Được linh hoạt
Đừng khóa mình vào những ngày cụ thể. Sẵn lòng di chuyển các chuyến đến và / hoặc khởi hành đến các ngày hoặc thời gian lưu trú thấp hơn để tạo ra một mức giá tốt hơn.
Làm nghiên cứu của bạn
Nếu một sự kiện lớn khác được đặt xảy ra trong ngày của bạn, khoảng không quảng cáo phòng sẽ có khả năng ở mức thấp và mức giá phải trả.
Suy nghĩ trước
Bắt đầu các cuộc đàm phán hợp đồng càng sớm càng tốt. Đó là thị trường của một nhà lập kế hoạch (hiện tại) và các khách sạn đang háo hức để khóa trong kinh doanh trong tương lai. Tuy nhiên, hãy theo dõi sát các dự báo của khách sạn. Khi mức độ kinh doanh ổn định và leo lên như vậy sẽ có giá phòng. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn có thể linh hoạt điều chỉnh các hợp đồng dài hạn để tính đến các xu hướng đặt chỗ / đặt chỗ mới.
Hoặc sống trong khoảnh khắc
Các đặt phòng ngắn hạn cũng có thể tiết kiệm đáng kể. Trong nền kinh tế này, một số khách sạn đang giảm giá cho các nhà lập kế hoạch sẵn sàng tổ chức các sự kiện trong một thời gian chặt chẽ.
Làm cho nó dễ dàng
Hãy rõ ràng về giá trị của bạn và những gì bạn muốn đổi lại. Cung cấp RFP chi tiết (Yêu cầu Đề xuất) trích dẫn những gì bạn cần (chỗ ở, không gian hội họp và phạm vi giá), những gì bạn muốn (nhượng bộ) và thời gian của bạn là câu trả lời.
Cho họ biết bạn là ai
Đừng cho rằng khách sạn biết. Cung cấp thông tin chi tiết về công ty của bạn và những người tham dự của bạn để cho thấy lý do tại sao bạn (và họ) có giá trị nỗ lực, đặc biệt là phòng và chi tiêu dữ liệu từ những năm trước.
Số lượng nhất quán
Đã là một khách hàng trung thành trong nhiều năm? Đừng ngại nhắc nhở khách sạn về sự cống hiến hiện tại (và tương lai) của bạn.
Nhưng, đừng để lòng sùng mộ đó ngăn bạn đi mua sắm xung quanh để đảm bảo bạn đang nhận được mức giá tốt nhất cho số tiền của mình.
Tìm kiếm nhượng bộ
Khách sạn sẽ không nhúc nhích về giá? Có thể họ có thể giúp bằng nhiều cách khác. Yêu cầu các đặc quyền như nâng cấp phòng, giảm phí resort, phòng tập thể dục miễn phí hoặc truy cập Wi-Fi hoặc thậm chí tiếp tân miễn phí. Bạn sẽ không biết những gì bạn có thể nhận được nếu bạn không bao giờ yêu cầu. Hãy thận trọng, mặc dù, về yêu cầu nhiều hơn những gì làm cho tinh thần cho kích thước của nhóm của bạn và không để cho nhượng bộ wrangling nhận được trong cách của một mối quan hệ tốt khác.
Chú ý đến bản in đẹp
Các điều khoản về tiêu hao, lệ phí phạt, chính sách chấm dứt hoặc hủy bỏ - hãy đảm bảo bạn xem kỹ bản in nhỏ. Tiền phạt có thể được miễn, hoãn hoặc thương lượng không? Phòng có thể được bán lại mà không bị phạt?
Được chủ động
Yêu cầu quyền kiểm toán để bạn có thể kiểm tra chéo danh sách khách của khách sạn đối với danh sách người tham dự. Bạn có thể nhận được tín dụng cho người đăng ký trễ, khởi hành sớm hoặc người tham dự đặt bên ngoài khối không? Nó thậm chí có thể nhận được tín dụng cho người đi hội nghị những người "đi" đến các khách sạn khác (khi khách được gửi đến các tài sản khác do quá bán của khách sạn chủ nhà) hoặc cho no-show.