Chi phí "thông thường và cần thiết" cho doanh nghiệp của bạn thường được khấu trừ thuế
Theo dõi tất cả các chi phí kinh doanh của bạn sẽ đi một chặng đường dài để giảm nợ thuế của bạn.
Chi phí hợp pháp là gì?
Định nghĩa cơ bản là chi phí phải là "bình thường và cần thiết" cho thương mại hoặc nghề nghiệp của bạn. Định nghĩa đó đi thẳng ra khỏi mã số thuế (Mã doanh thu nội bộ phần 162; xem thêm phần Quy định ngân quỹ 1.162-1). "Một chi phí thông thường", IRS nói trong Ấn phẩm 535, Chi phí kinh doanh "là một trong những điều phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn. Chi phí cần thiết là một chi phí hữu ích và phù hợp cho thương mại hoặc doanh nghiệp của bạn".
Chúng tôi tạo ra năm sự phân biệt khi phân tích chi phí. Chúng tôi tách chi phí cá nhân khỏi chi phí kinh doanh. Chúng tôi chia chi phí kinh doanh thành ba loại rộng: chi phí bán hàng, chi phí vốn và chi phí được khấu trừ. Một số chi phí có thể chỉ được khấu trừ một phần hoặc không khấu trừ được. Do đó, năm khác biệt là:
- Chi tiêu cá nhân
- Chi phí kinh doanh
- Giá vốn hàng bán
- Chi phí vốn
- Chi phí được khấu trừ
Tách Chi phí Cá nhân
Các vấn đề phát sinh khi chi phí có thể là một phần cá nhân và một phần liên quan đến kinh doanh. Một ví dụ phổ biến: một freelancer có thể sử dụng một phòng trong nhà cô như một văn phòng. Trong tình huống này, chúng tôi sẽ đo hình vuông của văn phòng và toàn bộ ngôi nhà, và tìm tỷ lệ phần trăm.
Tỷ lệ này sau đó sẽ được sử dụng để đo lường phần kinh doanh của các chi phí được chia sẻ như tiền thuê nhà, bảo hiểm và các tiện ích. Phần kinh doanh của các chi phí này sẽ trở thành một phần của việc khấu trừ văn phòng tại nhà , trong khi phần còn lại của các chi phí sẽ là cá nhân trong tự nhiên.
Nguyên tắc chung: "Nói chung, bạn không thể khấu trừ chi phí cá nhân, sinh hoạt hoặc gia đình. Tuy nhiên, nếu bạn có một khoản chi phí cho một thứ được sử dụng một phần cho doanh nghiệp và một phần cho mục đích cá nhân, hãy chia tổng chi phí giữa doanh nghiệp và các bộ phận cá nhân. Bạn có thể khấu trừ phần kinh doanh "(IRS, Ấn phẩm 535, Chi phí kinh doanh, phần về chi phí cá nhân và kinh doanh).
Đầu sách kế toán: theo dõi tất cả các chi phí của bạn. Bằng cách đó bạn có thể xem lại chi phí của bạn và hỏi kế toán của bạn nếu bất kỳ khoản nào trong số đó có thể được khấu trừ thuế.
Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chi phí tồn kho và những thứ liên quan đến hàng tồn kho. Các nhà sản xuất, bán buôn và bán lẻ theo dõi chi phí của các sản phẩm mà họ sản xuất hoặc mua để bán lại.
Quy tắc chung: "Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất sản phẩm hoặc mua sản phẩm để bán lại, bạn thường phải đặt giá trị khoảng không quảng cáo vào đầu và cuối mỗi năm thuế để xác định giá vốn hàng bán của bạn.
Một số chi phí kinh doanh của bạn có thể được bao gồm trong việc tính toán giá vốn hàng bán ”(IRS, Ấn phẩm 535, Chi phí kinh doanh, phần chi phí bán hàng).
Để được giải thích chi tiết, xem Ấn bản 334, Hướng dẫn về thuế dành cho doanh nghiệp nhỏ, chương 6, Cách tính giá vốn hàng bán. Xem thêm phần kiểm kê của Ấn phẩm 538, Thời kỳ và Phương pháp Kế toán.
Chi phí vốn
Một số chi phí được ghi nhận là tài sản và chi phí của họ được thu hồi theo thời gian thông qua khấu hao. Các chi phí này được gọi là tài sản vốn vì chi phí của chúng được vốn hóa như tài sản của doanh nghiệp và chi phí được khấu trừ trong một khoảng thời gian thông qua khấu hao. Ví dụ về chi phí vốn bao gồm máy tính, đồ đạc, thiết bị và bất động sản.
Quy tắc chung: "bạn phải tận dụng ba loại chi phí: chi phí khởi nghiệp kinh doanh, tài sản kinh doanh và cải tiến". (Ấn phẩm 535).
Theo dõi chi phí kinh doanh
Cá nhân, tôi sử dụng một phần mềm kế toán đầy đủ tính năng để theo dõi thu nhập và chi phí của tôi. Nhưng sau đó một lần nữa tôi là một kế toán và cảm thấy thoải mái bằng cách sử dụng phần mềm như Quickbooks và Sage Peachtree. Tôi rất khuyên các chương trình này cho các doanh nghiệp nhỏ. Sử dụng một phần mềm kế toán đầy đủ tính năng sẽ giúp bạn theo dõi sức khỏe của công ty bạn.
Các chương trình kế toán đầy đủ tính năng có thể mất một lúc để làm quen. Và thật dễ dàng để có được thất vọng với tất cả các tính năng và tiện ích.
Là phần thưởng tăng thêm, các chương trình phần mềm thuế tốt hơn cho phép bạn nhập dữ liệu từ Quicken hoặc Money. Để làm cho quá trình chuẩn bị thuế của bạn càng suôn sẻ càng tốt, tôi khuyên bạn nên dành thời gian để đảm bảo các hạng mục chi phí của bạn được thiết lập đúng cách. Bạn có thể thêm, xóa và sửa đổi các danh mục trong tất cả phần mềm tài chính và kế toán cá nhân. Bằng cách có các danh mục trực quan, dễ nhớ, bạn sẽ có thể tạo các báo cáo có ý nghĩa. Và hầu hết các chương trình sẽ cho phép bạn liên kết các danh mục với các chi tiết đơn hàng cụ thể trên biểu mẫu thuế. Thiết lập này có thể đi một chặng đường dài để giảm lượng thời gian bạn chuẩn bị thuế của bạn.
Tất cả các chương trình kế toán mà tôi đã đề cập đều có thể tạo ra các báo cáo lợi nhuận và lỗ (được gọi là báo cáo thu nhập của kế toán viên). Các báo cáo này giúp bạn phân tích cách thức hoạt động kinh doanh tự do của bạn, cho dù bạn có sinh lời hay không và cách bạn tiêu tiền của mình. Nếu bạn quyết định thuê một kế toán thuế, có những báo cáo này để tiến hành chuẩn bị hồ sơ khai thuế của bạn.