Tuy nhiên, họ cũng có thể đánh vần thảm họa ngay cả đối với những người thuyết trình có kinh nghiệm nếu bạn thực hiện bất kỳ sai lầm quan trọng nào trong Powerpoint. Chìa khóa để thành công là để làm cho một số slideshow của bạn là một trợ giúp thị giác và không phải là một phân tâm thị giác.
Để có kết quả tốt nhất, hãy tránh những "bảy tội lỗi chết người" chung của bản trình bày Powerpoint.
1. Slide chuyển tiếp và hiệu ứng âm thanh.
Họ trở thành trọng tâm của sự chú ý, từ đó làm xáo trộn khán giả. Tệ hơn nữa, khi một bản trình bày chứa nhiều hiệu ứng và chuyển tiếp chạy trên một máy tính chậm hơn nhiều so với bản trình bày được tạo ra, kết quả là một phát lại chậm chạp, gần như hài hước. Những mánh lới quảng cáo như vậy hiếm khi nâng cao thông điệp bạn đang cố gắng giao tiếp. Trừ khi bạn đang trình bày tại một hội nghị khoa học viễn tưởng, hãy bỏ qua văn bản hướng dẫn bằng laser!
Để lại những âm thanh phai màu, mờ dần, khăn lau, rèm, tan rã, bàn cờ, vết cắt, bìa và chia tách cho các nhà làm phim Hollywood. Ngay cả "xây dựng" (dòng văn bản xuất hiện mỗi khi bạn nhấp chuột) có thể mất tập trung. Tập trung vào thông điệp của bạn chứ không phải công nghệ.
2. Clipart chuẩn.
Cái chết để đậu màn hình! Powerpoint hiện nay được sử dụng rộng rãi với clipart đi kèm với nó đã trở thành một “cliché trực quan”. Nó cho thấy sự thiếu sáng tạo và sự tuân thủ mệt mỏi với một hình thức tiêu chuẩn.
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn cần đồ họa để nâng cao thông điệp của bạn. Nếu bạn làm như vậy, hãy sử dụng hình ảnh được quét của riêng bạn hoặc đồ họa chất lượng tốt hơn từ các công ty như PhotoDisc.
Ảnh chụp màn hình có thể thêm hiện thực khi trình bày thông tin về một trang web hoặc chương trình máy tính. Hai chương trình chụp ảnh màn hình phổ biến là Snagit (www.techsmith.com) cho Windows và Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) cho Macintosh.
Cả hai đều có sẵn như là phần mềm chia sẻ.
3. Bản trình bày mẫu.
Một cliché trực quan khác. Các mẫu buộc bạn phải phù hợp với ý tưởng ban đầu của mình vào khuôn được đóng gói sẵn của người khác. Các mẫu thường chứa hình nền mất tập trung và kết hợp màu sắc kém. Chọn một cuốn sách hay về đồ họa Web và áp dụng cùng nguyên tắc cho trang trình bày của bạn. Tạo giao diện riêng của riêng bạn hoặc sử dụng biểu tượng công ty của bạn ở một góc của màn hình.
4. Text-Heavy Slides.
Các trang chiếu dự kiến là phương tiện tốt để mô tả ý tưởng bằng đồ họa hoặc cung cấp tổng quan. Chúng là một phương tiện kém để xem chi tiết và đọc. Tránh các đoạn văn, trích dẫn và thậm chí cả các câu hoàn chỉnh.
Giới hạn các trang trình bày của bạn thành năm dòng văn bản và sử dụng các từ và cụm từ để làm cho các điểm của bạn. Khán giả sẽ có thể tiêu hóa và giữ lại các điểm chính dễ dàng hơn. Không sử dụng trang trình bày của bạn làm ghi chú của người nói hoặc chỉ đơn giản là chiếu phác thảo bản trình bày của bạn.
5. Mô hình “Tôi”.
Người trình bày thường xuyên quét một bảng hoặc đồ họa trực tiếp từ tài liệu của công ty in hiện có của họ và đưa nó vào trong bản trình chiếu của họ. Kết quả hầu như luôn ở mức tối ưu. In hình ảnh thường có nghĩa là để được nhìn thấy từ 8-12 inch chứ không phải là nhìn từ một vài feet. Thông thường, chúng quá nhỏ, quá chi tiết và quá văn bản cho một bản trình bày trực quan hiệu quả.
Điều này cũng đúng với kích thước phông chữ; Phông chữ 12 điểm phù hợp khi văn bản ở trước mặt bạn. Trong trình chiếu, hãy nhắm đến phông chữ tối thiểu 40 điểm. Hãy nhớ khán giả và di chuyển vòng tròn từ “tôi” sang “chúng tôi”. Hãy chắc chắn rằng tất cả các yếu tố của bất kỳ trang trình bày cụ thể nào đều đủ lớn để dễ dàng nhìn thấy. Kích thước thực sự quan trọng.
6. Đọc.
Một bài thuyết trình nên tập trung vào việc nói và nghe tương tác, không phải do người nói hoặc khán giả đọc. Nhu cầu của ngôn ngữ nói và viết khác nhau đáng kể. Ngôn ngữ nói là ngắn hơn, ít chính thức và trực tiếp hơn. Văn bản đọc sẽ hủy hoại bản trình bày. Một điểm liên quan phải làm với bản phát cho khán giả.
Một trong những mục tiêu của bạn là người trình bày là thu hút và thu hút sự chú ý của khán giả. Nếu bạn phân phối tài liệu trước khi trình bày của bạn, khán giả của bạn sẽ được đọc các tờ rơi chứ không phải nghe bạn. Thông thường, các phần của bản trình bày hiệu quả phụ thuộc vào việc tạo ra hồi hộp để thu hút khán giả.
Nếu khán giả có thể đọc mọi thứ bạn sẽ nói, yếu tố đó bị mất.
7. Đức tin trong công nghệ.
Bạn không bao giờ biết khi nào một thiết bị gặp trục trặc hoặc các giao diện không tương thích sẽ buộc bạn phải trình bày trên máy tính khác. Hãy chuẩn bị bằng cách sao lưu bản trình bày của bạn trên đĩa CD-ROM.
Tốt hơn là một thẻ nhớ nhỏ gọn với một bộ chuyển đổi cho khe PCMCIA trong sổ ghi chép của bạn. Với nó, bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi vào phút chót. Nó cũng là một ý tưởng tốt để chuẩn bị một vài màu trong suốt của các slide chính của bạn.
Trong trường hợp xấu nhất, không có công nghệ nào hoạt động và bạn không có hình ảnh để trình bày. Bạn vẫn có thể đưa ra một bài thuyết trình tuyệt vời nếu bạn tập trung vào tin nhắn. Luôn tự làm quen với bản trình bày, thực hành và sẵn sàng thu hút khán giả bất kể công nghệ có sẵn. Nó gần như là một nghệ thuật bị mất.
Tiến sĩ Joseph Sommerville đã giành được danh hiệu “Chuyên gia thuyết trình” để giúp các chuyên gia thiết kế, phát triển và cung cấp các bài thuyết trình hiệu quả hơn. Ông là Hiệu trưởng của Hiệu năng Giao tiếp Đỉnh cao, một công ty có trụ sở tại Houston làm việc trên toàn thế giới để giúp các chuyên gia phát triển các kỹ năng giao tiếp chiến lược.