Giống như các tòa nhà và đồ nội thất văn phòng, giấy tờ có giá có thể bị hư hỏng hoặc bị phá hủy bởi hỏa hoạn hoặc các nguy hiểm khác. Những tài liệu này rất quan trọng, vì vậy bạn sẽ cần khôi phục hoặc sao chép chúng.
Thay thế các vật dụng này có thể tốn thời gian và tốn kém. May mắn thay, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại các chi phí này bằng cách mua các giấy tờ có giá và bảo hiểm hồ sơ.
Ý nghĩa của giấy tờ có giá
Ý nghĩa chính xác của các giấy tờ có giá và hồ sơ có thể thay đổi từ chính sách tài sản này sang chính sách khác. Một số chính sách xác định thuật ngữ này một cách cụ thể. Định nghĩa có thể bao gồm các tài liệu, bản in hoặc văn bản được in hoặc ghi, bao gồm sách, bản đồ, phim, bản vẽ, hành động, thế chấp và bản thảo.
Các chính sách khác cung cấp mô tả rộng về thuật ngữ thay vì định nghĩa. Ví dụ, chính sách tài sản ISO quy định rằng các giấy tờ có giá bao gồm, nhưng không giới hạn, các mục như sổ kế toán, hành động, bản thảo, tóm tắt, bản vẽ và hệ thống chỉ mục thẻ. Không có vấn đề làm thế nào có giá trị giấy tờ và hồ sơ được mô tả trong chính sách, thuật ngữ này không có ý định bao gồm tiền và chứng khoán.
Những gì được bảo hiểm?
Theo nhiều chính sách về tài sản thương mại , chi phí để thay thế hoặc khôi phục thông tin về giấy tờ có giá và hồ sơ được liệt kê trong phần Không được bảo hiểm.
Tuy nhiên, các chi phí này có thể được chi trả, ít nhất là ở một mức độ nào đó, dưới một phần có tên là Tiện ích mở rộng Bảo hiểm.
Bảo hiểm giấy tờ có giá được áp dụng cho chi phí để thay thế hoặc khôi phục thông tin bị mất trên hồ sơ, cho dù bản sao có tồn tại hay không. Ví dụ: giả sử bạn muốn mở rộng kho mà bạn sở hữu.
Bạn thuê một kiến trúc sư để tạo bản vẽ của ba cấu hình có thể cho tòa nhà của bạn. Các bản vẽ đã thuộc sở hữu của bạn chỉ trong một tuần khi chúng bị phá hủy bởi một cơn lốc xoáy. Cả bạn và kiến trúc sư đều không có bất kỳ bản sao nào. Để thay thế các bản vẽ, bạn phải trả cho kiến trúc sư để tạo lại chúng. Chi phí để thay thế các bản vẽ phải được bao gồm bởi các giấy tờ có giá và hồ sơ bảo hiểm của bạn.
Khi tài liệu bị hủy, bạn có thể tạo lại tài liệu từ các tài liệu khác mà bạn có trong tay. Ví dụ: giả sử sổ cái kế toán của bạn đã bị một đám cháy phá hủy. Hạnh phúc, bạn có thể tái tạo lại các bản ghi kế toán của bạn bằng cách sử dụng các tập tin khách hàng của bạn và hồ sơ nhà cung cấp. Các giấy tờ có giá và hồ sơ bảo hiểm của bạn phải bao gồm chi phí của các tài liệu trống (sổ cái kế toán mới) và chi phí nhân công để tái tạo dữ liệu kế toán.
Lưu ý rằng nhiều chính sách tài sản không cung cấp bảo hiểm rủi ro cho các giấy tờ và hồ sơ có giá trị. Thay vào đó, các hồ sơ như vậy chỉ được bảo hiểm cho những hiểm họa có tên. Ví dụ về các nguy hiểm thường được bảo hiểm bao gồm hỏa hoạn, sét, nổ, gió bão, mưa đá và sụp đổ chìm .
Bạn cần giới hạn gì?
Các giấy tờ có giá trị và bảo hiểm hồ sơ phải tuân theo một sự thăng hoa.
Nếu mất mát xảy ra, công ty bảo hiểm của bạn sẽ không trả nhiều hơn số tiền hoa hồng được thể hiện trên chính sách của bạn. Mức thăng hoa này có thể thấp tới 2.500 đô la. Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi bị thua lỗ, bạn có thể cần mua thêm bảo hiểm.
Khi chọn giới hạn, hãy xem xét các loại tài liệu có nguy cơ. Mất bao nhiêu tiền để thay thế chúng? Bạn có cần thuê nhân viên tạm thời không? Sẽ mất bao nhiêu giờ để tái tạo các hồ sơ? Bạn có cần lấy bản gốc không? Tác phẩm gốc (như các bản vẽ kiến trúc được trích dẫn ở trên) có cần được tái tạo không?
Giấy tờ có giá chứng thực
Nếu chính sách tài sản thương mại của bạn không bao gồm các giấy tờ có giá, các mặt hàng này có thể được bảo hiểm bằng cách xác nhận . Sự xác nhận thường cung cấp phạm vi bảo hiểm rộng hơn hoặc thậm chí rộng hơn so với được bao gồm trong một chính sách tài sản điển hình. Một số xác nhận bao gồm các giấy tờ có giá trên cơ sở tất cả rủi ro chứ không phải là rủi ro được đặt tên.
Đó là, chúng bao gồm thiệt hại cho tài sản được bảo hiểm gây ra bởi bất kỳ nguy hiểm nào không bị loại trừ một cách cụ thể.
Không có bảo hiểm cho hồ sơ điện tử
Hầu hết các chính sách (và xác nhận) bao gồm các giấy tờ có giá nêu rõ rằng không có bảo hiểm nào áp dụng cho các giấy tờ có giá tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử . Nói cách khác, tài liệu điện tử không được coi là giấy tờ có giá.
Nhiều doanh nghiệp giữ hồ sơ quan trọng dưới dạng điện tử. Thật không may, chính sách tài sản thường cung cấp bảo hiểm rất ít cho thiệt hại cho dữ liệu điện tử . Bạn có thể bảo vệ công ty của bạn khỏi những tổn thất liên quan đến thiệt hại cho tệp điện tử của bạn bằng cách mua bảo hiểm xử lý dữ liệu điện tử .