giới hạn của người đọc của bạn.
- Kết thúc: Tại đây bạn có thể chọn bất kỳ định dạng chính thức nào như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”.
- Chữ ký: Ký tên của bạn giống như trong thư của bạn. Tên & Tiêu đề: Bao gồm tên đầy đủ và chức danh của bạn.
- Bao gồm và CC: Nếu bạn đang gửi thêm tài liệu bao gồm một đường bao vây và nếu ai đó đang nhận được một bản sao của lá thư bao gồm cc. hoặc bản sao carbon của người nhận hoặc người nhận khác.
Bạn có thể đơn giản hóa toàn bộ quá trình tạo thư kinh doanh được định dạng đúng bằng cách sử dụng chương trình xử lý văn bản của bạn.
Trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn thư bằng cách đi tới chức năng "Công cụ", chọn "Thư & Thư" và nhấp vào Trình hướng dẫn Thư. Trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn qua từng trường và cho phép bạn chọn định dạng.
Sử dụng định dạng thư kinh doanh phù hợp là một bước giúp doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Dành thời gian để tạo ấn tượng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.