Ngoài chức năng văn phòng cơ bản, trợ lý hành chính và thư ký điều hành cũng có trách nhiệm viết hoặc chuẩn bị báo cáo, tổ chức và lên lịch cuộc họp, xem xét các thông điệp gửi đến để xác định ý nghĩa của họ, chuẩn bị chương trình nghị sự cho các cuộc họp hội đồng, sắp xếp chuyến đi, biên soạn biên bản cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị thư từ, và giám sát và đào tạo nhân viên văn phòng cấp cơ sở.
Những vai trò này có thể yêu cầu các cấp độ kinh nghiệm khác nhau và có bất kỳ chức danh công việc tương tự nào:
- Trợ lý hành chính cấp nhập cảnh
- Trợ lý hành chính
- Trợ lý hành chính cấp cao
- Thư ký điều hành
- Thư ký điều hành cấp cao
- Quản lý văn phòng
- Quản lý văn phòng cao cấp
Lưu ý: Vị trí trợ lý pháp lý và y tế là khá khác nhau và yêu cầu đào tạo đặc biệt yêu cầu trong nghề nghiệp mà họ làm việc.
Sự khác biệt giữa trợ lý hành chính và thư ký điều hành
Vai trò của thư ký điều hành và trợ lý hành chính có sự chồng chéo đáng kể và sự khác biệt về vai trò có thể khác nhau tùy theo tổ chức. Trong một số trường hợp, thư ký điều hành tập trung vào nhiều nhiệm vụ hành chính hơn cho người quản lý hoặc giám đốc điều hành, chẳng hạn như lập kế hoạch cuộc họp, lập kế hoạch du lịch, xử lý các giao tiếp bằng văn bản và thậm chí là kế toán. Một trợ lý hành chính có thể tập trung vào nhiều nhiệm vụ hoạt động kinh doanh hơn và đảm nhận vai trò lãnh đạo trong một số năng lực, tạo ra các chương trình nghị sự cho các cuộc họp hoặc hội nghị, quản lý ngân sách và xử lý thanh toán cho nhà cung cấp.
Trợ lý hành chính có thể được yêu cầu phải có một nền giáo dục chuyên biệt hơn trong một số trường hợp, trong đó quản lý hoạt động kinh doanh là rất quan trọng.
Kỹ năng công việc cốt lõi
Cả thư ký điều hành và trợ lý hành chính đều có một bộ kỹ năng công việc cốt lõi cần thiết trong cả hai vai trò. Chúng bao gồm các kỹ năng tổ chức đặc biệt, khả năng giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng tuyệt vời, cũng như sự chú ý mạnh mẽ đến từng chi tiết và tính chuyên nghiệp.
Họ phải có trình độ kỹ thuật với các công cụ tự động hóa văn phòng, bao gồm các phần mềm cần thiết như Microsoft Word, Excel và PowerPoint, cũng như các công cụ kế toán như QuickBooks .
Trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành trong một văn phòng nhỏ
Trong một văn phòng nhỏ, trách nhiệm của một trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành thường được thực hiện bởi một loạt các nhân viên văn phòng. Một số công việc thực sự có thể được thực hiện bởi các giám đốc điều hành của công ty, và vai trò trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành có thể bao gồm nhiều trách nhiệm hơn khi cần thiết trong tổ chức nhỏ hơn.
Trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành trong một văn phòng trung bình
Khi quy mô của một công ty tăng lên, nhu cầu cho một người được tổ chức cao và có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau tăng lên. Điều này đặc biệt đúng đối với các giám đốc điều hành điều hành các công ty yêu cầu mức độ bảo mật và tính toàn vẹn cao đối với doanh nghiệp đang được tiến hành.
Trợ lý hành chính hoặc thư ký điều hành trong một văn phòng lớn
Nó là phổ biến cho một văn phòng lớn để có một số trợ lý hành chính và / hoặc thư ký điều hành. Với quy mô công ty này, thường cần phải có một người quản lý văn phòng điều phối các nhân viên phục vụ các giám đốc điều hành của công ty.
Trong một số trường hợp, một trợ lý hành chính sẽ đi cùng người điều hành trong các chuyến công tác dài ngày để hỗ trợ sắp xếp cuộc họp, lên lịch và các nhiệm vụ tổ chức quan trọng khác.