Bây giờ, bạn có thể cân nhắc xem liệu bạn có thực sự cần thuê và trả một nhân viên khác để hỗ trợ công việc của bạn hay không. Trước khi bạn viết mô tả công việc và bắt đầu phỏng vấn, hãy dành thời gian để xem xét liệu bạn có thể thực hiện một số hoặc hầu hết các chức năng mà Trợ lý hành chính hoặc Thư ký điều hành có thể sử dụng công nghệ hay không.
Điều gì ngăn cách công việc văn phòng này với các công việc văn phòng và văn phòng thông thường khác là mức trách nhiệm và tính bảo mật liên quan đến vị trí này. Ngoài chức năng văn phòng cơ bản, Trợ lý hành chính hoặc Thư ký điều hành cũng có trách nhiệm viết / chuẩn bị báo cáo, tổ chức / lên lịch họp, xem xét thư từ đến để xác định ý nghĩa, chuẩn bị chương trình nghị sự cho các cuộc họp quan trọng, sắp xếp chuyến đi và lấp đầy khoảng trống để làm bất cứ điều gì là cần thiết, chẳng hạn như nộp đơn để giúp giữ cho bạn được tổ chức và do đó tập trung vào nhiệm vụ công việc của bạn.
Tiêu đề và trả tiền cho cá nhân này xác định vai trò của họ sẽ như thế nào:
- Trợ lý hành chính cấp nhập cảnh
- Trợ lý hành chính
- Trợ lý hành chính cấp cao
- Thư ký điều hành
- Thư ký điều hành cấp cao
- Quản lý văn phòng
- Quản lý văn phòng cao cấp
Khi quy mô của một công ty tăng lên, nhu cầu cho một người được tổ chức cao và có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau tăng lên.
Điều này đặc biệt cần thiết cho các giám đốc điều hành điều hành công ty để duy trì mức độ bảo mật và tính toàn vẹn cao cho doanh nghiệp đang được tiến hành. Do đó, đây là một vị trí quan trọng trong công ty và cần phải có một mô tả công việc và quy trình tuyển dụng chu đáo.
Nhiệm vụ đầu tiên là chuẩn bị mô tả công việc cho thuê mới dựa trên các lĩnh vực công việc mà bạn, người quản lý thuê tin tưởng tốt nhất có thể được giải quyết bởi người khác để bạn tiếp tục với sự tăng trưởng và quản lý của công ty . Có nhiều phiên bản mô tả công việc khác nhau, nhưng cuối cùng chỉ có bạn biết bạn cần gì và do đó cần có một số tùy chỉnh để tạo mô tả công việc mà bạn cảm thấy thoải mái và địa chỉ sở thích cá nhân của bạn.
Sau khi tạo mô tả công việc, hãy tìm một nơi để quảng cáo công việc như trên Indeed.com hoặc Monster. Đó là kinh nghiệm của tôi rằng các ứng cử viên sẽ ngay lập tức bắt đầu áp dụng cho vị trí nếu bạn đã diễn đạt nó một cách thích hợp và đã mô tả loại môi trường làm việc mà họ sẽ làm việc. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng mô tả công việc được tạo ra không làm cho công việc không thú vị.
Nó phải được viết và hấp dẫn để thu hút các ứng viên phù hợp.
Một khi bạn có các ứng cử viên hàng đầu, bước tiếp theo là phỏng vấn họ, và lý tưởng đây là cuộc phỏng vấn trực tiếp bởi vì ứng viên này, nếu được thuê sẽ có thời gian đối mặt với bạn và tốt nhất là nên biết liệu có phù hợp càng sớm càng tốt. Sử dụng các câu hỏi phỏng vấn này để hướng dẫn quy trình.
Việc tìm kiếm Trợ lý hành chính phù hợp hoặc Thư ký điều hành có thể tạo nên sự khác biệt trong ngày làm việc của bạn và ở mức độ lớn, bạn sẽ thành công như thế nào khi bạn có thời gian để tập trung và quản lý doanh nghiệp của mình.
Mô tả công việc khác:
Lễ tân :
Thư ký y tế hoặc Trợ lý điều hành: