Tất cả các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các cuộc xung đột thường xuyên do thông tin sai lạc gây ra.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ có lợi thế ở đây, tuy nhiên, bởi vì họ có vị trí tốt hơn để xem các vấn đề giao tiếp tiềm năng và giải quyết chúng trước khi thiệt hại được thực hiện trong kinh doanh. Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện quy trình giao tiếp của bạn với nhân viên để bạn có thể tránh được các vấn đề bắt nguồn từ việc truyền thông sai lạc.
1. Đảm bảo mọi cuộc họp đều có chương trình làm việc
Cuộc họp quá tải là xấu cho mỗi doanh nghiệp, nhưng gặp quá tải mà không có mục đích rõ ràng thậm chí còn tồi tệ hơn. Và nó có thể là một kích hoạt cho sự hiểu lầm. Thay vì lập kế hoạch các cuộc họp và hy vọng mọi thứ sẽ được hoàn thành trong thời gian đó, hãy có mục đích về các cuộc họp ngay từ đầu. Tạo chương trình nghị sự được thiết lập cho mọi cuộc họp bạn lên lịch và chia sẻ nó với nhân viên của bạn trước cuộc họp để đặt giai đoạn thảo luận. Bạn cũng nên mời nhân viên của mình thêm các mục chương trình làm việc mà họ muốn thảo luận trước cuộc họp.
2. Chia sẻ tất cả các bản trình bày / tài liệu
Không phải ai cũng ghi chú tốt trong các cuộc họp, và không phải tất cả mọi thứ được thảo luận sẽ được giữ lại khi cuộc họp kết thúc. Đây là lý do tại sao nó quan trọng như vậy để đảm bảo tất cả những người tham gia nhận được một bản sao của các tập tin trình bày hoặc bất kỳ tài liệu thảo luận trong cuộc họp. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể chia sẻ các tệp này trước cuộc họp để nhân viên của bạn có thể ghi chép và xem lại thông tin trong thời gian thực.
3. Sắp xếp thông điệp email của bạn
Bạn đã bao giờ nhận được email doanh nghiệp quá lâu và đã chạm vào rất nhiều chủ đề khác nhau mà bạn đã hoàn toàn nhầm lẫn khi bạn đọc xong chưa? Email là một trong những chế độ hội thoại tuyệt vời cho năng suất, nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và hiểu lầm. Thói quen đơn giản như giữ một chủ đề cho mỗi thư email, chia nhỏ thư của bạn thành tiêu đề phụ và / hoặc dấu đầu dòng và rất mô tả khi soạn thảo một dòng chủ đề có thể là sự khác biệt giữa sự rõ ràng và sự nhầm lẫn.
4. Lắng nghe cẩn thận và theo dõi các tín hiệu không lời nói
Không phải tất cả thông tin liên lạc — và thông tin sai lạc — xảy ra bằng lời nói. Chúng tôi đã đề cập đến các phương pháp hay nhất về giao tiếp qua email ở trên và những quy tắc đó cũng mở rộng ra các loại giao tiếp bằng văn bản khác. Nhưng còn về ngôn ngữ cơ thể thì sao? Điều quan trọng là bạn phải hòa hợp với nhân viên của mình và có thể nhận các tín hiệu không lời. Điều này có thể giúp bạn chủ động giải quyết các vấn đề mà nhân viên có thể không được 100% thoải mái khi trực tiếp liên hệ với bạn. Hãy nhớ rằng cùng với giao tiếp phi ngôn ngữ, điều quan trọng là người quản lý bạn không chỉ giao tiếp hiệu quả với nhân viên của bạn mà bạn còn lắng nghe hiệu quả.
5. có thể truy cập
Một chính sách mở cửa có thể là một lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi loại. Nhân viên của bạn có thể tiếp cận với bạn rằng bạn quan tâm đến mối quan tâm của họ và muốn nghe phản hồi của họ. Một cánh cửa mở cho phép nhân viên của bạn nói chuyện với bạn về những điều xảy ra trong doanh nghiệp có thể không dễ dàng nhìn thấy bạn. Loại trợ năng này có thể làm cho khả năng thông tin sai lệch ít có khả năng xảy ra trong doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Việc truyền thông sai có thể xảy ra rất dễ dàng trong môi trường kinh doanh, nhưng chủ động về cách bạn giao tiếp với nhân viên của bạn — và trao quyền cho họ giao tiếp công khai với bạn — có thể giúp bạn tránh được những vấn đề thường xuyên phát sinh từ việc truyền thông sai lạc. Khi được sử dụng song song với các mẹo giao tiếp kinh doanh này, bạn đang thiết lập nền tảng cho một doanh nghiệp có tiềm năng phát triển mạnh và không bị cản trở bởi giao tiếp kém.