Lấy các tập tin tài trợ của bạn theo thứ tự
Khi nào bạn biết khi nào thời gian đó đã đến, và sau đó bạn làm gì? Một số chuyên gia phi lợi nhuận đã đưa ra những câu trả lời này khi tôi yêu cầu họ hoàn thành câu này: "Tôi biết đã đến lúc để có được một hệ thống quản lý tài trợ mới khi ...."
- Người mà chúng tôi đã không thể báo cáo dữ liệu theo những cách chúng tôi cần.
- Con chó ăn các thẻ chỉ mục của tôi.
- Tôi muốn biết về các nhà tài trợ của tôi, và mất một lượng thời gian nhân viên vô lý để tìm ra câu trả lời.
- "Hệ thống" cuối cùng còn lại trong đầu.
- Người duy nhất có manh mối về cách sử dụng hệ thống (cơ sở dữ liệu Access cũ) đã nghỉ hưu.
- Máy tính của một tình nguyện viên bị rơi, và chúng tôi mất tất cả.
Những lý do đó có đúng với tổ chức phi lợi nhuận của bạn không?
Tuy nhiên, việc quyết định rằng bạn cần một hệ thống mới là phần dễ dàng. Có một thế giới của thông tin khó hiểu về các hệ thống cạnh tranh trên mạng, và không có cách nào dễ dàng để đặt tất cả lại với nhau.
Tôi đã chuyển sang "Báo cáo người tiêu dùng" của công nghệ phi lợi nhuận để tìm câu trả lời. Idealware là một tổ chức phi lợi nhuận giúp các tổ chức phi lợi nhuận khác đưa ra các quyết định phần mềm thông minh bằng cách thực hiện nghiên cứu không thiên vị và sau đó dịch nó thành các báo cáo, bài viết và đào tạo dễ hiểu.
Andrea Berry, Giám đốc Quan hệ đối tác và Học tập tại Idealware, gợi ý các bước này để lựa chọn một hệ thống quản lý nhà tài trợ mới.
Tìm ra nếu bạn thực sự cần một hệ thống mới.
Berry nói để bắt đầu bằng cách đánh giá lý do tại sao bạn không thích hệ thống của bạn. Vấn đề có thể không phải là những gì bạn nghĩ, và nó không phải dễ dàng để chuyển đổi phần mềm. Phải mất thời gian, công sức và tiền bạc.
Berry nói, "Không có hệ thống đạn bạc nào ngoài đó, vì vậy hãy chắc chắn rằng hệ thống hiện tại của bạn thực sự là không đủ.
Ví dụ, bạn có thể chỉ cần tìm hiểu thêm về hệ thống mà bạn có, thay vì chuyển hoàn toàn sang một hệ thống hoàn toàn mới. "
T ake thời gian để xác định vấn đề thực sự là gì. Nó có thể là một trong những điều sau đây?
- Bạn cần đào tạo thêm. Có lẽ hệ thống hiện tại của bạn có các tính năng mà bạn không hiểu hoặc biết cách sử dụng. Hỏi nhà cung cấp của bạn nếu có các tùy chọn đào tạo, như video hoặc tài nguyên trực tuyến, bạn có thể truy cập.
- Bạn cần thêm hỗ trợ. Các tùy chọn hỗ trợ cho hệ thống hiện tại của bạn là gì? Có hỗ trợ sẵn có và giá cả phải chăng không? Nhà cung cấp có hiểu vấn đề của bạn và cố gắng giúp đỡ hay họ nói chuyện với bạn? Họ có giải pháp cho vấn đề cụ thể của bạn không?
- Bạn không hiểu tất cả các khả năng của hệ thống hiện tại của bạn. Bạn có thực sự biết chắc chắn rằng nó không làm những gì bạn muốn? Có tài liệu có sẵn không? Một số nhà cung cấp đang nỗ lực để cung cấp thêm trợ giúp như video, diễn đàn nơi bạn có thể đặt câu hỏi và tài liệu được viết cho những người không phải là người kỹ thuật.
- Hệ thống của bạn quá yếu hoặc quá mạnh. Định kích thước hệ thống cho quy trình của bạn và ngân sách của bạn là một bước quan trọng.
- Hệ thống của bạn quá đắt. Bạn có trả tiền cho nhiều chức năng hơn bạn cần không? Berry nói, "Khi nói chuyện với một nhà cung cấp, hãy nhớ rằng đây là một sự bán hàng ... bản chất là 'bán ra'. Hiểu được nhu cầu của bạn sẽ giúp bạn không bị phân tâm bởi 'hội chứng vật thể sáng bóng'. "
- Hệ thống của bạn đã lỗi thời. Có lẽ hệ thống của bạn thiếu các tính năng mới. Hãy ghi nhớ, nó nên được cập nhật thường xuyên hoặc tự động hoặc của chính bạn hoặc nhà cung cấp của bạn. Chỉ cần ý thức về cách hệ thống của bạn luôn cập nhật.
- Hệ thống của bạn không còn được nhà cung cấp hỗ trợ. Berry nói điều này không phổ biến nhưng xảy ra, đặc biệt nếu một nhà cung cấp nhỏ hơn được mua bởi một nhà cung cấp lớn hơn.
Idealware cung cấp một sổ làm việc, Hướng dẫn người tiêu dùng cho các hệ thống quản lý tài trợ chi phí thấp sẽ giúp hướng dẫn bạn qua quy trình tự đánh giá này.
Xác định một nhóm các bên liên quan.
Vì vậy, bạn đã quyết định chuyển đổi. Tiếp theo là gì?
Berry nói: "Những gì chúng tôi thấy là giám đốc phát triển quyết định mua hệ thống mới nhưng không tham khảo ý kiến của bộ phận tiếp thị hoặc giám đốc điều hành hoặc điều phối viên tình nguyện , tất cả đều sẽ sử dụng hệ thống".
Đó là một ý tưởng tốt để tham khảo ý kiến tất cả những người sẽ sử dụng hệ thống. Khi bạn đang suy nghĩ về các tính năng mà bạn cần, hãy để mọi người có tiếng nói. Đảm bảo rằng mọi người sẽ sử dụng hoặc bị ảnh hưởng bởi hệ thống được trình bày. Một người nào đó trong bộ phận quà tặng lớn chắc chắn nên có mặt như một cá nhân đứng đầu những nỗ lực gây quỹ.
Hiểu các quy trình hiện tại của bạn.
Lập danh sách chi tiết về các quy trình gây quỹ của bạn, chuẩn hóa chúng và đánh giá mọi thứ bạn làm với cơ sở dữ liệu của bạn. Hỏi tổ chức của bạn:
- Tại sao chúng ta làm theo cách này?
- Chúng ta có phải tiếp tục làm những việc theo cách đó không?
Berry cho biết, "Tiêu chuẩn hóa cho phép bạn linh hoạt trong việc lựa chọn một hệ thống ... các hệ thống ít tốn kém không đủ khả năng linh hoạt tuyệt vời, vì vậy càng ít 'kỳ quặc' càng tốt. Hãy tìm các phương pháp hay nhất trong lĩnh vực này và tránh các thủ tục độc đáo."
Loại bỏ dư thừa trước khi bạn đầu tư. Ví dụ, bạn nhập một địa chỉ bao nhiêu lần? Không thực hiện các chiến thuật kỳ quặc đã tăng nhanh qua các năm và thay vào đó tập trung vào những gì mà tổ chức của bạn hiện đang cần.
Ví dụ: bạn sẽ muốn đặt tiêu chuẩn cho mục nhập số điện thoại. Bạn có ghi lại số điện thoại là (555)555-5555 hoặc 555-555-5555 không? Đây là tất cả các chi tiết cần thiết để suy nghĩ.
Ưu tiên danh sách các tính năng mong muốn của bạn .
Nhận tất cả mọi người cùng nhau, những người sẽ sử dụng hệ thống hoặc những người sẽ nhận được báo cáo từ đó. Động não mọi thứ bạn có thể muốn, và sau đó xếp hạng các tính năng này. Xác định những gì bạn hoàn toàn cần, mà không có hệ thống là vô dụng. Thực hiện điều này trước tiên sẽ giúp bạn tránh khỏi mức độ phức tạp có thể phá vỡ ngân sách của bạn.
Berry đề xuất tạo danh sách gồm ba tầng:
- Bạn cần gì hoặc hệ thống khác là vô dụng?
- Điều gì sẽ là tốt đẹp để có nhưng không phải là một đối phó breaker?
- Bạn muốn gì nếu tiền không có lựa chọn?
Các tính năng phổ biến thường bao gồm:
- Theo dõi mức độ tương tác của nhà tài trợ
- Trường tùy chỉnh và ghi chú
- Nhà tài trợ
- Lên lịch khả năng
- Báo cáo về xu hướng phổ biến
- Quản lý thành viên
Tiền thưởng: Hãy xem Hướng dẫn của Salsa về CRM để xác định các tính năng phù hợp cho tổ chức của bạn.
Làm nghiên cứu của bạn.
Sử dụng Idealware. Họ đã thực hiện các nghiên cứu cần thiết cho bạn. Các báo cáo của Idealware đã thu hẹp lĩnh vực này, chọn các hệ thống là hệ thống quản lý tài trợ chuyên dụng, và sau đó lấy ra mười hệ thống hàng đầu và cung cấp một danh sách các tính năng.
Xem Hướng dẫn của người tiêu dùng về các hệ thống quản lý tài trợ chi phí thấp.
Sử dụng báo cáo, tạo danh sách rút gọn gồm ba hoặc bốn hệ thống khả thi.
Lên lịch biểu diễn của nhà cung cấp.
Một số nhà cung cấp sẽ đến với bạn, hoặc bạn có thể đến với họ. Nhưng nhiều bản trình diễn được phát trực tuyến với sự trợ giúp của một công cụ chia sẻ web. Đôi khi bạn thậm chí có thể tải xuống phiên bản dùng thử.
Hãy chắc chắn sử dụng các ví dụ thực tế để xem mỗi hệ thống sẽ hoạt động như thế nào cho nhu cầu của bạn. Một trợ giúp tuyệt vời là Sixware của Idealware để điều hướng Demo của nhà cung cấp.
Xếp hạng các hệ thống chống lại danh sách mong muốn của bạn — nhu cầu cốt lõi so với nhu cầu cốt lõi và chi phí cao so với giá cả phải chăng — và chọn hệ thống phù hợp với bạn.
Bạn có thể mua hệ thống mới của mình bằng thẻ tín dụng trực tuyến, nhưng các hệ thống lớn hơn có thể có hợp đồng cần được xử lý và ký tên.
Berry cho biết: "Đôi khi bạn có thể bắt đầu sử dụng hệ thống mới của mình ngay lập tức, trong khi các hệ thống khác cần được tùy chỉnh. DonorPerfect Online nổi tiếng về việc tùy chỉnh hệ thống trước khi bạn bắt đầu, trong khi các hệ thống khác, như GiftWorks, dễ sử dụng Một số hệ thống sẽ cần một nhà tư vấn để thiết lập. "
Hãy nhớ rằng bạn sẽ sử dụng CRM của bạn để cải thiện mối quan hệ nhà tài trợ nhiều nhất, nhưng bạn thậm chí có thể sử dụng nó để nâng cao các chiến lược gây quỹ của bạn.
Dan Quirk là Giám đốc tiếp thị tại Salsa Labs, công ty phần mềm gây quỹ hàng đầu cho các tổ chức phi lợi nhuận tập trung vào tăng trưởng. Tập trung tiếp thị của Dan về tạo nội dung, tối ưu hóa chuyển đổi và công nghệ tiếp thị hiện đại giúp anh ta huấn luyện các nhóm phát triển phi lợi nhuận về các phương pháp hay nhất gây quỹ kỹ thuật số.