Việc khấu trừ văn phòng tại nhà được tính toán dựa trên tỷ lệ phần trăm của khu vực làm việc với tổng diện tích nhà. Đủ điều kiện để khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà khác nhau tùy thuộc vào việc người nộp thuế là một người tự làm chủ hay một nhân viên.
Trong cả hai trường hợp, văn phòng tại nhà phải được sử dụng thường xuyên và dành riêng cho mục đích kinh doanh. Những người tự làm chủ có thể khấu trừ chi phí nhà ở của họ so với thu nhập của họ, do đó làm giảm thuế thu nhập và thuế tự doanh.
Nhân viên làm việc tại nhà có thể lấy tiền khấu trừ tại nhà nếu làm việc tại nhà là vì sự tiện lợi của chủ nhân của họ. Nhân viên khấu trừ văn phòng nhà của họ như là một phần của khấu trừ chi phí kinh doanh của nhân viên, có khả năng có thể làm giảm thuế thu nhập.
Tiêu chuẩn đủ điều kiện cho việc khấu trừ Office Home
Để đủ điều kiện khấu trừ các chi phí văn phòng tại nhà, một người chỉ phải sử dụng một phần nhà ở của mình một cách thường xuyên theo một trong các cách sau đây:
- là nơi kinh doanh chính cho bất kỳ thương mại hoặc kinh doanh nào,
- như là một nơi kinh doanh được sử dụng bởi bệnh nhân, khách hàng, hoặc khách hàng trong cuộc họp hoặc đối phó với người nộp thuế cá nhân trong quá trình bình thường của thương mại hoặc kinh doanh của mình, hoặc
- trong trường hợp của một cấu trúc riêng biệt mà không gắn liền với nơi cư trú, không gian được sử dụng trong kết nối với thương mại hoặc kinh doanh của người đó. (Mã doanh thu nội bộ phần 280A (c).)
Ngoài ra, nhân viên có tiêu chí thứ tư để đáp ứng: việc sử dụng kinh doanh độc quyền của văn phòng nhà phải thuận tiện cho người sử dụng lao động (Mã doanh thu nội bộ phần 280A (c)) chứ không phải là "chỉ thích hợp và hữu ích" (Ấn phẩm 587).
Trong khi làm việc tại nhà có thể thích hợp và hữu ích cho nhân viên, làm việc ở nhà phải được thuận tiện cho chủ nhân để được khấu trừ thuế.
"Các nhân viên viễn thông được yêu cầu làm việc ở nhà thỏa mãn kiểm tra tiện lợi của chủ nhân", quan sát các biên tập viên về Thuế thu nhập của JK Lasser (trang 410-411, 2013), "nhưng nếu nhân viên yêu cầu từ xa và chủ nhân có văn phòng tại chỗ không gian sẵn có, IRS có khả năng tranh luận, ngăn chặn các sự kiện bất thường, rằng văn phòng nhà là thuận tiện cho nhân viên và không phải vì sự thuận tiện của chủ nhân. IRS đã không cung cấp các hướng dẫn cụ thể cho việc sử dụng từ xa. "
Phương tiện sử dụng độc quyền
Sử dụng độc quyền có nghĩa là khu vực văn phòng nhà chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh chứ không phải cho mục đích cá nhân. Trong Ấn phẩm 587, IRS giải thích:
"Để hội đủ điều kiện theo thử nghiệm sử dụng độc quyền, bạn phải sử dụng một khu vực cụ thể trong nhà của bạn chỉ cho thương mại hoặc doanh nghiệp của bạn. Khu vực được sử dụng cho doanh nghiệp có thể là phòng hoặc không gian có thể nhận dạng riêng biệt khác. một phân vùng cố định.
"Bạn không đáp ứng các yêu cầu của kiểm tra sử dụng độc quyền nếu bạn sử dụng khu vực được đề cập cả cho doanh nghiệp và cho mục đích cá nhân."
Có hai ngoại lệ đối với thử nghiệm sử dụng độc quyền:
1. một phần của nhà được sử dụng cho việc lưu trữ hàng tồn kho hoặc sản phẩm mẫu
Nếu một người sử dụng một phần của nơi cư trú của mình để lưu trữ hàng tồn kho hoặc mẫu sản phẩm, khu vực lưu trữ có thể được bao gồm trong tính toán khấu trừ văn phòng tại nhà mà không cần không gian đó cần phải đáp ứng kiểm tra sử dụng độc quyền. Để khấu trừ khu vực lưu trữ, người đó phải đáp ứng tất cả năm bài kiểm tra sau đây:
- "Bạn bán sản phẩm bán buôn hoặc bán lẻ dưới dạng giao dịch hoặc doanh nghiệp của bạn.
- "Bạn giữ hàng tồn kho hoặc mẫu sản phẩm trong nhà của bạn để sử dụng trong thương mại hoặc kinh doanh của bạn.
- "Nhà của bạn là vị trí cố định duy nhất của thương mại hoặc doanh nghiệp của bạn.
- "Bạn sử dụng không gian lưu trữ thường xuyên.
- "Không gian bạn sử dụng là không gian có thể nhận dạng riêng phù hợp để lưu trữ". (Ấn phẩm 587, IRS.gov)
Quy tắc này có vẻ đặc biệt hữu ích cho những người bán hàng hóa bằng cách bán đấu giá hoặc ký gửi, tại chợ trời hoặc lễ hội đường phố và các nhà bán lẻ hoặc người bán buôn khác không có cửa hàng hoặc nhà kho riêng để lưu kho. IRS giải thích trong Tờ Thông tin 2007-23:
"Người bán hàng và người gửi hàng có thể tính khấu trừ của họ trong phạm vi chi phí được phân bổ cho không gian tại nơi cư trú được sử dụng thường xuyên (không phải là độc quyền) để lưu trữ hàng tồn kho và / hoặc mẫu sản phẩm nếu nơi cư trú vị trí cố định duy nhất của bán đấu giá bán lẻ hoặc bán buôn hoặc kinh doanh ký gởi hàng hóa. "
IRS cung cấp ví dụ về ngoại lệ này cho bài kiểm tra sử dụng độc quyền trong Ấn phẩm 587:
"Nhà của bạn là địa điểm cố định duy nhất của doanh nghiệp bán các công cụ cơ khí bán lẻ. Bạn thường xuyên sử dụng một nửa tầng hầm để lưu trữ các mẫu hàng tồn kho và sản phẩm. Đôi khi bạn sử dụng khu vực này cho mục đích cá nhân. khấu trừ ngay cả khi bạn không sử dụng phần này của tầng hầm của bạn dành riêng cho doanh nghiệp. "
2. Một phần của nhà được sử dụng như một cơ sở chăm sóc ban ngày
Nếu một người điều hành dịch vụ chăm sóc ban ngày ngoài nhà của họ, khu vực được sử dụng để giữ trẻ cũng có thể được sử dụng sau khi làm việc để sử dụng cá nhân. Để phù hợp với tình trạng này, các nhà cung cấp dịch vụ giữ trẻ được phép khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà ngay cả khi khu vực này không được sử dụng riêng cho doanh nghiệp.
Trong Ấn phẩm 587, IRS giải thích:
"Nếu bạn sử dụng không gian trong nhà của bạn một cách thường xuyên để cung cấp dịch vụ giữ trẻ, bạn có thể yêu cầu khấu trừ phần đó trong nhà của bạn ngay cả khi bạn sử dụng cùng một không gian cho mục đích phi thương mại. quy tắc, bạn phải đáp ứng cả hai yêu cầu sau đây.
- "Bạn phải ở trong ngành thương mại hoặc cung cấp dịch vụ giữ trẻ cho trẻ em, người từ 65 tuổi trở lên, hoặc những người không thể tự chăm sóc về thể chất hoặc tinh thần.
- "Bạn phải nộp đơn xin, được cấp, hoặc được miễn, có giấy phép, giấy chứng nhận, đăng ký, hoặc phê duyệt như một trung tâm giữ trẻ hoặc như một gia đình hoặc nhà giữ trẻ nhóm theo luật tiểu bang. Bạn không đáp ứng yêu cầu này nếu đơn của bạn đã bị từ chối hoặc giấy phép của bạn hoặc ủy quyền khác đã bị thu hồi ". (Xem thêm, Mã doanh thu nội bộ phần 280A (c) (4).)
Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc ban ngày tính phần trăm sử dụng kinh doanh của họ cho việc khấu trừ văn phòng tại nhà ở Mẫu 8829, các dòng từ 4 đến 7.
Những gì sử dụng thường xuyên có nghĩa là
Sử dụng thường xuyên có nghĩa là khu vực văn phòng nhà được sử dụng nhất quán cho mục đích kinh doanh, thay vì thỉnh thoảng hoặc thỉnh thoảng.
"Để hội đủ điều kiện theo thử nghiệm sử dụng thường xuyên, bạn phải thường xuyên sử dụng một khu vực cụ thể của nhà bạn để kinh doanh. Việc sử dụng kinh doanh ngẫu nhiên hoặc không thường xuyên không được sử dụng thường xuyên. Bạn phải cân nhắc mọi sự kiện và hoàn cảnh để xác định xem bạn có sử dụng thường xuyên. " (Ấn phẩm 587, IRS.gov)
Tiền thuê nhà cho người tự làm chủ
Đối với những người tự làm chủ, khấu trừ văn phòng tại nhà làm giảm thu nhập doanh nghiệp thuần chịu thuế thu nhập và thuế tự doanh. Do đó, việc khấu trừ văn phòng tại nhà giúp giảm cả thuế thu nhập và thuế tự doanh.
Các khoản khấu trừ văn phòng tại nhà cho nhân viên
Đối với nhân viên, khấu trừ văn phòng tại nhà được lấy như một phần của khoản khấu trừ được ghi cụ thể cho chi phí kinh doanh của nhân viên . Tổng các khoản khấu trừ khác (bao gồm bất kỳ chi phí văn phòng nhà nào) đều được giảm 2% tổng thu nhập đã điều chỉnh của một người. Phần còn lại, sau khi được giảm 2% của AGI, là những gì được bao gồm như một khoản khấu trừ từng khoản. Các khoản khấu trừ khác được điều chỉnh bằng thuế tối thiểu thay thế (AMT), tuy nhiên. Vì vậy, nhân viên phải chịu AMT sẽ thấy họ nhận được rất ít hoặc không có lợi ích từ việc khấu trừ văn phòng tại nhà và các chi phí liên quan đến công việc khác.
Nhân viên làm việc ở nhà có thể muốn xem xét việc tìm kiếm sự bồi hoàn từ chủ nhân của họ cho phần kinh doanh của nhà họ. Miễn là người sử dụng lao động hoàn trả cho nhân viên chi phí văn phòng nhà theo một kế hoạch có trách nhiệm , nhân viên sẽ nhận được hoàn thuế miễn phí chi phí văn phòng nhà của họ và chủ nhân sẽ khấu trừ chi phí nhà ở. Trong tình huống này, nhân viên sẽ không khấu trừ các chi phí văn phòng tại nhà trên tờ khai thuế của họ, bởi vì chi phí đã được hoàn trả. Do đó, các khoản bồi hoàn tránh được 2% tổng hạn mức thu nhập được điều chỉnh đối với khoản khấu trừ của văn phòng tại nhà và tránh điều chỉnh AMT.
Thí dụ. Teresa là một người bán hàng bên ngoài và chủ nhân của cô ấy không cung cấp cho cô ấy bất kỳ không gian văn phòng nào. Teresa được yêu cầu làm việc tại nhà khi cô ấy không đi du lịch để gặp gỡ khách hàng. Teresa sử dụng 12% nhà của cô như một văn phòng, mà cô sử dụng thường xuyên (năm ngày một tuần, khi không đi du lịch) và độc quyền (phòng không được sử dụng cho các hoạt động cá nhân). Tiền lương của Teresa là $ 50,000 và cô không có thu nhập khác và không điều chỉnh thu nhập. Tiền thuê nhà của Teresa là $ 2,000 mỗi tháng, và cô không có chi phí văn phòng tại nhà khác. Hãy xem cách khấu trừ văn phòng tại nhà của cô ấy được tính toán như thế nào và tác động của thuế sẽ là gì.
Giảm trừ văn phòng tại nhà: 12% x $ 24,000 tiền thuê nhà hàng năm = $ 2,880.
Là một nhân viên, Teresa sẽ khấu trừ điều này như là một khoản khấu trừ được ghi cụ thể trên Lịch trình A. Các dòng có liên quan của Mẫu 1040 và Lịch A sẽ trông như sau:
Hàng | Sự miêu tả | Số tiền |
Dòng 1040 | Tiền lương | 50.000 |
Dòng 1040 37 | Tổng thu nhập đã điều chỉnh | 50.000 |
Sch. Dòng 21 | Chi phí nhân viên không được hoàn trả | 2.880 |
Sch. A Line 26 | Ít hơn 2% tổng thu nhập đã điều chỉnh | -1.000 |
Sch. A Line 27 | Phần khấu trừ các khoản khấu trừ linh tinh | 1.880 |
Bây giờ chúng ta hãy xem những gì tác động thuế sẽ được cho Teresa. Đầu tiên, chúng ta phải phân tích liệu nó có ích cho Teresa để phân loại hay lấy khấu trừ tiêu chuẩn. Dựa trên thông tin được trình bày, chúng tôi không biết. Tổng số tất cả các khoản khấu trừ được chia theo khoản của Teresa, bao gồm phần khấu trừ của các khoản khấu trừ linh tinh của cô, lớn hơn khoản khấu trừ tiêu chuẩn của cô trong năm? Hay là cô ấy cần phải phân loại? Nếu vậy, việc phân loại sẽ tạo ra kết quả thuế tốt hơn so với khấu trừ tiêu chuẩn.
Điều gì sẽ là tác động thuế nếu cô ấy chia mục? Dựa trên những gì chúng tôi biết về tài chính của cô ấy, Teresa có lẽ nằm trong khung thuế 25% (sử dụng thuế suất năm 2014). Khoản khấu trừ tại nhà của Teresa trị giá $ 1,880 (sau 2% ngưỡng AGI) sẽ giảm thuế thu nhập liên bang của mình xuống 1.880 x 25% = $ 470.
Ngoài ra, Teresa có thể tìm kiếm sự bồi hoàn từ chủ nhân của mình. Nếu chủ nhân của cô bồi hoàn Teresa $ 2,880 cho việc sử dụng kinh doanh nhà của cô, thì $ 2,880 sẽ không được miễn thuế cho Teresa. Cô sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ các chi phí nhà văn phòng giống như một khoản khấu trừ từng phần khác. Trong ví dụ cụ thể này, Teresa có thể lấy khấu trừ văn phòng tại nhà và giảm thuế thu nhập liên bang của mình xuống 470 đô la hoặc cô ấy có thể nhận được 2.880 đô la tiền hoàn thuế miễn phí từ chủ nhân của mình.
Chi phí nào có thể được bao gồm trong khoản khấu trừ của Home Office
Chi phí văn phòng tại nhà được phân thành chi phí trực tiếp và gián tiếp. Chi phí trực tiếp là chi phí chỉ liên quan đến văn phòng nhà và có thể được khấu trừ đầy đủ. "Chi phí trực tiếp chỉ mang lại lợi ích cho phần kinh doanh của nhà bạn. Chúng bao gồm sơn hoặc sửa chữa được thực hiện cho khu vực cụ thể hoặc phòng được sử dụng cho doanh nghiệp" (Hướng dẫn cho Biểu mẫu 8829).
Chi phí gián tiếp là chi phí áp dụng cho toàn bộ tài sản. "Chi phí gián tiếp là để giữ và điều hành toàn bộ ngôi nhà của bạn. Chúng mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và các bộ phận cá nhân trong nhà của bạn" (Hướng dẫn cho Biểu mẫu 8829). Các chi phí gián tiếp như tiền thuê nhà, bảo hiểm và các tiện ích được khấu trừ dựa trên tỷ lệ sử dụng kinh doanh của văn phòng nhà.
Các chi phí liên quan đến văn phòng tại nhà bao gồm:
- Thuê
- Tiện ích
- Bảo hiểm tài sản
- Sữa chữa và bảo trì
- Tổn thất thương vong
- Lãi suất thế chấp
- Thuế bất động sản
- Khấu hao
Tỷ lệ phần trăm sử dụng kinh doanh cho việc khấu trừ văn phòng tại nhà
Số tiền của chi phí văn phòng nhà có thể được khấu trừ được xác định bằng cách tìm ra những gì tỷ lệ phần trăm không gian văn phòng nhà được so sánh với toàn bộ ngôi nhà hoặc căn hộ. Tỷ lệ phần trăm này được sử dụng để xác định số tiền chi phí gián tiếp của bạn có thể được khấu trừ. IRS khuyên:
"Để tìm tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp, hãy so sánh kích thước của phần nhà bạn sử dụng để kinh doanh cho toàn bộ ngôi nhà của bạn. Sử dụng tỷ lệ phần trăm kết quả để tìm phần kinh doanh của các chi phí để điều hành toàn bộ ngôi nhà của bạn.
"Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp hợp lý nào để xác định tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp. Sau đây là hai phương pháp thường được sử dụng để tính tỷ lệ phần trăm.
- "Chia diện tích (chiều dài nhân với chiều rộng) được sử dụng cho doanh nghiệp theo tổng diện tích nhà của bạn.
- "Nếu các phòng trong nhà của bạn có cùng kích thước, bạn có thể chia số phòng được sử dụng cho doanh nghiệp theo tổng số phòng trong nhà của bạn" (Ấn bản 587).
Ví dụ, giả sử Tom sử dụng phòng ngủ thứ hai của mình thường xuyên và độc quyền như một văn phòng, và phòng đó có kích thước 10 feet x 15 feet (150 feet vuông). Toàn bộ căn nhà của Tom rộng 1,250 feet vuông. Tỷ lệ sử dụng kinh doanh của Tom là 150 chia cho 1.250, tương đương 12%. Nếu Tom đáp ứng các tiêu chuẩn được liệt kê ở trên, Tom sẽ có thể khấu trừ 12% chi phí liên quan đến văn phòng nhà gián tiếp (chẳng hạn như tiền thuê nhà, bảo hiểm của người thuê nhà và các tiện ích). Ngoài ra, Tom có thể khấu trừ 100% của bất kỳ chi phí liên quan đến văn phòng trực tiếp tại nhà (chẳng hạn như sửa chữa vách thạch cao trong văn phòng nhà hoặc sơn lại khu vực văn phòng).
Giới hạn về khấu trừ văn phòng tại nhà
Việc khấu trừ văn phòng tại nhà được giới hạn trong thu nhập ròng của một người từ thương mại hoặc doanh nghiệp mà văn phòng nhà có liên quan. Thu nhập ròng dự kiến là tổng thu nhập từ thương mại hoặc kinh doanh trừ đi các chi phí được khấu trừ ngoài khoản khấu trừ của văn phòng tại nhà. Bất kỳ khoản khấu trừ văn phòng tại nhà nào vượt quá giới hạn này được chuyển sang năm tính thuế tiếp theo. Nói cách khác, văn phòng gia đình có thể giảm thu nhập ròng của một doanh nghiệp tối đa bằng không, nhưng không thấp hơn 0. Các khoản khấu trừ văn phòng tại nhà không thể được sử dụng để tạo ra một mất mát hoặc để tăng tổn thất.
Cụ thể hơn:
"Nếu tổng thu nhập của bạn từ việc sử dụng nhà của bạn bằng hoặc vượt quá tổng chi phí kinh doanh của bạn (bao gồm cả khấu hao), bạn có thể khấu trừ tất cả các chi phí kinh doanh liên quan đến việc sử dụng nhà của bạn.
"Nếu tổng thu nhập của bạn từ việc sử dụng kinh doanh nhà của bạn ít hơn tổng chi phí kinh doanh của bạn, khấu trừ của bạn cho các chi phí nhất định cho việc sử dụng kinh doanh của nhà bạn bị hạn chế.
"Khoản khấu trừ các chi phí không được khấu trừ khác như bảo hiểm, tiện ích và khấu hao (với khấu hao được thực hiện lần cuối), được phân bổ cho doanh nghiệp, được giới hạn trong tổng thu nhập từ việc sử dụng doanh nghiệp của bạn trừ đi tổng số tiền sau đây.
- "Phần kinh doanh của chi phí bạn có thể khấu trừ ngay cả khi bạn không sử dụng nhà của bạn cho doanh nghiệp (chẳng hạn như lãi suất thế chấp, thuế bất động sản, và tổn thất thương vong và trộm cắp được cho phép như khoản khấu trừ theo từng khoản trong Biểu A (Mẫu 1040)). ..
- "Các chi phí kinh doanh có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhà (ví dụ, điện thoại doanh nghiệp, vật tư, và khấu hao trên thiết bị), nhưng không sử dụng chính nhà" (Ấn phẩm 587).
Tính toán khấu trừ văn phòng tại nhà
Để tính khấu trừ văn phòng tại nhà, bạn cần phải biết chi phí của bạn là gì cho văn phòng nhà, cho dù chi phí đó có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến văn phòng nhà, tỷ lệ sử dụng kinh doanh của văn phòng nhà và giới hạn tối đa số tiền khấu trừ văn phòng tại nhà.
Nếu không gian được sử dụng làm văn phòng tại nhà chỉ trong một phần của năm, hãy đảm bảo chỉ sử dụng các chi phí trong khoảng thời gian khi không gian được sử dụng làm văn phòng tại nhà để tính khấu trừ của bạn.
Chủ nhà sẽ cần phải trích dẫn các khoản khấu trừ của họ giữa Thời khóa biểu A và khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này áp dụng cho các chi phí được khấu trừ cho lãi suất thế chấp, thuế tài sản và tổn thất thương vong. Để biết chi tiết, xem Hướng dẫn cho Biểu mẫu 8829, Dòng 9, 10 và 11, từ IRS.
- Những người tự làm chủ nộp tờ khai C tính tiền khấu trừ tại nhà của họ, và bất kỳ giới hạn nào về việc khấu trừ, sử dụng Mẫu 8829 (pdf).
- Nông dân tự làm chủ, đối tác kinh doanh tự làm chủ, và nhân viên tính toán khấu trừ văn phòng tại nhà của họ và bất kỳ giới hạn nào về khấu trừ bằng cách sử dụng "Bảng tính để tính khoản khấu trừ cho việc sử dụng kinh doanh nhà của bạn" trong Ấn phẩm 587 (pdf).
Phương pháp đơn giản để tính toán khấu trừ văn phòng tại nhà
Bắt đầu từ năm 2013, IRS cho phép sử dụng một phương pháp đơn giản để tính khấu trừ văn phòng tại nhà. Theo phương pháp đơn giản, khấu trừ văn phòng tại nhà được tính ở mức $ 5 cho mỗi foot vuông nhân với diện tích của văn phòng nhà, lên đến 300 feet vuông. Phương pháp đơn giản được giới hạn ở mức “1.500 đô la mỗi năm dựa trên 5 đô la một foot vuông cho tới 300 feet vuông”, IRS cho biết (IR-2013-5).
Lưu trữ hồ sơ
Các tài liệu liên quan đến việc khấu trừ văn phòng tại nhà phải được giữ cùng với bản sao tờ khai thuế của quý vị. Tài liệu liên quan có thể bao gồm:
- Các phép đo của không gian văn phòng nhà và tổng diện tích nhà;
- Bằng chứng thanh toán tiền thuê nhà, tiện ích, sửa chữa, bảo hiểm và các chi phí khác được xác nhận là một phần của khoản khấu trừ văn phòng tại nhà;
- Các tài liệu cho thấy rằng văn phòng nhà là sự tiện lợi của chủ nhân (đối với nhân viên);
- Tài liệu cho thấy rằng khu vực văn phòng nhà được sử dụng thường xuyên và dành riêng cho mục đích kinh doanh.