Những điều cần đưa vào khi bạn viết hóa đơn cho doanh số bán hàng thương mại điện tử của mình
Một trong những tài liệu kế toán phổ biến nhất là hóa đơn. Trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là khi người mua muốn khiếu nại một số loại khấu trừ, khách hàng trên trang web thương mại điện tử của bạn sẽ yêu cầu hóa đơn. Điều đó kết hợp với thực tế rằng việc tính thuế luôn là đặc trưng theo từng lãnh thổ, điều quan trọng là hóa đơn cho doanh số bán hàng thương mại điện tử của bạn bao gồm một mức thông tin tối thiểu nhất định.
Khi bạn đang thiết kế hóa đơn cho doanh nghiệp thương mại điện tử của mình , dưới đây là một số thông tin mà bạn nên xem xét bao gồm:
01 - Từ "Hoá đơn"
- Lưu ý giao hàng
- Ghi chú ghi nợ
- Chi tiết Chuyển phát nhanh
02 - Số sê-ri hóa đơn duy nhất
Vì đây là tài liệu thuế chính thức, bạn nên thực hiện theo một số logic khi chỉ định số sêri cho mỗi hóa đơn. Ở dạng đơn giản nhất, số sê-ri chỉ là một số lớn hơn số sêri trước đó. Trong một hệ thống hơi phức tạp hơn, bạn có thể khởi tạo số sê-ri mỗi năm tài chính. Trong các hệ thống phức tạp hơn, bạn có thể muốn có một số sê-ri chữ số. Trong hệ thống này, lá thư có thể cho biết khách hàng hoặc danh mục sản phẩm cụ thể.
03 - Tên doanh nghiệp chính thức của bạn và bất kỳ tên phụ nào
Hóa đơn của bạn phải bao gồm tên doanh nghiệp chính thức của bạn. Nếu có tên liên quan khác, những tên đó cũng phải được đề cập đến. Ví dụ có thể là "Người bán chất lượng" làm tên doanh nghiệp và "nhượng quyền thương mại của Thị trường trực tuyến XYZ" làm chỉ báo phụ.
04 - Thông tin liên hệ
Ở mức tối thiểu tuyệt đối, thành phố và quốc gia của bạn nên được đề cập. Trong trường hợp không có thông tin này, vị trí thuế sẽ không rõ ràng. Tất nhiên, nếu tôi nhận được hóa đơn chỉ đề cập đến thành phố và quốc gia, tôi sẽ lo lắng về tính xác thực của doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử. Bạn nên bao gồm địa chỉ đường phố, số điện thoại và địa chỉ email đầy đủ của mình.
Thông tin liên hệ bổ sung cũng có thể có ý nghĩa trong trường hợp đến. Một số thông tin bổ sung như vậy có thể là:
- Chi nhánh văn phòng
- Liệt kê riêng các địa chỉ email cho một bộ phận khác như dịch vụ khách hàng, thanh toán, hỗ trợ bán hàng ...
05 - Mã số thuế và các mã đăng ký kinh doanh khác
Nếu bạn thêm thuế dưới hình thức thuế dịch vụ, VAT, GST hoặc một số loại khác mà khách hàng có thể tận dụng khoản đặt ra, bạn cần phải bao gồm mã đăng ký cho loại thuế cụ thể đó. Ngoài ra, tùy thuộc vào vị trí của bạn, có thể cần phải liệt kê id đăng ký doanh nghiệp của bạn trên hóa đơn.
06 - Chi tiết khách hàng
Hóa đơn không phải là công cụ mang. Nó có nghĩa là một hóa đơn không phải là tài sản của người sở hữu nó. Thay vào đó, hóa đơn phải được gửi đến một thực thể cụ thể. Vì vậy, bạn phải liệt kê người mua. Thông thường, tên đầy đủ chính thức là đầy đủ. Tuy nhiên, hầu hết người bán thương mại điện tử đều muốn bao gồm địa chỉ đường phố và địa chỉ email.
07 - Mô tả mặt hàng
Tên, kích cỡ (nếu có), loại (nếu có), số lượng, đơn giá và tổng giá phải được đề cập cho từng mặt hàng mà khách hàng mua.
08 - Chi phí bổ sung và các khoản khấu trừ vào chi phí
Các khoản bổ sung có thể bao gồm, bưu chính, xử lý giao hàng, thuế, các khoản phí chưa thanh toán trước đó. Trừ có thể bao gồm giảm giá, tín dụng, phiếu giảm giá và các loại tương tự.
09 - Chi tiết và phương thức thanh toán
Nên có một đề cập đến các phương pháp khác nhau mà khách hàng có thể thanh toán. Nó có thể bao gồm các chi tiết về tên trong đó séc phải được rút ra, hoặc id PayPal mà số tiền đó sẽ được chuyển, hoặc chi tiết ngân hàng. Trong hầu hết các thương mại điện tử B2C, hóa đơn thực sự được tạo sau khi thanh toán đã được nhận. Trong trường hợp đó, các chi tiết thanh toán đã nhận sẽ được đề cập.
10 - Điều khoản và điều kiện
Các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc bán hàng phải được đề cập. Khi các doanh nghiệp đang sử dụng các mẫu hóa đơn được in sẵn, các điều khoản và điều kiện này có xu hướng được in sẵn trên văn phòng phẩm. Các điều khoản và điều kiện phổ biến bao gồm các chi tiết về hoàn phí, trả lại , sửa chữa, bảo lãnh và bảo hành. Ngoài ra, vì chúng ta đang nói về thương mại điện tử, nên có thể có ý nghĩa bao gồm chính sách bảo mật của bạn ở đây.