Làm cho việc lưu trữ hồ sơ của eBay trở nên nhanh chóng bằng các tính năng của PayPal
Nếu bạn là một người bán eBay cho bất kỳ khoảng thời gian nào bạn biết rằng PayPal là một cách tuyệt vời để chấp nhận thanh toán trực tuyến — nhanh chóng, thật dễ dàng và PayPal lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ các giao dịch đã hoàn thành theo cách này. Trong thực tế, bạn có thể truy cập các giao dịch này ở định dạng thuận tiện, bảng tính sẵn sàng để hợp lý hóa thực tiễn kế toán của bạn —khi bạn là người mua, người bán hoặc cả hai, bạn không phải sử dụng trang web PayPal trực tiếp để truy cập hồ sơ mọi giao dịch.
Kết hợp với một chương trình bảng tính như Excel, tính năng PayPal này có thể làm sổ sách kế toán cho người mua nhỏ và vừa và người bán một miếng bánh - đặc biệt nếu bạn cẩn thận sử dụng PayPal cho phần lớn giao dịch của bạn.
Sử dụng Excel để truy cập bản ghi PayPal
PayPal làm cho cơ sở dữ liệu của các giao dịch của bạn có thể truy cập được với bạn ở định dạng được gọi là CSV hoặc "giá trị được phân tách bằng dấu phẩy". Hầu hết các ứng dụng bảng tính như Excel, Quattro Pro hoặc OpenOffice.org Calc — giống như các ứng dụng mà bạn có thể sử dụng để cân bằng sổ séc hoặc thực hiện các khoản thuế của mình — có khả năng đọc và nhập các tệp được lưu trữ ở định dạng này.
Vì PayPal có thể tạo tệp CSV cho bạn dựa trên phạm vi ngày, bạn có thể sử dụng PayPal để tạo thông tin kế toán nhanh, chính xác, đầy đủ (bao gồm phí PayPal , số tiền giao hàng và xử lý và các chi tiết khác) về giao dịch eBay của bạn. trên máy tính của riêng bạn và thao tác trong ứng dụng bảng tính, ví dụ: để sắp xếp theo loại giao dịch hoặc nhận tổng số nhanh cho mục đích thuế.
Tạo tệp CSV bằng PayPal
Để tạo tệp CSV cho các giao dịch PayPal của bạn, hãy đăng nhập vào trang web PayPal giống như cách bạn xem tài khoản của mình bình thường. Sau khi đăng nhập và xem trang "Tài khoản của tôi" mặc định, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào "Lịch sử". Nhấp vào liên kết "Lịch sử" màu xanh lam và trắng gần phía trên giữa trang. (Gợi ý: nó nằm ở bên phải của liên kết "Rút tiền").
- Chọn phạm vi ngày. Sử dụng các công cụ ở khu vực trên cùng của trang để chọn phạm vi ngày cho các giao dịch hiển thị. Bạn có thể chọn các yêu cầu phổ biến như "Tuần trước" (cho tất cả giao dịch trong bảy ngày trước) hoặc "Tháng trước" (cho tất cả giao dịch trong 30 ngày qua) hoặc bạn chọn hiển thị phạm vi ngày cụ thể.
- Nhấp vào liên kết "CSV". Nhấp vào liên kết "CSV" ở bên phải của từ "Tải xuống:" ở phía trên bên phải của khu vực hiển thị. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chọn định dạng tải xuống.
- Nhấp vào nút "Tải xuống". Không thay đổi loại tệp từ "CSV", hãy nhấp vào nút "Tải xuống" màu vàng. PayPal sẽ tạm dừng một lúc để truy cập cơ sở dữ liệu của nó trước khi gửi trình duyệt web của bạn một tệp có tên là Downoad.csv. Lưu điều này vào máy tính để bàn của bạn để dễ dàng truy cập.
Người dùng nâng cao đọc cùng với bài viết này có thể đã biết chính xác những gì họ muốn làm với dữ liệu ở giai đoạn này — nếu đây là bạn, hãy tải xuống các định dạng khác (như định dạng Quicken hoặc Quickbooks) hoặc đi chệch khỏi những điều sau thủ tục.
Nhập tệp CSV vào Excel
Bây giờ bạn đã tải xuống tệp CSV chứa các giao dịch bạn chọn và tệp đã được lưu trên màn hình của bạn, hãy làm theo các bước sau để tải tệp trong Excel.
- Khởi chạy Excel. Nếu tệp CSV trên máy tính của bạn đã trông giống như tệp Excel (tức là biểu tượng đại diện cho tệp trông giống như các biểu tượng bạn thường thấy cho tệp Excel), bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào tệp để mở tệp và vóila— bạn đã hoàn tất! Tuy nhiên, nhiều người dùng sẽ thấy rằng tệp CSV không tự động mở trong Excel khi biểu tượng được nhấp đúp. Nếu đây là bạn, hãy sử dụng trình đơn bắt đầu của bạn để khởi chạy ứng dụng Excel.
- Chọn menu "Tệp", sau đó chọn "Mở". Khi ứng dụng Excel được mở, hãy nhấp vào menu "Tệp" ở phía trên bên trái của cửa sổ và chọn tùy chọn "Mở" từ danh sách lựa chọn. Bạn sẽ được chào đón bởi một cửa sổ hộp thoại nhỏ hơn có nhãn "Mở" hiển thị các tệp trên hệ thống máy tính của bạn.
- Chọn Desktop của bạn. Trong các phiên bản Excel gần đây, điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng "Màn hình" ở bên trái hộp thoại "Mở". Trong các phiên bản Excel cũ hơn, hãy nhấp vào danh sách thả xuống Vị trí gần đầu cửa sổ và chọn "Máy tính để bàn" từ danh sách dài các địa điểm xuất hiện.
- Đặt loại tệp thành "Tất cả tệp". Nhấp vào danh sách thả xuống "Loại tệp" ở gần cuối cửa sổ và thay đổi loại tệp từ "tệp Excel" thành "Tất cả tệp". Điều này sẽ khiến hộp thoại "Mở" hiển thị bất kỳ tệp CSV nào trên màn hình của bạn.
- Nhấp đúp vào tệp "Tải xuống". Tìm tệp CSV (được gọi là "Tải xuống" hoặc "Tải xuống.csv" tùy thuộc vào phiên bản Windows của bạn — bạn có thể phải tìm kiếm trong danh sách tất cả các tệp trên máy tính của mình) trong danh sách tệp được hiển thị trong hộp thoại "Mở" và nhấp đúp vào nó.
Thats tất cả để có nó! Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách có tổ chức, sắp xếp được của tất cả các giao dịch PayPal gần đây của bạn trong Excel. Nếu bạn đã quen với Excel, bạn sẽ có thể đặt thông tin này để sử dụng trong hồ sơ tài chính của bạn ngay lập tức để xử lý, lọc, sắp xếp, tìm kiếm hoặc thao tác các bản ghi PayPal của bạn.
Cũng lưu ý, như đã đề cập ở phần đầu của bài này, các bước tương tự có thể được theo sau để nhập các bản ghi PayPal của bạn vào OpenOffice.org hoặc Quattro Pro. Chỉ cần nhập ứng dụng bảng tính của bạn hoặc mở tệp "CSV" hoặc "giá trị được phân tách bằng dấu phẩy".
Lưu ý cuối cùng, hãy nhớ rằng nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng thông tin này, có thể bạn nên lưu lại thông tin đó ở định dạng chuẩn của Excel (hoặc bất kỳ định dạng chuẩn nào mà bảng tính của bạn sử dụng) để thuận tiện. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào menu "Tệp" ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel và chọn tùy chọn "Lưu dưới dạng". Sau đó, chọn "Microsoft Excel Workbook" từ danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng" ở gần cuối hộp thoại "Lưu dưới dạng" xuất hiện.
Chúc mừng sổ sách kế toán!