Lời khuyên về cách đặt cùng một đề xuất chiến thắng trong quá trình RFP
Trả lời một yêu cầu đề xuất (RFP) có hiệu quả đòi hỏi sự chính xác, kiến thức và chuyên môn của chủ đề, trong khi thuyết phục chủ nhân đức hạnh và đặc tính chuyển đổi bạn thành công ty phù hợp nhất cho công việc liên quan. Yêu cầu Đề xuất thường được đánh giá bởi một nhóm các giám đốc hoặc ủy ban với chuyên môn như vậy mà nhanh chóng có thể phát hiện các thông tin của các công ty trả lời hoặc cạnh tranh cho các dự án cụ thể. Trả lời Yêu cầu Đề xuất (RFP) đòi hỏi kỹ năng và chúng tôi muốn bạn có được công việc, vì vậy chúng tôi cung cấp những gợi ý đơn giản này sẽ cho phép bạn trả lời RFP một cách hiệu quả.
01 - Bạn có hiểu những dịch vụ nào được yêu cầu không?
02 - Vấn đề được giải quyết là gì?
Nếu một yêu cầu đề xuất được ban hành, thì một vấn đề đang xảy ra. Bạn phải đánh giá phương pháp bạn sẽ sử dụng để giải quyết hoặc đối mặt với vấn đề. Trình bày các kỹ năng, tài nguyên và phương pháp có sẵn mà bạn sẽ sử dụng để giải quyết vấn đề. Đặt cùng một kế hoạch giải thích cách bạn sẽ đạt được mục tiêu của khách hàng và ưu tiên khi trả lời RFP.
03 - Thiết lập và thừa nhận các ưu tiên của khách hàng
Hầu hết các cơ quan đưa ra một Yêu cầu Đề xuất có các yêu cầu cụ thể phải được đáp ứng, bắt đầu từ yếu tố quan trọng nhất. Đánh giá bản thân và xác định xem bạn đang đưa ra bao nhiêu cân nặng cho yếu tố cụ thể đó trong phản hồi của bạn. Trình bày một cách rõ ràng và súc tích để đối phó với yếu tố quan trọng đó.
04 - Phạm vi dự án
Hiểu phạm vi của dự án sẽ cho phép bạn chuẩn bị nhóm, tài nguyên và khung thời gian tốt nhất cần thiết để giải quyết vấn đề. Phạm vi cần phải được xác định bởi khách hàng và phải được giải quyết trong RFP với các nguồn lực, hậu cần, ý tưởng và cung cấp các kinh nghiệm trong quá khứ về cách công ty của bạn đã giải quyết vấn đề đó.
05 - Mong đợi của khách hàng
Hãy thực tế. Không tạo ra các kịch bản lý tưởng với các giải pháp và phương pháp khả thi, chuẩn bị các giải pháp thực, các thành viên nhóm thực và trả lời với các giải pháp cụ thể và hiện tại, nếu có, các vấn đề hiện tại đang được giải quyết. Lịch trình phải là một phần của câu trả lời RFP của bạn và phải bao gồm kỳ vọng về thời điểm bắt đầu, phải làm gì khi được thiết lập hoàn thành và thậm chí là cách trình bày các giải pháp tạm thời nếu cần.
06 - Hai là tốt hơn một
Cố gắng trình bày các cách khác để giải quyết vấn đề. Trình bày nhiều lựa chọn thay thế để chọn sẽ cho phép khách hàng nghĩ rằng bạn có trải nghiệm tuyệt vời và bạn có thể xử lý các điều kiện bất ngờ phát sinh từ sự cố hiện tại. Liệt kê các lựa chọn của bạn, trừ khi được hướng dẫn khác, vì vậy khách hàng có thể có trong câu trả lời RFP của bạn nhiều lựa chọn để lựa chọn.
07 - Nguồn nhân lực- Bài học kinh nghiệm
Trình bày các ví dụ cụ thể về các trải nghiệm trong quá khứ ; xác định các giải pháp tương tự và các vấn đề tương tự mà bạn đã làm việc. Nó sẽ làm tăng niềm tin vào bạn và sẽ chuyển đổi bạn thành một trong những người vào chung kết. Cùng với nhóm của bạn, hãy nhớ chúng tôi đang nói về nhóm sẽ tham gia dự án và giải thích cách họ sẽ khắc phục các vấn đề chung.
08 - Bạn không phải là người duy nhất
Bên cạnh câu trả lời cho khách hàng, bạn cũng phải chống lại đối thủ cạnh tranh của mình . Đừng nghĩ rằng bạn là người duy nhất trả lời đề xuất. Trình bày ý tưởng thực sự về lợi ích của việc chọn bạn chống lại các công ty khác. Làm nổi bật điểm mạnh của bạn và cố gắng giảm thiểu điểm yếu của bạn. Tránh mọi cách để nói về đối thủ cạnh tranh của bạn, hãy nhớ là tất cả về bạn.
09 - Giá trị gia tăng
Trình bày cho các lựa chọn thay thế rộng hơn của khách hàng sẽ bổ sung cho yêu cầu đề xuất vấn đề cụ thể. Đề nghị những thứ khác và hành động sẽ đại diện cho tiết kiệm thêm cho khách hàng. Liệt kê các giải pháp thay thế kỹ thuật giá trị mà bạn có thể sử dụng hoặc cách tiết kiệm tiền cho khách hàng của mình nhưng vẫn giải quyết được vấn đề được nêu trong RFP.
10 - Đội
Bao gồm những người quan trọng có kinh nghiệm làm việc trên các dự án tương tự . Sử dụng các thành viên trong nhóm với các hoạt động ngoại khóa, đào tạo và các trải nghiệm học tập khác. Trình bày một biểu đồ org về tài nguyên, lượng thời gian dành cho dự án, khi nào họ sẽ tham gia và khi nào các tài nguyên sẽ được rút về từ dự án.
11 - Khung thời gian
Khung thời gian hiện tại và lịch trình cụ thể về cách vấn đề sẽ được giải quyết hoặc quá trình thực hiện sẽ kéo dài như thế nào. Lịch trình dự án P6 hoặc MS sẽ chứng minh sự hiểu biết của bạn về dự án và nếu tài nguyên của nó được tải, thậm chí tốt hơn.
12 - Cung cấp tài liệu tham khảo
Xác định các đại lý tương tự với các vấn đề tương tự mà bạn đã làm việc và loại giải pháp và vấn đề bạn đã xử lý. Liệt kê danh sách người chơi chính, kích thước dự án, lịch biểu, chi phí và các vấn đề phải đối mặt khi xử lý các vấn đề tương tự với các khách hàng khác.