Đã gửi từ bàn của (Chèn tên)
Thỉnh thoảng tôi sẽ nhận được một email từ một luật sư gửi email trong tên của bàn làm việc của anh ấy. Dưới đây là một số vấn đề với cách tiếp cận đó để gửi email.
Đầu tiên, chỉ mục hiển thị Hộp thư đến của hầu hết các hệ thống email sẽ không hiển thị tên dài. Hầu hết mọi người sẽ chỉ nhìn thấy một phần của "từ bàn làm việc", và có thể một vài chữ cái của tên của người đó. Quan trọng hơn, nó có vẻ ngớ ngẩn và một chút kheo khoang. Bàn làm việc không gửi email. Nếu một luật sư sẽ gửi một email, nó phải là tên của họ.
Hiệu ứng ưa thích
Một số luật sư thích sáng tạo với sự xuất hiện của email của họ. Một ngày nọ, tôi nhìn thấy khối chữ ký của một luật sư và trong một khoảnh khắc, tôi nghĩ rằng tôi đang gặp vấn đề về thị lực. Hóa ra rằng các chữ cái mờ là cố ý. Hiệu ứng đặc biệt có thể trông thú vị, nhưng bất cứ điều gì làm cho những từ khó đọc là một ý tưởng tồi. Đặc biệt là nếu những gì khó đọc là tên và địa chỉ email của luật sư.
Thậm chí tệ hơn các hiệu ứng đặc biệt trên các chữ cái khi các luật sư làm lộn xộn email của họ với các tác phẩm nghệ thuật hoặc đồ họa lạ mắt. Điều này làm cho thông báo tải xuống chậm hơn, chậm hơn để mở và khó đọc hơn.
Mục tiêu của một email là giao tiếp thông tin, không phải là kỹ năng nghệ thuật. Giữ nó đơn giản.
Không có khối chữ ký
Nó không phải là khó khăn để thiết lập một khối chữ ký tự động trong hầu hết các hệ thống email. Nó không phải là phức tạp, và các ý kiến khác nhau như bao nhiêu thông tin để bao gồm trong một khối chữ ký. Một số luật sư biến các chân trang email của họ thành các quảng cáo nhỏ xuất hiện trong mọi email, trong khi những người khác có cách tiếp cận rất tối giản chỉ với tên và địa chỉ email hoặc số điện thoại của họ.
Hầu hết đặt một số loại thông báo bảo mật hoặc tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý ở cuối chân trang. Tất cả những điều này là sử dụng có thể chấp nhận được của một khối chữ ký email. Điều không được chấp nhận là gửi email không xác định người gửi. Người nhận email không nên đoán xem ai đã gửi email. Luật sư nên xác định rõ ràng mình trong mọi thông báo họ gửi đi và nếu luật sư thông minh thì email cũng sẽ bao gồm thông báo bảo mật.
Viết email trong khi tức giận
Một trong những lợi ích của hệ thống gửi thư cũ cho mọi người là có một khoảng thời gian "làm mát" được xây dựng giữa thời điểm một bức thư được viết và khi nào nó thực sự sẽ được gửi đến người nhận. Nếu luật sư tự đánh máy, nó vẫn có thể ngồi quanh bàn trong vài giờ trước khi đến bưu điện. Nếu nó được quyết định, vào thời điểm thư ký hoàn thành việc gõ nó lên, luật sư có thể đã vượt qua điều khiến anh tức giận ngay từ đầu.
Sự bảo vệ đó không tồn tại trong email. Với một email, luật sư có thể bắn ra một tên lửa giận dữ chỉ trong vài giây sau khi điều gì kích hoạt sự tức giận. 99,99% thời gian này sẽ là một ý tưởng tồi. Không ai nghĩ rõ ràng nhất khi bị giận dữ. Hãy làm một việc khác, và trở lại vấn đề vi phạm sau này khi một số cơn giận đã tiêu tan.
Nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa giữ hoặc mất khách hàng, bạn bè và tiền bạc.
Không trả lời kịp thời
Một số luật sư cảm thấy rằng "quy tắc 5 ngày" cũ để trả lời thư từ kinh doanh cũng áp dụng cho email. Nó không. Bất kể sự bất tiện có thể xảy ra như thế nào, thực tế là mọi người mong đợi phản ứng nhanh hơn với một email so với những gì họ gửi tới một lá thư được gửi qua thư. Nếu khách hàng hoặc luật sư khác gửi email, hãy cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ nếu có thể. Nếu nó là một vấn đề phức tạp mà không thể được chú ý thích hợp vào lúc này, ít nhất là gửi một sự thừa nhận và để cho người đó biết khi nào sẽ trông đợi một phản ứng. Hầu hết khách hàng sẽ đánh giá cao một thông điệp thân thiện cho biết email đã được nhận và sẽ được trả lời trong tương lai gần. Khi đối mặt với sự im lặng, khách hàng bị bỏ lại để suy đoán xem liệu luật sư có nhận được email hay không, cho dù phản hồi có đang diễn ra hay không, hoặc liệu những lo lắng của khách hàng có bị bỏ qua hay không.
Người nhận không đúng trong trường Đến
Một trong những điều tuyệt vời về chức năng tự động hoàn thành trên hệ thống email là nó cho phép luật sư tìm địa chỉ email của khách hàng hoặc đồng nghiệp của họ nhanh hơn. Một trong những rủi ro của chức năng tự động hoàn thành là một luật sư không cẩn thận có thể gửi email đến nhầm người. Trong một số trường hợp, điều này có thể không nhiều hơn một sự bối rối nhỏ, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể gây ra sự cẩu thả chuyên nghiệp. Đừng vô tình gửi e-mail thông tin liên lạc của khách hàng bí mật đến các luật sư đối lập hoặc ngay cả với một khách hàng khác.
Sử dụng tùy chọn "Trả lời tất cả".
Tư vấn đối lập sẽ gửi email cho bạn với đề xuất hoặc khẳng định vị trí của mình về vấn đề. Bạn chuyển tiếp email đến các luật sư khác trong công ty của bạn liên quan đến vụ kiện để thảo luận về nó. Chẳng bao lâu nút "trả lời tất cả" đang được sử dụng một cách tự do, không ai nhận thấy rằng tư vấn đối lập đang được sao chép vào cuộc thảo luận nội bộ tại công ty của bạn. Nó xảy ra. Nếu bạn muốn chuyển tiếp email để thảo luận, hãy loại bỏ thông tin của người gửi trước khi chuyển tiếp. Và, bất cứ khi nào sử dụng tùy chọn Trả lời tất cả, hãy kiểm tra từng địa chỉ email trong danh sách người nhận trước khi nhấn gửi.
8. Dòng chủ đề cẩu thả. Hãy nhớ rằng bất cứ điều gì được gửi đến một luật sư khác trong một email có thể được chuyển tiếp cho bất kỳ ai khác. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng các dòng tiêu đề như "khách hàng ngu ngốc của tôi" hoặc "lệnh của thẩm phán ngu ngốc". Người ta không bao giờ biết một bản sao của email đó có thể hạ cánh. Ngoài ra, không để trống dòng tiêu đề vì điều đó có thể khiến một luật sư khác không nhận thấy có email về trường hợp của bạn. Một dòng chủ đề đơn giản của "trường hợp Parkerson" hoặc "thỏa thuận được đề xuất của Smith" hoặc bất kỳ tiêu đề nào có liên quan đến nội dung của email hoạt động tốt nhất.
Và trong khi "khách hàng ngu ngốc" có thể là mô tả chính xác nhất về nội dung của email, thì đó là lựa chọn không tốt cho dòng chủ đề.
9. Quan sát giọng điệu của bạn - và đừng hiểu lầm người khác. Khi mọi người nói chuyện với nhau mặt, tín hiệu trên khuôn mặt và giọng hát thường làm cho ý định của một người rõ ràng. Trong các cuộc gọi điện thoại, giọng nói của một người thường đủ để có thể biết khi ai đó đang châm biếm, nói đùa hoặc nghiêm túc. Nhưng trong email, thật dễ dàng để hoàn toàn dễ dàng hiểu sai ý định của một người. Nhiều tình bạn đã bị hư hại bởi một người hiểu sai ý định của người khác trong các phát biểu trong một email. Và với các luật sư đã từng tranh cãi với nhau rồi, thật dễ dàng cho một luật sư nhanh chóng cho rằng người kia đang thù địch hay thô lỗ.
Như đã thảo luận trong "viết email trong khi tức giận", hãy dành vài phút để giải tỏa trước khi gửi phản hồi cho email của người đó.
Sau một giờ trôi qua, bạn có thể nhận ra rằng bạn hoàn toàn hiểu sai nó ngay từ đầu. Không có phản ứng kích hoạt tóc đối với các câu lệnh được tạo trong email và không kích hoạt phản hồi cho đến khi xem xét liệu người gửi có thể có ý định khác với lần đầu tiên xuất hiện hay không. Nếu có vẻ như một tuyên bố có thể được đọc theo nhiều cách, và một trong những cách đó là không xúc phạm, hãy thử gửi cho người gửi lợi ích của sự nghi ngờ trước khi cắt đứt đầu bằng một email chết người.
Có những sai lầm email luật sư khác mà lẽ ra phải đưa ra danh sách Top 10 không? Hãy cho chúng tôi biết về nó trong Diễn đàn.