Có một số chương trình thẻ mua sắm khác nhau, một số chỉ liên quan đến việc sử dụng các nhà cung cấp được công ty phê duyệt, trong khi một số khác cho phép bất kỳ nhà cung cấp nào được sử dụng.
Các giao dịch mua được thực hiện bởi một nhân viên sử dụng thẻ mua sắm thường có giá trị nhỏ và thấp. Rất nhiều phản ứng tiêu cực về các chương trình thẻ mua sắm được nhắm mục tiêu cụ thể đối với việc lạm dụng thẻ của nhân viên. Tuy nhiên, lợi ích của các chương trình mua sắm lớn hơn nhiều so với rủi ro và chi phí liên quan đến việc vận hành chương trình.
Lợi ích của thẻ mua sắm
Chính phủ Hoa Kỳ nhận thấy rằng các giao dịch mua dưới 2500 đô la chỉ bao gồm 2 phần trăm tổng chi tiêu của chính phủ, nhưng đã chiếm 85 phần trăm tất cả các giao dịch mua. Do chi phí hành chính của các giao dịch mua nhỏ này thường vượt quá chi tiêu bằng đô la thực tế, việc sử dụng thẻ mua sắm đã tăng lên trong nhiều cơ quan chính phủ. Một cơ quan chính phủ, Bộ Thương mại, ước tính rằng việc sử dụng thẻ mua sắm đã tiết kiệm cho họ hơn 22 triệu đô la mỗi năm cho chi phí hành chính và giảm thời gian xử lý mua hàng.
Việc sử dụng thẻ đã cho phép các bộ phận thu mua tập trung nỗ lực vào 15% tổng chi tiêu mua sắm chiếm 98% tổng chi tiêu.
Triển khai kiểm soát nội bộ
Việc lạm dụng thẻ mua sắm là tin tức tiêu đề nhưng thường là những hành vi lạm dụng này, đặc biệt là trong các bộ của Chính phủ, thường cho thấy giá trị đồng đô la cao, nhưng thường ít hơn một nửa của một phần trăm tổng chi tiêu.
Tuy nhiên sự lạm dụng xảy ra nhưng nó có thể được kiểm soát bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ thích hợp để giảm lãng phí và lạm dụng.
Hướng quản lý mạnh mẽ là yếu tố quan trọng cho một chương trình thẻ mua sắm thành công. Ban quản lý phải xác định rõ ràng những gì sử dụng được phép cho thẻ là và xác định, và áp đặt, hình phạt của họ cho việc thanh toán quá hạn, gian lận và lạm dụng. Tất nhiên, các thủ tục và tài nguyên của văn phòng trở lại phải được thực hiện để thực hiện các điều khiển. Nếu không có đủ nguồn lực để theo dõi và đối phó với việc lạm dụng thẻ mua sắm, thì việc lạm dụng sẽ tiếp tục và tăng lên do sự thiếu cam kết trong chương trình được người dùng nhìn thấy.
Ai nhận được một thẻ?
Một sự khác biệt tiêu cực trong các chương trình thẻ mua sắm là các công ty nghĩ rằng họ cần phải cung cấp thẻ cho tất cả nhân viên của họ mua hàng. Đây không phải là trường hợp; được cấp thẻ mua sắm đang được tin tưởng. Một công ty phải có khả năng tin tưởng người dùng của thẻ vì họ đang thực tế tiêu tiền của công ty . Cần có quy trình phê duyệt tại chỗ nhân viên phải được chọn, xem xét và phê duyệt. Nếu một nhân viên có tín dụng xấu thì họ có được cấp thẻ mua sắm của công ty không?
Áp đặt giới hạn chi tiêu
Giống như bất kỳ thẻ tín dụng nào, phải có giới hạn tín dụng cho người dùng.
Các công ty thẻ tín dụng cung cấp cho chủ thẻ một giới hạn dựa trên khả năng thanh toán của họ. Đối với chủ thẻ mua sắm, các công ty nên cung cấp cho chủ thẻ một giới hạn chi tiêu phù hợp với vị trí của họ và chi tiêu của họ. Ví dụ, một người làm việc như một nhà phân tích CNTT chỉ có thể được yêu cầu để mua mực máy in và thiết bị ngoại vi máy tính nhỏ mà chỉ có thể tổng cộng một vài trăm đô la một năm. Giới hạn chi tiêu cho nhân viên này nên phản ánh điều này và không được cấp giới hạn chi tiêu là $ 2500 mà có thể được trao cho tất cả nhân viên CNTT. Giới hạn chi tiêu nên được xem xét định kỳ để mức độ phù hợp được trao cho nhân viên dựa trên chi tiêu thực tế của họ.