Thiết kế lịch viết trợ cấp sẽ giúp bạn tập trung, đúng giờ và chịu trách nhiệm về tất cả các chi tiết.
Năm này qua năm khác, lịch trợ cấp có thể là một công cụ tuyệt vời sẽ giúp bạn chỉ sau khi tài trợ phù hợp nhất với các chương trình của bạn và giúp bạn tiếp cận tốt với các nhà tài trợ.
Phát triển lịch đề xuất tài trợ ngay hôm nay và xây dựng bản đồ cho sự thành công gây quỹ trong tương lai.
Tạo ra một lịch trình tài trợ toàn diện không mất thời gian và có thể là một chút hấp dẫn. Tuy nhiên, một chút công việc trả trước sẽ giúp bạn tiết kiệm vô số giờ và nguồn lực trong năm. Bạn thậm chí có thể thư giãn một chút.
Dưới đây là một số bước đơn giản để bạn bắt đầu trên lịch cấp phép của mình.
Chọn mẫu cho lịch đề xuất tài trợ của bạn
Định dạng bạn chọn tùy thuộc vào nhu cầu tổ chức, nhóm và phong cách làm việc cá nhân của bạn. Đối với nhiều tổ chức, một bảng tính, được chia hàng tháng, hoạt động khá tốt. Những người khác thích chi tiết hơn mà phần mềm quản lý dự án cung cấp.
Bất kể định dạng nào, mỗi lịch cấp quyền sẽ cung cấp cho bạn một bản chụp nhanh của tháng, thời hạn, các hành động cần thiết để hoàn thành đề xuất và trạng thái của ứng dụng. Bạn có thể tìm thấy mẫu lịch cấp quyền mẫu tại đây.
Lịch biểu của bạn cũng nên bao gồm một phần nhiệm vụ. Bạn có thể liệt kê các tác vụ trực tiếp trên lịch hoặc trên một tab riêng. Nếu bạn đang làm việc trên các khoản tài trợ với người khác, hãy sử dụng phần mềm cộng tác như Google Documents để tránh trùng lặp và đảm bảo rằng mọi người luôn được cập nhật.
Xem xét các khoản trợ cấp trong quá khứ của bạn
Xem xét các khoản tài trợ của bạn từ năm ngoái. Quyết định xem bạn sẽ đăng ký lại lần nào. Xem xét:
- Số tiền tài trợ bạn nhận được
- Ứng dụng mất bao nhiêu thời gian
- Và khả năng nhận tiền lại
Đảm bảo xem lại tất cả các nguyên tắc cấp hàng năm, vì các ưu tiên tài trợ thay đổi.
Nghiên cứu và tài trợ mới
Bắt đầu bằng cách tìm tất cả các khoản tài trợ mà bạn đủ điều kiện. Đừng lãng phí thời gian xin trợ cấp mà bạn sẽ không bao giờ nhận được.
Hoàn toàn đánh giá từng khoản trợ cấp mới mà bạn nghĩ có thể làm việc cho chương trình của bạn. Xem xét các ưu tiên của các nhà tài trợ, các loại và giá trị của các khoản tài trợ được đưa ra, và số lượng công việc mà mỗi ứng dụng sẽ thực hiện.
Xem lịch chính thức của tổ chức từ thiện của bạn
Bạn có một buổi gây quỹ lớn mất nhiều thời gian của bạn? Nhân viên của bạn có lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ kéo dài không? Hãy suy nghĩ về nhân viên và cam kết thời gian của tổ chức từ thiện của bạn trên cơ sở từng tháng. Hãy ghi nhớ những hạn chế này khi tạo lịch quy hoạch tài trợ của bạn.
Điền vào thời hạn khó
Khi bạn đã quyết định áp dụng các khoản trợ cấp nào, hãy điền vào bảng tính của bạn với các khoản trợ cấp có giới hạn thời gian khó. Vì những thay đổi này không thay đổi, chúng cung cấp một bộ khung mà bạn có thể sắp xếp phần còn lại của nội dung gửi.
Điền vào thời hạn chót
Một khi bạn có một hình ảnh của năm sắp tới và đã điền vào các thời hạn khó khăn, đó là thời gian để phù hợp trong thời hạn cán. Nếu bạn đang nộp đơn xin chương trình cho công ty, hãy đặt chúng sớm hơn trong năm vì các nguồn này có thể hết tiền. Nếu bạn biết khi nào một Quỹ hoặc các nhà tài trợ khác xem xét đơn xin trợ cấp, bạn có thể lên kế hoạch gửi các đơn đăng ký của mình trước thời điểm đó.
Điền vào phần nhiệm vụ
Hãy nghĩ về từng nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một đề xuất. Dữ liệu của bạn có được cập nhật không? Bạn có cần được sự chấp thuận nội bộ không?
Hãy suy nghĩ về từng nhiệm vụ. Sau đó, làm việc ngược với thời hạn cho mỗi hành động. Sau khi bạn đã hoàn thành lịch trình công việc, bạn có thể cần phải xáo trộn một số thời hạn của bạn.
Phần nhiệm vụ cũng là một nơi tuyệt vời để ghi chép về quy trình đăng ký, bao gồm các cuộc hội thoại bạn đã có với các nhà tài trợ và các bài học kinh nghiệm.
Sau đó, bạn có thể tham khảo những ghi chú này vào năm sau khi bạn đăng ký lại.
Hãy thực tế
Tốt hơn là nộp đơn xin mười khoản trợ cấp có liên quan, vững chắc hơn là nộp hai mươi đơn xin như vậy.
Hãy thực tế về số lượng công việc mà mỗi lần gửi sẽ mất và lượng thời gian bạn có. Loại bỏ các khoản tài trợ dường như không chắc chắn hoặc vượt quá phạm vi dịch vụ của bạn.
Cứ cố gắng cải thiện
Lịch cấp quyền không phải là tài liệu tĩnh. Nếu bạn nghe về cơ hội tài trợ mới, hãy thêm chúng. Nếu chương trình của bạn hoặc ưu tiên tài trợ thay đổi, hãy thay đổi lịch biểu. Tối thiểu, lịch tài trợ của bạn phải được xem xét hàng năm.
Hãy chắc chắn để xây dựng thời gian vào mỗi năm để xem lại lịch của bạn, phản ánh về những thành công của bạn và lên kế hoạch cho chiến lược của bạn cho năm tiếp theo.
Việc tạo lịch cấp quyền mất thời gian trả trước, nhưng khi bạn đã hoàn thành công việc ban đầu, bạn đang trên đường đến chiến lược cấp phép thành công.
Kerri Drumm giúp các tổ chức phi lợi nhuận bằng việc tạo điều kiện thuận lợi, đào tạo, phát triển tổ chức và viết văn bản trợ cấp.