P2P kết nối mua sắm thông qua thanh toán hàng hóa
Việc mua hàng để trả tiền quá trình, còn được gọi là quá trình P2P, kết nối việc mua sắm và toàn bộ quá trình chuỗi cung ứng trong một công ty thông qua quá trình nhận hàng, và cuối cùng là thanh toán cấp cho nhà cung cấp.
Trong những năm gần đây, các công ty đã cẩn thận xem xét việc mua hàng của họ để thanh toán các quy trình nhằm:
- Giảm chi phí hàng tồn kho và chuỗi cung ứng tổng thể
- Giải phóng tiền mặt cần thiết
- Cải thiện hiệu suất hoạt động
- Đưa ra quyết định tài chính được cải thiện
Ngoài việc giảm chi phí hàng tồn kho và chi phí tồn kho, việc cải thiện quy trình mua hàng có thể tăng thêm khả năng hiển thị cho phép quản lý cơ hội giao tiếp tốt hơn với nhà cung cấp như nơi các mặt hàng đang trong quá trình giao hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Các yếu tố của quy trình mua hàng để thanh toán
Có nhiều yếu tố trong quá trình P2P, mỗi yếu tố quan trọng trong quá trình tổng thể. Quá trình bắt đầu với việc tìm nguồn cung ứng các mặt hàng và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp được chọn.
Tìm nguồn cung ứng
Quá trình P2P bắt đầu với bộ phận thu mua được yêu cầu bởi nghiên cứu và phát triển hoặc bộ phận sản xuất để tìm một nhà cung cấp cho một sản phẩm hoặc dịch vụ đặc biệt. Bộ phận R & D có thể đã tạo ra một đặc điểm kỹ thuật trong đó nhà cung cấp phải thực hiện.
Trong một số trường hợp, mặt hàng có thể là vật phẩm tiêu chuẩn cần thiết cho quy trình sản xuất và chỉ có thể yêu cầu bộ phận thu mua tìm được mặt hàng chất lượng tốt nhất với mức giá tốt nhất.
Tùy thuộc vào mục hoặc dịch vụ được yêu cầu, bộ phận thu mua có thể đưa ra Yêu cầu Báo giá (RFQ) hoặc có thể chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên mối quan hệ trước đó.
Hợp đồng
Khi bộ phận mua hàng đã chọn một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp phù hợp, sẽ có một quá trình hợp đồng, nơi các nhà cung cấp và bộ phận thu mua sẽ thương lượng hợp đồng dựa trên giá, điều khoản thanh toán và lịch giao hàng.
Thu mua
Sau khi hợp đồng được ký kết giữa công ty và nhà cung cấp, đơn đặt hàng có thể được nâng lên và gửi đến nhà cung cấp. Để cải thiện thời gian giao hàng của các mặt hàng, công ty có thể gửi đơn đặt hàng điện tử thay vì gửi hoặc fax.
Bằng cách gửi đơn đặt hàng điện tử, thông tin có thể được nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của nhà cung cấp. Để đảm bảo rằng có khả năng hiển thị, nhà cung cấp phải cung cấp thông tin tiến độ của công ty như ngày giao hàng được cập nhật và các tài liệu như thông báo giao hàng tiên tiến (ASN).
Biên nhận hàng hóa
Theo dõi lô hàng của nhà cung cấp, bước tiếp theo là cho các mặt hàng đó đến khách hàng . Các mặt hàng sẽ được kiểm tra để đảm bảo số lượng là giống như đơn đặt hàng, cũng như kiểm tra các mặt hàng thiệt hại và chất lượng.
Nếu có bất kỳ vấn đề với các mục được nhận, khách hàng sẽ thông báo cho nhà cung cấp để có thể trả lại một trong hai mặt hàng hoặc giảm giá.
Lập hóa đơn
Nhà cung cấp có thể lập hóa đơn cho khách hàng bất kỳ lúc nào sau khi các mặt hàng được giao. Bằng cách sử dụng giải pháp lập hóa đơn điện tử, quy trình P2P có thể được sắp xếp hợp lý để thông tin được nhập vào hệ thống tài khoản phải trả của khách hàng.
Khi nhận được các mặt hàng, khớp với hóa đơn và đơn đặt hàng, việc xử lý hóa đơn có thể bắt đầu.
Xử lý hóa đơn
Trong quá trình P2P, việc xử lý hóa đơn phải được thực hiện để bất kỳ giảm giá nào được cung cấp bởi nhà cung cấp đều có được. Trong hợp đồng được thương lượng, nhà cung cấp có thể giảm giá cho khoản thanh toán do khách hàng thực hiện trước khi thanh toán đến hạn.
Ví dụ: nhà cung cấp có thể giảm giá 5% cho các khoản thanh toán được thực hiện ít hơn mười ngày sau khi nhận được các mặt hàng.
phân tích
Là một phần của quá trình P2P, một công ty nên có khả năng hoàn thành chi phí mua hàng của mình. Việc giám sát liên tục chi tiêu sẽ xác định các lĩnh vực có thể là nguyên nhân gây ra mối quan tâm như nhà cung cấp tăng giá hoặc chi tiêu giả mạo.
Một quá trình P2P kết hợp các thực hành tốt nhất có thể tiết kiệm tiền của công ty.
Điều này nên bao gồm những hạn chế về những gì có thể được mua ngoài quy trình P2P chuẩn.
Bằng cách cho phép mua hàng không theo tiêu chuẩn, tỷ lệ mắc các chi phí không cần thiết tăng lên và điều chỉnh các giao dịch mua này có thể lãng phí tài nguyên có thể được lưu nếu quá trình P2P chính xác được sử dụng.
Tìm hiểu về Zelle cho P2P.
Bài viết này đã được cập nhật bởi Gary W. Marion, Chuyên gia hậu cần và chuỗi cung ứng cho The Balance.