Những gì các nhà hoạch định sự kiện công cộng có thể học hỏi từ thành phố Chicago
Các tổ chức lân cận ở các thành phố trên toàn quốc tổ chức các sự kiện cộng đồng và công cộng đặc biệt như lễ hội ngoài trời, hội chợ đường phố và lễ hội. Nhiều sự kiện trong số này - đặc biệt là những sự kiện thành công - trở thành lễ hội được mong đợi và đôi khi là một niềm tự hào đối với cộng đồng lưu trữ. Trong khi có những khía cạnh của sự kiện lập kế hoạch và thực hiện được chia sẻ trên tất cả các loại sự kiện từ đám cưới cho hội nghị công ty , các sự kiện công cộng có xu hướng có nhu cầu và thách thức riêng của họ. Một trong những yếu tố lập kế hoạch sự kiện công cộng duy nhất này là làm việc và nhận được sự cho phép của các cơ quan chính phủ.
Đôi khi cách tốt nhất để tìm hiểu là chỉ cần nhảy ngay vào. Những lần khác, nó là giá trị học hỏi từ những bài học và kinh nghiệm của người khác. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ học hỏi từ thành phố Chicago. Có kinh nghiệm tổ chức khoảng 350 sự kiện đặc biệt trên khắp Chicago, Văn phòng các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng đã tạo ra Hướng dẫn tài nguyên sự kiện đặc biệt và Gói giấy phép sự kiện đặc biệt , bao gồm các ý tưởng thực tế mà các thị trấn và thành phố khác có thể muốn kết hợp vào các sự kiện cộng đồng của họ. Dưới đây là các mẹo hàng đầu để lên kế hoạch cho các sự kiện cộng đồng thành công từ chính các bậc thầy.
01 - Có quy trình đăng ký chính thức
Tại Chicago, mã thành phố yêu cầu các tổ chức muốn tổ chức sự kiện cộng đồng để gửi đơn đăng ký chính thức đồng ý với các nguyên tắc sự kiện nhất định, chẳng hạn như:
- Không phải trả phí khi nhập học (đặt số tiền quyên góp)
- Các nhà cung cấp thực phẩm phải được cấp phép và có chứng nhận
- Các nhà cung cấp rượu phải được cấp phép (chỉ có bia và rượu)
- Nhà cung cấp hàng hóa phải được cấp phép
- Cơ quan vận chuyển Chicago phải được thông báo
Việc có một quy trình đăng ký chính thức cho các sự kiện đặc biệt công cộng và cộng đồng có thể cắt giảm khối lượng công việc và phê duyệt hợp lý, đó là một thắng lợi cho mọi người.
02 - Yêu cầu giấy phép sự kiện đặc biệt
Ngoài quy trình đăng ký sự kiện, thành phố Chicago cũng yêu cầu các nhà tổ chức gửi đơn đăng ký sự kiện đặc biệt, có các yêu cầu riêng của mình như:
- Đơn đăng ký phải được gửi tối thiểu 45 ngày trước sự kiện
- Đơn phải được công chứng
- Các nhà tổ chức phải xuất trình giấy chứng nhận bảo hiểm trị giá 1 triệu đô la trong trách nhiệm pháp lý thương mại có tên là Thành phố Chicago với tư cách là người được bảo hiểm bổ sung
Mặc dù lúc đầu, có vẻ như Chicago chỉ tạo ra một vài vòng quan liêu để nhảy qua khi nói đến các sự kiện cộng đồng, mà không làm cho các ứng dụng quá khó, thành phố đã đảm bảo rằng mọi sự kiện công cộng sẽ đáp ứng các yêu cầu của họ - nhiều liên quan đến an toàn.
03 - Yêu cầu bản đồ sự kiện với ứng dụng giấy phép
Là một phần của một ứng dụng giấy phép sự kiện đặc biệt, ban tổ chức nên gửi một bản đồ sự kiện xác định các khu vực đóng cửa đường phố và kế hoạch tái định tuyến. Nó nên xem xét không gian nhà để xe công cộng, lối vào đường lái xe, và không gian làn đường cháy. Dấu hiệu đường vòng và rào chắn phải tuân thủ các yêu cầu của thành phố và người tổ chức được yêu cầu trực tiếp nhận các nguồn cung cấp này. Các mục sau đây được xem xét khi cấp giấy phép:
- An toàn công cộng
- Gần một sự kiện khác trong khu vực cùng một lúc
- Việc cấp giấy phép cho một sự kiện khác trước đó tại cùng một bản đồ vị trí
04 - Yêu cầu giấy phép lều và canopy
Ở Chicago, lều hoặc tán lớn hơn 240 feet vuông tại các sự kiện công cộng yêu cầu giấy phép từ thành phố. Nếu lớn hơn 600 feet vuông, bản vẽ phải được đóng dấu bởi một kiến trúc sư được cấp phép hoặc kỹ sư kết cấu, và các kế hoạch thoát hiểm và thoát hiểm bao gồm các biển báo và ánh sáng phải được đệ trình. Nếu kích thước vượt quá 4.000 feet vuông, yêu cầu giấy phép phải được gửi bởi công ty chịu trách nhiệm về việc dựng cấu trúc. Quá trình này đảm bảo các biện pháp an toàn được thực hiện nghiêm túc.
05 - Yêu cầu quan hệ đối tác với cán bộ an toàn công cộng
Các sự kiện đặc biệt ở Chicago phải liên quan đến cả cảnh sát và sở cứu hỏa. Ban tổ chức phải gặp chỉ huy cảnh sát (và / hoặc người đại diện của họ) để giải quyết các vấn đề như làn đường giao thông cho xe cấp cứu, kế hoạch an ninh và chỉ huy được chỉ định tại sự kiện. Ban tổ chức nên chỉ định một cá nhân sẽ đóng vai trò liên lạc với sở cảnh sát, sở cứu hỏa, đường phố và các cơ quan vệ sinh, văn phòng các sự kiện đặc biệt và những người khác. Nó sẽ giúp để có một người hiểu biết và có kinh nghiệm trong nhóm của bạn phục vụ như là điểm phối hợp cho tất cả các phòng ban công cộng.
06 - Cung cấp Danh sách kiểm tra mã an toàn cháy nổ
Lễ hội và tổ chức sự kiện ngoài trời ở Chicago được cung cấp danh sách kiểm tra và yêu cầu đáp ứng một số yêu cầu về an toàn cháy nổ nhất định, bao gồm:
- Lều phải được làm bằng vật liệu chống cháy (yêu cầu chứng nhận)
- Bình chữa cháy được yêu cầu trong mỗi gian hàng
- Các hàng ghế tạm thời sẽ chứa từ 5 đến 14 người (tối đa)
- Lối vào chỗ ngồi tạm thời phải tối thiểu là 36 inch
- Chất lỏng dễ cháy không được cất giữ trong bất kỳ lều, tán hoặc gian hàng nào
- Rác sẽ không được phép tích lũy
- Dây điện nên được ghi âm xuống, và nhiều cửa hàng được khuyến khích
- Các làn đường dành cho xe cứu thương được khuyến nghị (làn đường lửa 10 feet)
- CPR cơ bản và các khóa học cấp cứu được khuyến cáo cho nhân viên
Các nhà lập kế hoạch sự kiện công cộng có kinh nghiệm hoặc mới cũng như tất cả đều đánh giá cao một danh sách kiểm tra tốt.
07 - Đảm bảo thực hành xử lý thực phẩm an toàn
Thành phố Chicago yêu cầu các nhà cung cấp tham dự một lớp học của Bộ Y tế trước khi nộp bất kỳ đơn nào. Ngoài ra, các nhà cung cấp phải được đào tạo và chứng nhận vệ sinh liên hoan mùa hè (được cung cấp bởi Hiệp hội nhà hàng Illinois). Nhân viên y tế, người quyết định liệu một nhà cung cấp sẽ nhận được giấy phép hoạt động hay không, duy trì quyền đình chỉ bất kỳ giấy phép nào vào bất kỳ lúc nào.
Thành phố vạch ra các quy tắc chi tiết về thực phẩm, thùng chứa, nhãn mác, bảo vệ thực phẩm, vệ sinh nhân viên cá nhân, thiết bị thực phẩm, chất thải, xây dựng gian hàng và vật liệu độc hại. Nó cũng đòi hỏi các nhà cung cấp tham dự một hội thảo vệ sinh bắt buộc.
Trong một sự kiện đặc biệt có liên quan , giấy phép rượu phải được nhận 20 ngày trước sự kiện.
08 - Có kế hoạch ký kết dịch vụ thành phố
Nhà thầu công cộng hoặc tư nhân phải được thuê cho một loạt các dịch vụ, bao gồm đăng không có dấu hiệu đỗ xe , cung cấp rào chắn, kéo, từ chối trống, trống tái chế, lót, quét, thu gom rác thải, dịch vụ điện và / hoặc thiết bị âm thanh. Tại Chicago, Sở Đường phố và Vệ sinh có sẵn để cung cấp các dịch vụ như vậy theo một khoản phí theo giờ được lên lịch dựa trên kiến thức chuyên môn.
Ngoài ra, một chương trình tái chế được yêu cầu như là một phần của gói giấy phép sự kiện đặc biệt ở Chicago. Với sự nổi tiếng của các sự kiện xanh , đây không phải là một ý tưởng tồi!
09 - Yêu cầu giấy phép động vật
Nếu động vật tham gia vào sự kiện này theo bất kỳ cách nào, thành phố Chicago yêu cầu tên của một bác sĩ thú y địa phương sẽ có mặt tại sự kiện phải được nộp cùng với đơn xin sự kiện. Người này sẽ chịu trách nhiệm cung cấp cho bất kỳ động vật bị bệnh hoặc bị thương nào. Ngoài ra, Ủy ban Chăm sóc và Kiểm soát Động vật có thể kiểm tra động vật trước khi sử dụng chúng trong các hoạt động công cộng.
10 - Quản lý sự kiện Signage và khuyến mãi
Tổ chức sự kiện công cộng ở Chicago có cơ hội nhận được sự kiện tiếp xúc với biểu ngữ cực sáng. Tất nhiên, thành phố quản lý các yêu cầu này yêu cầu nhà tổ chức hoàn thành đơn xin giấy phép biểu ngữ bao gồm bản sao đồ họa biểu ngữ được đề xuất, ngày diễn ra sự kiện và bất kỳ khía cạnh quan trọng nào khác của yêu cầu. Sở đường phố và vệ sinh quản lý các loại yêu cầu này.