Bảo vệ doanh nghiệp lập kế hoạch của bạn với hợp đồng
Mục đích của hợp đồng lập kế hoạch sự kiện là để bảo vệ cả hai bên liên quan.
Nếu bạn đã từng gặp một ai đó và nghĩ rằng cả hai đều hiểu nhau, chỉ để tìm hiểu sau đó bạn đã bỏ đi với một ý nghĩa rất khác về những gì đã được thảo luận và các bước tiếp theo, thì bạn đã trải qua thế giới thông tin sai lạc. Nó xảy ra với mọi người trong mọi tầng lớp xã hội, trong cả hai mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp.
Trong một số trường hợp, hậu quả có thể nhỏ, chẳng hạn như không nhận bữa tối trên đường về nhà vì công việc của bạn là bạn đời của bạn đã che giấu nó. Trong các tình huống khác - đặc biệt là trong kinh doanh - các chi nhánh có thể vừa nguy hiểm vừa tốn kém. Có một hợp đồng lập kế hoạch sự kiện tại chỗ đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng của bạn có một sự hiểu biết rõ ràng về công việc sẽ được hoàn thành và các khía cạnh cần thiết khác để tiến hành kinh doanh cùng nhau.
Khi phát triển hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của bạn, hãy chắc chắn bao gồm năm mục này.
Chỉ định rõ ràng Dịch vụ lập kế hoạch sự kiện sẽ được cung cấp
Là một nhà lập kế hoạch sự kiện , liệt kê các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện mà bạn sẽ cung cấp có thể có vẻ giống như mục rõ ràng nhất để đưa vào hợp đồng lập kế hoạch sự kiện.
Và, theo một số cách, nó là. Tuy nhiên, chỉ định cụ thể những dịch vụ bạn sẽ cung cấp là rất quan trọng vì công việc của bạn sẽ bị giới hạn chỉ cung cấp các dịch vụ được chỉ định trong danh sách này.
Người lập kế hoạch sự kiện thực hiện một loạt các dịch vụ và các dịch vụ được cung cấp có thể thay đổi từ một sự kiện này sang sự kiện khác. Một người lập kế hoạch sự kiện có thể sắp xếp hoa, một sự kiện khác có thể không. Một số nhà lập kế hoạch sự kiện có thể hỗ trợ lựa chọn địa điểm và những người khác xử lý nhu cầu vận chuyển cho khách. Không có hai người lập kế hoạch sự kiện nào giống hệt nhau. Do đó, không có hai hợp đồng lập kế hoạch sự kiện nào giống hệt nhau.
Trong khi các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện của bạn sẽ bị giới hạn đối với các mục được chỉ định trong danh sách này, điều quan trọng là phải liệt kê các dịch vụ sẽ không được cung cấp. Tại sao? Nó giúp bạn có những nhiệm vụ được liệt kê trong hợp đồng lập kế hoạch sự kiện để khách hàng của bạn biết rõ rằng đây là những dịch vụ mà bạn sẽ không thực hiện.
Nó cũng hữu ích để có văn bản này và đồng ý như một phần hợp đồng của bạn để trong quá trình lập kế hoạch sự kiện này, nếu khách hàng của bạn yêu cầu bạn xử lý các trách nhiệm này, bạn có hợp đồng đứng sau khi bạn lịch sự từ chối để thực hiện các tác vụ này. Sử dụng ngôn ngữ rộng để tự bảo vệ mình trước khi thực hiện điều gì đó ngoài phạm vi của các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện đã thoả thuận của bạn.
Lịch trình thanh toán
Tất cả các hợp đồng lập kế hoạch sự kiện phải bao gồm các điều khoản thanh toán và chi tiết cụ thể về lịch thanh toán. Bắt đầu với ngày đến hạn thanh toán ban đầu và thông báo rõ ràng rằng không có công việc nào bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện này cho đến khi khoản tiền gửi đã được nhận. Nếu ngày sự kiện đã được chọn, cho biết ngày mà tiền gửi phải được nhận để cung cấp các dịch vụ cho ngày được chọn cụ thể đó. Cung cấp lịch thanh toán và chi tiết về các khoản thanh toán trong tương lai, hoặc thiết lập ngày lập lịch cho mỗi lần thanh toán hoặc buộc mỗi lần thanh toán vào một mốc quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sự kiện. Thiết lập lịch thanh toán phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn và luồng tiền của bạn. Bao gồm bất kỳ khoản thuế và phí bổ sung nào.
Điều khoản hủy sự kiện
Điều gì xảy ra nếu - tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình lập kế hoạch sự kiện - khách hàng của bạn hủy bỏ sự kiện?
Đừng để kết quả đó có cơ hội! Hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của bạn nên bao gồm các điều khoản để hủy sự kiện. Đây là một phần quan trọng trong hợp đồng sẽ bảo vệ cả doanh nghiệp của bạn và thu nhập dự kiến từ sự kiện này.
Chỉ định rằng khoản tiền gửi ban đầu và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện cho đến thời điểm hủy bỏ sẽ không được hoàn lại. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ được trả tiền cho công việc đã hoàn thành. Điều này rất quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện vì hầu hết công việc được hoàn thành trước chính sự kiện thực tế.
Xem xét bao gồm một điều khoản cho biết rằng khách hàng chịu trách nhiệm thanh toán bất kỳ dịch vụ nào được trả lại cho đến khi nhận được thông báo bằng văn bản về việc hủy sự kiện. Điều này đặc biệt hữu ích nếu lịch thanh toán của bạn được cấu trúc theo cách cho phép công việc được thực hiện giữa các lần thanh toán thông thường.
Điều khoản chấm dứt
Điều gì sẽ xảy ra nếu một cơn bão đến đúng lúc để tàn phá sự kiện được lên kế hoạch tốt của bạn? Những trường hợp ngoài tầm kiểm soát của bạn - chẳng hạn như thời tiết khắc nghiệt hoặc ngừng lao động - khiến một trong hai bên không thể hoàn thành các điều khoản của hợp đồng lập kế hoạch sự kiện được bảo vệ bởi điều khoản chấm dứt , còn được gọi là bất khả kháng. Bằng cách bao gồm một điều khoản chấm dứt, một trong hai hoặc cả hai bên được miễn trách nhiệm trong những trường hợp này. Hãy chắc chắn xác định các điều khoản và khung thời gian để chấm dứt, chẳng hạn như ghi nhận lý do hủy.
Điều khoản bồi thường
Hầu hết các hợp đồng đều có mệnh đề bồi thường . Nhưng chỉ vì chúng là phổ biến, bạn không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của chúng. Việc đưa vào và phạm vi của một điều khoản bồi thường có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp của bạn. Về cơ bản, một điều khoản bồi thường cung cấp bảo vệ nếu khách hàng của bạn làm điều gì đó khiến bạn gây hại hoặc dẫn đến một bên thứ ba kiện bạn về những thiệt hại.
Nói một cách đơn giản, điều đó có nghĩa là khách hàng của bạn không thể chịu trách nhiệm cho bất kỳ tổn thất, thiệt hại, trách nhiệm hoặc chi phí nào do kết quả sơ suất của họ. Quan trọng nhất, khi chuẩn bị một hợp đồng lập kế hoạch sự kiện, không ký bất cứ điều gì cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng với các điều khoản.