May mắn thay, Đạo luật CAN-SPAM đã trở thành luật vào năm 2004 để cắt giảm các email gây hiểu nhầm.
Kể từ đó, người nhận email thường được yêu cầu chọn tham gia hai lần, có thể hủy đăng ký khỏi danh sách một cách nhanh chóng và nhận được ít email hơn với việc đánh lừa các dòng chủ đề.
Bạn có biết CAN-SPAM có ý nghĩa gì không? Đó là một vấu hàm. Tên đầy đủ của Đạo luật này là “Kiểm soát Tấn công Đạo luật và Đạo luật Tiếp thị Không được mời.” Cảm ơn trời đã rút ngắn nó!
Vậy điều này có liên quan gì đến các tổ chức phi lợi nhuận?
Trước tiên, bạn có thể nghĩ rằng luật có liên quan đến những email kết thúc trong thư mục spam của người nhận. Nhưng đó không phải là trường hợp, mặc dù đó có thể là một vấn đề cho tổ chức phi lợi nhuận.
Hành động CAN-SPAM có nghĩa vụ ngăn chặn email mà bạn chưa bao giờ đăng ký hoặc yêu cầu. Nó thực sự có nghĩa là để giữ những kẻ xấu ra khỏi hộp email của bạn.
Mặc dù CAN-SPAM áp dụng chủ yếu cho email thương mại, tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể rơi vào ô dù bạn mua sản phẩm (các mặt hàng quà tặng, sách, hội thảo chẳng hạn) mà mọi người mua. Hoặc nếu một nhà tài trợ của công ty có liên quan đến bất kỳ thứ gì mà tổ chức của bạn gửi đi qua email. Mặc dù các email gây quỹ nên được miễn trừ CAN-SPAM, nhưng nó sẽ trả cho bạn sự thận trọng.
Ngoài ra, ACT không có miễn trừ cụ thể cho tổ chức phi lợi nhuận. Vì vậy, bạn cũng có thể kết thúc với một tiền phạt lớn nếu bạn vượt qua dòng, thậm chí vô tình.
Trong thực tế, tất cả chúng ta nên tuân theo các quy tắc CAN-SPAM. Họ đã trở thành thực tiễn tốt nhất cho email và chúng hoạt động rất tốt.
Một tổ chức phi lợi nhuận nên làm gì để tuân thủ với CAN-SPAM
- Cung cấp thông báo rõ ràng và dễ thấy về cơ hội chọn không tham gia. Thông báo phải có trong mọi email và phải được cung cấp cho tất cả các cá nhân nhận được thông báo.
- Bao gồm chọn không tham gia hoạt động trong mọi thư email, chẳng hạn như địa chỉ email trả lại hoặc chức năng dựa trên Internet khác. Không yêu cầu bất kỳ thông tin nào khác ngoài địa chỉ email để hủy đăng ký. Bạn có 10 ngày để xóa tên khỏi danh sách của mình, do đó, không gửi những đề nghị tiếp theo sau đó. Hơn nữa, nếu người nhận đã chọn không tham gia, người gửi không được thuê, trao đổi hoặc chuyển giao hoặc giải phóng địa chỉ email của người nhận.
- Cung cấp địa chỉ bưu điện thực hợp lệ của người gửi.
- Nếu có một quảng cáo thương mại trong email của bạn, bạn phải rõ ràng rằng email là một quảng cáo. Sử dụng các cụm từ như "bạn có thể đặc biệt quan tâm đến phiếu mua hàng này" trong bản sao nội dung của email.
- Cung cấp dòng "từ" hiển thị chính xác và rõ ràng người gửi. Làm như vậy cung cấp sự bảo đảm cho những người ủng hộ và nhà tài trợ rằng email đến từ một tổ chức đáng tin cậy.
- Sử dụng dòng chủ đề không gây hiểu nhầm về nội dung trong email. Tất cả chúng ta đều muốn thu hút sự chú ý của mọi người, nhưng hãy chú ý đến những dòng chủ đề "độc đáo" hoặc "hấp dẫn".
- Các tổ chức phi lợi nhuận, đặc biệt, phải đảm bảo rằng mọi người đăng ký đã chọn tham gia, tốt nhất là hai lần. Điều đó có nghĩa là gửi cho người đăng ký một cách để xác nhận đăng ký của họ. Mặc dù công nghệ làm cho điều này dễ dàng và khá liền mạch, một số người sẽ không quản lý bước thứ hai và bạn sẽ mất chúng. Không lam gi cả. Người đăng ký chọn tham gia kép ít có khả năng phàn nàn rằng họ chưa bao giờ đăng ký.
May mắn thay, tất cả các công ty tiếp thị email hợp pháp (nơi bạn có thể lưu trữ danh sách, thiết kế email gây quỹ , bản tin và gửi email hàng loạt) được thiết lập để giúp bạn tuân thủ CAN-SPAM.
Làm việc với các yêu cầu của nhà cung cấp email của bạn và bạn nên an toàn. Nếu nhà tiếp thị email của bạn không yêu cầu những thứ theo CAN-SPAM, chẳng hạn như yêu cầu địa chỉ thực của bạn để đặt ở cuối email, hãy tìm nhà cung cấp sẽ tuân thủ. Nếu nhà cung cấp của bạn bị trượt, bạn có trách nhiệm.
Có nghĩa là gì để "Chọn tham gia"?
Điều quan trọng là các tổ chức phi lợi nhuận phải hiểu "chọn tham gia" để tránh rắc rối. Có hai loại:
Quyền nhanh - Một ví dụ tuyệt vời về sự cho phép rõ ràng là khi ai đó cung cấp địa chỉ email của họ cho bạn vì họ muốn nhận email từ bạn. Điều này thường xảy ra nhất khi ai đó truy cập vào trang web của bạn và để lại địa chỉ email của họ trong hộp đăng ký của bạn để nhận bản tin qua email của bạn.
Thực tiễn tốt nhất là gửi email ngay lập tức và yêu cầu người đăng ký xác minh rằng họ đã chọn tham gia bằng cách trả lời email đó.
Quyền được cho phép - Ví dụ về loại quyền này sẽ là khi nhà tài trợ tặng quà qua trang quyên góp của bạn và chia sẻ địa chỉ email của họ với bạn trên biểu mẫu đó. Cẩn thận với việc đưa mọi người vào danh sách email của bạn bởi vì bạn tình cờ gặp họ ở đâu đó. Đó không phải là ngụ ý cho phép.
Cho dù có một sự cho phép rõ ràng hoặc cho phép ngụ ý, n bao giờ giả định bất cứ điều gì . Luôn luôn làm cho nó rõ ràng trên bất kỳ hình thức được điền rằng bằng cách để lại một người nhận địa chỉ email đồng ý nhận email từ bạn. Bạn nên làm điều này, ví dụ, trên hình thức quyên góp của bạn hoặc bất kỳ hình thức mà một tình nguyện viên điền vào trang web của bạn.
Có rất nhiều cách mà các loại quyền này có thể xảy ra, vì vậy hãy suy nghĩ cẩn thận về cách bạn thiết lập biểu mẫu, hộp đăng ký và xử lý việc trao đổi email tại các sự kiện. [Hướng dẫn] của Bloomerang Khi tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể và không thể gửi một email có một số ví dụ tuyệt vời để giúp bạn tìm ra điều cần làm và khi nào.
Cách kết thúc trong hộp thư SPAM có thể khiến bạn bị tổn thương ngay cả khi bạn chơi theo quy tắc
Bộ lọc SPAM cố gắng bắt các email đáng ngờ. Mặc dù email của bạn có thể tuân thủ các quy định SPAM, email của bạn vẫn có thể kết thúc ở đó. Và nó có thể làm tổn thương bạn.
Một nghiên cứu của EveryAction (2016) cho thấy rằng tỷ lệ spam hàng tháng cho email được gửi bởi 55 tổ chức phi lợi nhuận là 7,03%, Nghiên cứu đã đặt một số tiền trên tất cả những cơ hội bị mất đó. Nghiên cứu ước tính rằng "mỗi phần trăm email sẽ gửi đến kết quả spam mất $ 1.052.64 mỗi năm."
Khi một email từ tổ chức phi lợi nhuận của bạn không bao giờ được nhìn thấy, ít cởi mở hơn nhiều, những hành động bạn đã hy vọng và lên kế hoạch cho một cách cẩn thận chưa bao giờ xảy ra. Trong khi email là tương đối rẻ so với thư trực tiếp, nó có một chi phí. Bạn trả phí cho các công ty email gửi email cộng với thời gian nhân viên của bạn đã bị lãng phí.
Không giống như SPAM bất hợp pháp được quy định bởi chính phủ, hộp thư email SPAM thường được tạo ra bởi những người đã đăng ký để nhận email của bạn. Nghiên cứu email EveryAction cho thấy rằng việc được gán cho thư mục SPAM phải làm với ba điều:
- Bạn đã không thực hiện dễ dàng để hủy đăng ký để người nhận đánh dấu email của bạn là spam. Chữa bệnh? Luôn cung cấp liên kết hủy đăng ký một lần nhấp trong email của bạn.
- Danh sách email của bạn đã lỗi thời . Thật khó khăn trong những ngày này để theo kịp. Mọi người di chuyển, thay đổi chương trình email của họ hoặc chỉ cần thoát ra vì không có lý do rõ ràng. Câu trả lời? Làm sạch danh sách email của bạn sau mỗi sáu tháng. Nếu không có dấu hiệu của cuộc sống (mở ra, phản hồi) từ một địa chỉ, hãy thả nó.
- Bạn đang gửi email không liên quan . Thiếu bất kỳ loại cam kết nào có nghĩa là email của bạn không đáp ứng được kỳ vọng của người nhận khi họ đăng ký. Phân đoạn danh sách của bạn và cá nhân hóa cụ thể hơn để tham gia tốt hơn.
Tài nguyên:
Hướng dẫn tuân thủ luật CAN-SPAM, FTC
Nghiên cứu phân phối email phi lợi nhuận 2016, mọi hành động