Hướng dẫn cho người mới bắt đầu thiết lập mẫu email trong Gmail

Sử dụng các câu trả lời soạn trước của Gmail cho email lặp đi lặp lại

Rất có thể là nếu bạn thường xuyên sử dụng email trong kinh doanh trực tuyến của mình thì bạn sẽ gửi đi những email giống nhau hoặc rất giống nhau. Ví dụ: trong một số trường hợp, bạn đang gửi email giới thiệu đến khách hàng tiềm năng, lên lịch cuộc hẹn hoặc cuộc họp với khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hoặc trả lời nhiều lần các câu hỏi thường gặp. Không chỉ đơn điệu này, nó còn phản tác dụng và mất rất nhiều thời gian quý báu.

Là một chuyên gia kinh doanh, bạn biết quá rõ rằng thời gian là tiền bạc.

Tin vui là nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng mẫu email, còn được gọi là "câu trả lời soạn trước".

Làm thế nào để tiết kiệm thời gian và cá nhân hóa email của bạn

Thay vì phải loại bỏ từng email mới từ đầu khi tạo email mới hoặc trả lời email, với hệ thống trả lời soạn trước của Gmail cho phép bạn lưu email doanh nghiệp bạn viết thường xuyên. Trong tương lai, khi bạn cần gửi email hoặc trả lời câu hỏi, bạn chỉ cần tải mẫu email / câu trả lời soạn trước mà bạn đã tạo và lưu và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cụ thể nào nếu cần. Những chỉnh sửa hoặc sửa đổi này có thể đơn giản như thêm tên người nhận hoặc sửa đổi câu trả lời chỉ một chút. Điều quan trọng là phải có tùy chọn này để sửa đổi (và bạn "nên" dành thời gian để làm điều đó) bởi vì, trong thế giới công việc cạnh tranh ngày nay, thông tin liên lạc cá nhân được tùy chỉnh theo yêu cầu là chìa khóa.

Nhiều người đã sử dụng phương pháp tương tự, bằng cách sao chép và dán mẫu email từ tài liệu hoặc tệp văn bản vào thư email của họ. Những gì họ không biết là loại chức năng này (đã được) thuận tiện được tích hợp trực tiếp vào Gmail.

Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để triển khai các câu trả lời soạn trước của Gmail trong quy trình làm việc qua email của bạn.

Các bước 1-10 để sử dụng Hệ thống trả lời soạn trước của Gmail

1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
2. Nhấp vào liên kết cài đặt ở góc trên bên phải. Đây là biểu tượng trông giống như một bánh răng.
3. Nhấp vào Cài đặt.
4. Nhấp vào tab Labs từ điều hướng cấp cao nhất.
5. Tìm kiếm tính năng được gọi là Câu trả lời soạn trước. Nếu bạn không thể tìm thấy nó sau đó bạn có thể tìm kiếm "Câu trả lời soạn trước" trong thanh tìm kiếm.
6. Chọn Bật, nằm bên cạnh tính năng Câu trả lời soạn trước.
7. Nhấp vào Lưu Thay đổi nằm ở cuối trang.
8. Giờ đây, bạn có thể thấy tính năng "câu trả lời soạn trước" bất cứ khi nào bạn bắt đầu soạn email.
9. Nếu bạn muốn tạo câu trả lời soạn trước mới, hãy bắt đầu bằng cách soạn email của bạn. Sau đó, sử dụng menu thả xuống mũi tên, chọn Trả lời được soạn trước mới và đặt tên cho câu trả lời soạn trước mới của bạn.
10. Để sử dụng câu trả lời soạn trước, hãy mở một email mới và chọn câu trả lời soạn trước mà bạn muốn sử dụng từ trình đơn thả xuống. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa câu trả lời soạn trước khi cần thiết

Thời gian bắt buộc: 5 phút

Mức độ khó khăn: Dễ dàng