Khủng hoảng tiếp theo của bạn chỉ quanh góc - Hãy sẵn sàng ngay
Tổ chức phi lợi nhuận của bạn đã sẵn sàng để trở thành tin tức mới nhất của đêm nay chưa?
Bạn thậm chí không phải phạm tội gì đó để trở thành tin tức hàng ngày. Những điều tồi tệ xảy ra ngay cả với các tổ chức phi lợi nhuận xứng đáng.
Trong sự nghiệp phi lợi nhuận của tôi, các tổ chức tôi đã làm việc vì đã trải qua cái chết của khách hàng; một sản phẩm giả mạo đe dọa gây quỹ lớn nhất; một vụ bê bối thể thao; và chụp hình đại chúng trong khuôn viên trường.
Chúng tôi đã học được cách khó khăn để chuẩn bị hoặc chuẩn bị để chịu đựng nhiều hơn mức cần thiết.
Dưới đây là sáu đề xuất để quản lý khủng hoảng của bạn tốt hơn bởi tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
01 - Đừng đợi.
Thay vào đó, hãy suy nghĩ về các tình huống có thể xảy ra hoặc các loại thảm họa có thể xảy ra và bắt đầu lập kế hoạch cho chúng.
Giáo dục bản thân về những cuộc khủng hoảng phi lợi nhuận và nói chuyện với những người đã phong hóa chúng. Mời một cựu chiến binh của thiên tai để nói chuyện với nhân viên của bạn và hội đồng quản trị của bạn. Chỉ định nhân viên quan hệ công chúng của bạn soạn thảo một kế hoạch khủng hoảng và cho họ thời hạn.
Ủng hộ chuẩn bị khẩn cấp thực sự. Nhiều người trong tổ chức phi lợi nhuận, đặc biệt là các tổ chức nhỏ, không nghĩ bất cứ điều gì xấu sẽ xảy ra. Họ không muốn nghĩ về nó. Họ không tin rằng họ có thời gian để chuẩn bị.
Và họ thậm chí có thể oán trách các nhân viên thúc đẩy chủ đề này. Vẫn nói lên. Nếu cuộc khủng hoảng đó xảy ra, mọi người sẽ đánh giá cao sự suy đoán của bạn.
02 - Nhận ra rằng khủng hoảng có nhiều hình dạng.
Giống như một ngọn lửa, nhanh chóng nhận được trên đầu trang của một cuộc khủng hoảng có thể làm cho một sự khác biệt rất lớn trong kết quả.
Cuộc khủng hoảng của bạn có thể là một tai nạn liên quan đến tình nguyện viên, cái chết của một khách hàng, tham ô bởi nhân viên tài chính của bạn, vụ kiện của một cựu nhân viên, hoặc một cuộc tấn công hack đe dọa sự riêng tư của các nhà tài trợ và khách hàng của bạn .
Tất cả đều yêu cầu các câu trả lời khác nhau. Chuẩn bị cho nhiều như bạn có thể tưởng tượng, và làm hết sức mình để đặt kế hoạch tại chỗ để giảm thiểu thiệt hại cho danh tiếng của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Ngay cả khi điều gì đó xảy ra mà bạn không nghĩ đến, việc chuẩn bị cho các loại trường hợp khẩn cấp khác sẽ giúp bạn. Việc lập kế hoạch có thể tiết lộ những khoảng trống về an ninh, bảo hiểm , các chính sách nhân sự không đầy đủ, hoặc sự thiếu hụt của những người có kỹ năng cụ thể.
Thực hành bất kỳ phản ứng khẩn cấp nào có khả năng giúp tổ chức của bạn chuẩn bị tốt hơn cho người khác.
03 - Xây dựng kế hoạch hậu cần và kế hoạch truyền thông.
Phát triển một chương trình quản lý rủi ro để đối phó với sự mất mát của cuộc sống, tài sản, và các vấn đề bảo hiểm. Xác định những người có thể hành động nhanh chóng, thông báo giúp đỡ thích hợp và quản lý các kế hoạch di tản.
Một kế hoạch truyền thông liên quan đến việc xác định người phát ngôn, chỉ định một người nào đó để thu thập sự thật khi họ xuất hiện, viết thông cáo báo chí và định vị một nơi để tổ chức họp báo .
04 - Nhận ngôi nhà truyền thông xã hội của bạn theo thứ tự
Hầu như tất cả các tổ chức phi lợi nhuận đều sử dụng một số phương tiện truyền thông xã hội. Quyết định bây giờ ai sẽ quản lý phương tiện đó trong tình huống khẩn cấp. Thiết lập một bảng điều khiển (đây là chín để xem xét), nơi bạn có thể theo dõi tất cả các nền tảng truyền thông xã hội và đáp ứng một cách nhanh chóng.
Vì phương tiện truyền thông xã hội, có rất ít cơ hội kiểm soát thông tin theo cách được sử dụng để có thể. Vì vậy, không thử. Nhưng bạn có thể cung cấp thông tin hữu ích, chống lại tin đồn với thực tế và thể hiện sự quan tâm.
Đừng để các trang truyền thông xã hội của bạn ngồi đó. Sử dụng chúng. Một nghiên cứu cho thấy các tổ chức phi lợi nhuận thường không trả lời các câu hỏi hoặc khiếu nại về truyền thông xã hội.
Tuy nhiên, phương tiện truyền thông xã hội có thể là cách tốt nhất để thể hiện khuôn mặt con người của tổ chức của bạn và củng cố danh tiếng của mình để trở nên tử tế, thông cảm, lịch sự, chính xác và là nguồn thông tin không thiên vị.
05 - Chuẩn bị nói.
Sau đó, cập nhật thông tin cập nhật khi sự kiện phát triển. Đối với nhiều tình huống, bạn có thể đã chuẩn bị báo cáo.
Trong tất cả các thông tin liên lạc, hãy quan tâm, thể hiện sự quan tâm, nói mối quan tâm và luôn nói sự thật. Đừng ngại nói, "Chúng tôi không biết." Đó là tốt hơn so với đoán. Thêm rằng bạn đang làm việc càng nhanh càng tốt để có được tất cả các sự kiện.
Xa hơn là bị mất bởi từ chối nói chuyện với các phương tiện truyền thông hơn là có nguy cơ bằng cách làm như vậy. Một chân không của thông tin giống như sự thù địch của phương tiện truyền thông và sự mất tự tin của công chúng.
06 - Cung cấp đào tạo truyền thông
Tập hợp một chương trình đào tạo truyền thông trước khi thảm họa xảy ra. Đào tạo bất kỳ ai có thể cần trở thành người phát ngôn. Đó có thể là chủ tịch hội đồng quản trị của bạn, CEO của bạn và các nhân viên chủ chốt khác, chẳng hạn như một người quan hệ truyền thông. Ngoài ra, hãy xem xét việc gây quỹ hàng đầu của bạn, điều phối viên tình nguyện của bạn và, nếu có thể, người quản lý hoặc người quản lý cơ sở của bạn.
Đào tạo phương tiện truyền thông không cần tốn nhiều tiền nếu bạn có ai đó trên diễn đàn của bạn làm việc trong quan hệ công chúng hoặc ai đó là thành viên của giới truyền thông. Điều quan trọng là làm điều đó thường xuyên để những người mới trở thành được đào tạo, và những người khác không già đi.