Bao gồm mọi thứ từ các dịch vụ được cung cấp cho lịch thanh toán
Bốn từ nên có vị trí của họ trong sổ tay lập kế hoạch sự kiện của bạn: Nhận nó bằng văn bản . Hầu hết chúng ta đã nghe thấy cụm từ thốt ra cùng một lúc. Với lý do chính đáng. Những lời hứa được thực hiện trong quá trình trò chuyện có thể dễ dàng trở thành một ký ức xa xôi hoặc bị lãng quên hoàn toàn. Có được các điều khoản được thỏa thuận bằng văn bản nhằm bảo vệ cả hai bên liên quan và là một điều cần thiết trong kinh doanh. Biết cách thương lượng các hợp đồng lập kế hoạch sự kiện tốt nhất là một bước quan trọng trên con đường dẫn đến thành công.
Chỉ định những dịch vụ nào bạn sẽ cung cấp
Bạn có thể nghĩ rằng, như là một kế hoạch sự kiện, nó là khá rõ ràng những dịch vụ bạn sẽ được cung cấp. Tất cả các lý do để mô tả những chi tiết này rất chi tiết. Các nhà lập kế hoạch sự kiện cung cấp một loạt các dịch vụ; mục tiêu ở đây là thiết lập những gì bạn sẽ cung cấp để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào sau này. Cho dù đó là lựa chọn thực đơn, sắp xếp hoa hoặc chọn địa điểm, hãy nêu rõ các mục mà bạn có trách nhiệm. Sau khi đã ký, trách nhiệm của bạn sẽ được giới hạn trong các mục cụ thể có trong hợp đồng lập kế hoạch sự kiện.
Đọc giữa các dòng
Khi xem lại các hợp đồng sự kiện, hãy chú ý đến các chi tiết. Đọc kỹ mọi dòng. Và sau đó đọc giữa các dòng . Hãy chú ý đến bất kỳ ngôn ngữ nào mơ hồ; các mục được đề cập trong các tổng quát sẽ phải được giải thích và có thể tàn phá cho bạn và doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn.
Theo dõi bất kỳ khoản phí hoặc khoản phí ẩn nào cho biết có thể có phụ phí bổ sung. Làm rõ các tiện ích bổ sung đó hoặc thương lượng để xóa chúng khỏi hợp đồng sự kiện .
Câu hỏi, Câu hỏi, Câu hỏi
Khi bạn đang trong quá trình đàm phán hợp đồng sự kiện, hãy hỏi mọi khoản phí. Nếu một khách sạn hoặc nhà cung cấp có một mục được liệt kê trong hợp đồng sự kiện, họ sẽ có thể giải thích sự hiện diện của nó ở đó và biện minh cho chi phí liên quan .
Đôi khi chỉ yêu cầu làm rõ có thể dẫn đến việc miễn lệ phí.
Đừng bị đe dọa. Khi còn trẻ, chúng ta được dạy rằng câu hỏi ngu xuẩn duy nhất là câu hỏi không được hỏi. Khi đàm phán, hãy hỏi đi. Nếu một cái gì đó trong một hợp đồng không rõ ràng với bạn, hãy hỏi. Nếu bạn nhận thấy một mục hàng đã bị bỏ qua, hãy hỏi. Tốt hơn để hỏi bây giờ hơn là trả giá cho nó sau này.
Không chấp nhận những gì bạn không muốn; Yêu cầu những gì bạn muốn thay vào đó
Nếu các cuộc gọi nội hạt miễn phí không quan trọng đối với khách của bạn do sự sẵn có của điện thoại di động, thì đừng chấp nhận điều đó như một tiện nghi được bao gồm. Thay vào đó, hãy yêu cầu khách sạn trao đổi chi tiết đơn hàng này cho một thứ quan trọng đối với khách của bạn. Mức giá thấp hơn hoặc giảm giá có thể có giá trị hơn rất nhiều đối với bạn, do đó hãy tạo danh sách những “phần mềm miễn phí” mà bạn không muốn và thay vào đó thương lượng cho một điều gì đó tốt hơn mà bạn muốn. Các tiện nghi thường có sẵn bao gồm vận chuyển sân bay, thẻ câu lạc bộ sức khỏe miễn phí, nâng cấp phòng, dịch vụ Internet, miễn phí vận chuyển và tiếp nhận và hơn thế nữa.
Lịch trình thanh toán
Hãy chắc chắn rằng hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của bạn chỉ định lịch thanh toán của bạn. Điều này bao gồm khoản tiền gửi ban đầu hoặc người lưu giữ và chi tiết về việc các khoản thanh toán trong tương lai sẽ được thực hiện như thế nào.
Lịch trình thanh toán có thể được gắn với các mốc nhất định trong quy trình lập kế hoạch sự kiện hoặc có thể là ngày được đặt trên lịch trước sự kiện. Phát triển lịch biểu hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện và luồng tiền của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm bất kỳ khoản thuế và phí bổ sung. Quan trọng nhất, không bắt đầu công việc thực tế về lập kế hoạch một sự kiện cho đến sau khi bạn đã nhận được khoản tiền gửi ban đầu. Nếu tiền gửi không bao giờ xuất hiện, bạn đã làm tất cả công việc đó không có gì. Theo nghĩa đen.
Hủy sự kiện
Trong khi bạn đang tập trung thời gian và năng lượng của mình vào việc lên kế hoạch cho một sự kiện, điều cuối cùng trong tâm trí bạn có thể là hủy bỏ sự kiện đó. Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn quyết định hủy sự kiện tại bất kỳ thời điểm nào sau khi bắt đầu công việc - vì bất kỳ lý do nào - hợp đồng của bạn nên chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện bị hủy.
Đây là một bước cần thiết để bảo vệ bản thân, doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện và thu nhập dự kiến của bạn.
Điểm mấu chốt để bao gồm bằng văn bản là tiền gửi và tất cả các khoản thanh toán trước đó được thực hiện cho đến thời điểm hủy bỏ sẽ không được hoàn lại. Trong kế hoạch sự kiện, hầu hết công việc được hoàn thành trước sự kiện thực tế. Bạn xứng đáng được trả tiền cho công việc đã hoàn thành. Đến thời điểm đó, tùy thuộc vào lịch thanh toán của bạn, bạn cũng có thể muốn bao gồm điều khoản cho biết rằng khách hàng sẽ thanh toán cho các dịch vụ được hiển thị cho đến ngày bạn nhận được thông báo bằng văn bản rằng sự kiện đó bị hủy.
Điều khoản chấm dứt hoặc Bất khả kháng
Một điều khoản chấm dứt - hoặc bất khả kháng - được đưa vào một hợp đồng để giải thể một hoặc cả hai bên chịu trách nhiệm trong trường hợp họ không thể hoàn thành các điều khoản của hợp đồng vì lý do ngoài tầm kiểm soát của họ, chẳng hạn như ngừng việc, chiến tranh hoặc thời tiết khắc nghiệt. Mục đích ở đây là để bảo vệ bạn khỏi mọi rủi ro phát sinh từ hoàn cảnh không kiểm soát được. Hãy chắc chắn rằng bạn được bảo vệ bởi điều khoản này và xác định các điều khoản và khung thời gian để chấm dứt. Ví dụ: “một trong hai bên có thể chấm dứt thỏa thuận này mà không có trách nhiệm pháp lý do một hoặc nhiều lý do tương tự hoặc khi có thông báo bằng văn bản cho bên kia trong vòng mười ngày kể từ ngày xảy ra như vậy”.
Bồi thường ("Nó không phải là lỗi của tôi ")
Một điều khoản bồi thường cung cấp sự bảo vệ nếu bên kia làm điều gì đó khiến bạn gây hại hoặc gây ra một bên thứ ba kiện bạn về những thiệt hại. Điều khoản này là lời hứa về cơ bản nói rằng bên kia không thể giữ bạn chịu trách nhiệm về bất kỳ khiếu nại, tổn thất, thiệt hại, trách nhiệm và chi phí nào do sơ suất, không thực hiện hoặc hành vi sai trái cố ý. Hãy chắc chắn rằng hợp đồng của bạn có mệnh đề này.
Khi thương lượng, hãy chuẩn bị
Trước khi đàm phán hợp đồng sự kiện, hãy làm bài tập ở nhà của bạn. Xác định những gì có liên quan trong việc lên kế hoạch cho sự kiện này và biết những thuật ngữ và sự bảo vệ nào bạn muốn. Hợp đồng của bạn nên phản ánh trách nhiệm được chia sẻ để tránh bất kỳ thỏa thuận nào là một mặt. Điều gì là tốt cho một bên là tốt cho người kia. Khi đàm phán, hãy là một người nghe giỏi. Chú ý đến các mục hợp đồng có thể thương lượng và những thứ khiến bạn khó chịu. Hãy tự tin và không ngập ngừng dưới áp lực. Đứng vững. Không ký bất cứ điều gì cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng rằng các điều khoản là công bằng và cung cấp cho bạn sự bảo vệ bạn cần.