Các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt dễ bị tổn thất do trộm cắp của nhân viên. Một lý do là công nhân thường thực hiện nhiều chức năng với sự giám sát nhỏ.
Một ví dụ là một nhân viên kế toán xử lý các khoản phải thu , các khoản phải trả và sự điều chỉnh hàng tháng của bảng cân đối kế toán. Lý do thứ hai là nhiều công ty nhỏ thiếu kiểm soát cơ bản để ngăn chặn gian lận như kiểm tra tài chính tại chỗ hoặc kiểm toán bên ngoài hàng năm. Thứ ba, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đặt quá nhiều niềm tin vào nhân viên chủ chốt và không muốn thừa nhận những dấu hiệu không trung thực.
Các loại tiền mặt
Hiệp hội giám định gian lận được chứng nhận (ACFE) trích dẫn ba loại trộm cắp tiền mặt : lướt sóng, ăn cắp tiền mặt và giải ngân gian lận. Skimming và tiền mặt ăn cắp liên quan đến việc trộm cắp tiền mặt biên lai, có nghĩa là tiền mặt chảy vào kinh doanh. Giải ngân gian lận liên quan đến hành vi trộm cắp tiền mặt chảy ra khỏi doanh nghiệp dưới hình thức thanh toán.
Skimming
Skimming đề cập đến hành vi trộm cắp tiền mặt chưa được nhập vào hệ thống kế toán của chủ nhân. Hành vi trộm cắp có thể xảy ra tại máy tính tiền hoặc điểm bán hàng thông thường.
Ví dụ: khách hàng mua hàng bằng tiền mặt. Một nhân viên túi tiền và không bao giờ đổ chuông mua trên máy tính tiền. Chủ doanh nghiệp không biết về hành vi trộm cắp vì không có hồ sơ bán hàng tồn tại. Một công nhân cũng có thể gọi một phần của việc bán và bỏ túi phần còn lại. Ví dụ, một nhân viên thu thập 10 đô la từ một khách hàng và đổ chuông lên doanh số 5 đô la.
Anh ta giữ lại $ 5 còn lại.
Nhân viên làm việc trong giờ cao điểm như ca đêm có xu hướng được giám sát chặt chẽ hơn những người làm việc trong giờ làm việc bình thường. Điều tương tự cũng đúng với nhân viên bán hàng bên ngoài, công nhân từ xa và các nhân viên khác làm việc xa vị trí chính của chủ nhân. Đối với những công nhân này, lướt sóng thường là một cơ hội tội phạm.
Skimming cũng có thể liên quan đến hành vi trộm cắp séc. Ví dụ, bệnh nhân kiểm tra thư đến một văn phòng nha khoa cho các dịch vụ mà họ đã nhận được. Một nhân viên văn phòng nha khoa gửi một số séc vào tài khoản cá nhân thay vì tài khoản của chủ nhân của cô ấy. Các kiểm tra còn thiếu chưa bao giờ được nhập vào hệ thống kế toán của chủ nhân nên người chủ không biết họ đã được nhận.
Tiền mặt Larceny
Tiền ăn cắp tiền đề cập đến việc ăn cắp tiền mặt sau khi nó đã được ghi vào sổ của chủ nhân. Larceny khó che giấu hơn là lướt qua bởi vì số tiền bị đánh cắp đã được ghi lại trong hệ thống kế toán của chủ nhân. Một ví dụ về ăn cắp tiền là việc ăn cắp tiền mặt từ một ngăn kéo tiền mặt sau khi một nhân viên đã tăng doanh thu. Sau đó, nhân viên có thể cố gắng bảo vệ các bản nhạc của mình thông qua một chương trình đăng ký tiền mặt (được thảo luận bên dưới). Người đó có thể tạo ra một khoản tiền hoàn lại sai, hủy bỏ việc bán hàng, hoặc thay đổi hoặc phá hủy băng ghi danh tiền mặt.
Giải ngân gian lận
Giống như ăn cắp tiền mặt, giải ngân gian lận liên quan đến hành vi trộm cắp tiền mặt đã được ghi trên sổ của chủ nhân. Người lao động sử dụng vị trí của mình để phát hành tiền cho một mục đích không được chủ lao động cho phép.
ACFE xác định năm loại giải ngân gian lận.
- Kiểm tra giả mạo. Một nhân viên tạo ra một kiểm tra gian lận hoặc thay đổi một hiện có cho lợi ích của mình. Ví dụ, một nhân viên thay đổi một kiểm tra từ một khách hàng, thay thế tên của chủ nhân với tên của mình là người thụ hưởng. Người lao động sau đó gửi séc vào tài khoản cá nhân.
- Chương trình đăng ký tiền mặt. Một công nhân đánh cắp tiền mặt từ sổ đăng ký bằng cách hủy bỏ việc bán hàng trước đó hoặc tạo khoản tiền hoàn lại giả.
- Lược đồ thanh toán . Loại gian lận này liên quan đến một tài liệu giả mạo chẳng hạn như đơn đặt hàng hoặc hóa đơn. Người lao động tạo tài liệu giả và sau đó phát hành séc. Anh ta hoặc cô ta kiểm tra tiền mặt hoặc gửi tiền vào tài khoản cá nhân.
- Đề án hoàn trả chi phí. Nhiều công nhân lừa đảo bằng cách làm sai lệch chi phí kinh doanh. Họ có thể nộp chi phí cá nhân làm chi phí kinh doanh hoặc tăng số tiền thực tế đã chi tiêu. Một số thậm chí sẽ gửi cùng một khoản chi phí nhiều lần.
- Bảng lương. Công nhân biên chế có thể làm sai lệch hồ sơ biên chế, bảng thời gian hoặc các tài liệu khác để kiếm lợi cá nhân. Công nhân có thể tạo nhân viên giả, làm sai lệch tiền hoa hồng, hoặc thay đổi lương hoặc số giờ làm việc.
Bảo hiểm
Trộm tiền mặt của một nhân viên không được bao gồm bởi một chính sách tài sản thương mại điển hình. Có hai lý do cho việc này. Thứ nhất, tiền mặt không đủ điều kiện là tài sản được bảo hiểm. Hầu hết các chính sách loại trừ tài khoản, hóa đơn, tiền tệ, ghi chú và tiền hoặc chứng khoán theo định nghĩa của tài sản được bảo hiểm . Thứ hai, hầu hết các chính sách loại trừ tổn thất hoặc thiệt hại do hành vi không trung thực hoặc phạm tội do một nhân viên thực hiện (bao gồm cả nhân viên tạm thời hoặc công nhân cho thuê ).
Để bảo vệ công ty của bạn chống lại hành vi trộm cắp tiền mặt của nhân viên, bạn có thể mua bảo hiểm trộm cắp của nhân viên (còn được gọi là bảo hiểm không trung thực của nhân viên). Bảo hiểm này có thể được thêm vào chính sách tài sản hoặc gói thông qua biểu mẫu xác nhận hoặc phạm vi bảo hiểm tội phạm.