Bắt tổ chức liên quan đến rất nhiều hơn là chỉ gọn gàng ngăn xếp của các giấy tờ và bụi ra khỏi lộn xộn bạn có trên bàn làm việc của bạn. Tổ chức liên quan đến việc tạo ra các hệ thống và quy trình cho tất cả các phần khác nhau của doanh nghiệp của bạn; điều này có tiềm năng giúp bạn trở nên năng suất và sinh lợi hơn. Các ý tưởng bên dưới bao gồm một số cách tốt nhất để bạn có thể trở nên có tổ chức hơn trong doanh nghiệp nhỏ của mình. Hãy thử một chỉ để cải thiện chậm và bền vững hoặc lập kế hoạch kết hợp một quy trình tổ chức mới mỗi tháng trong doanh nghiệp của bạn trong năm nay.
01 - Kiểm soát các giấy tờ và tài liệu
Bây giờ bạn có ý tưởng tốt hơn về loại tài liệu bạn đang làm việc, đã đến lúc tạo - hoặc cải thiện - hệ thống nộp hồ sơ văn phòng của bạn. Susan Ward đưa ra một hướng dẫn hữu ích để tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp bạn tạo hoặc tinh chỉnh quy trình giấy của bạn và làm cho nó được tổ chức.
Nếu bạn quyết định đã đến lúc bắt đầu chuyển đến một văn phòng không cần giấy tờ ( đọc những ưu điểm và khuyết điểm này ), bạn có thể bắt đầu bằng cách quét và số hoá hóa đơn, sử dụng dịch vụ lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến như FreshBooks, chuyển sang chương trình chữ ký số như DocuSign và sử dụng Cloud để sao lưu và lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn thu thập danh thiếp tại các sự kiện trong năm, bạn cũng có thể nên đầu tư vào máy quét thẻ kinh doanh để có thể số hóa thông tin liên hệ ngay lập tức và bỏ qua các thẻ giấy.
02 - Sử dụng các công cụ năng suất phù hợp
- Quản lý liên hệ. Từ việc theo dõi khách hàng của bạn để ghi nhớ những người bạn gặp trong khi kết nối mạng, mọi chủ doanh nghiệp nhỏ đều cần một hệ thống để quản lý thông tin liên hệ. Bạn có thể chọn một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng toàn diện (CRM) như Salesforce hoặc để quản lý quy mô nhỏ hơn, bạn có thể thiết lập ứng dụng Danh sách liên hệ hiện tại để làm việc cho doanh nghiệp của mình.
- Cuộc họp và thông tin liên lạc. Cho dù bạn tiến hành các cuộc họp trực tiếp, trên điện thoại hoặc qua các dịch vụ trò chuyện video, có một cách để làm cho quy trình được tổ chức hơn. Bạn có thể sử dụng một dịch vụ như Do để tổ chức các cuộc họp của bạn nhiều hơn - trước, trong và sau.
- Kế toán và kế toán. Tổ chức và hợp lý hóa cách bạn lập hóa đơn, thực hiện thanh toán và quản lý luồng tiền bằng các công cụ như Quickbooks Online, Xero và Wave.
- Du lịch và theo dõi chi phí. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Expedia và TripAdvisor để làm cho kế hoạch du lịch trở nên dễ dàng hơn. Sau đó, một lần trên đường, các ứng dụng như Expensify giúp bạn theo dõi chi phí và thực hiện báo cáo khi bạn về nhà được sắp xếp nhiều hơn.
- Quản lý truyền thông xã hội. Chúng ta đều biết có bao nhiêu thời gian có thể lãng phí trên phương tiện truyền thông xã hội nếu bạn không tiếp cận nó một cách có hệ thống và có tổ chức. Đây là lý do tại sao các công cụ như Hootsuite và Buffer có thể là vô giá đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ.
- Quản lý email. Nếu bạn sử dụng Gmail trong doanh nghiệp nhỏ của mình, bạn có quyền truy cập vào một số tiện ích mở rộng của Google có thể nhanh chóng tổ chức hộp thư đến của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng email khác, hãy thử SaneBox để lọc tự động, nhắc nhở và hơn thế nữa.
- Quản lý dự án. Ứng dụng quản lý dự án tốt sẽ giúp bạn theo dõi công việc, chia sẻ tệp và cộng tác với đồng đội ở một nơi và có thể là một trong những công cụ tốt nhất bạn có thể sử dụng để tổ chức công việc của mình. Hãy thử Basecamp hoặc Asana cho một giải pháp quản lý dự án tất cả trong một.
Năng suất là một quá trình rất cá nhân và các ứng dụng bạn cần sẽ được cụ thể cho bạn công việc bạn làm và cách bạn có xu hướng làm việc. Dành thời gian để khám phá nhu cầu của bạn trước khi kết hợp một công cụ mới trong quá trình của bạn. Bạn có thể không cần nhiều như bạn nghĩ. Để có thêm cảm hứng về công cụ năng suất, hãy đọc bài viết này với 101 ứng dụng năng suất doanh nghiệp nhỏ và khám phá 27 ứng dụng tiết kiệm thời gian này .
03 - Nhận máy tính của bạn được tổ chức
Dưới đây là danh sách những điều bạn có thể làm ngay bây giờ để máy tính của bạn được sắp xếp và hoạt động trở lại:
- Dọn dẹp máy tính để bàn của bạn. Có một vài cách bạn có thể đi ở đây, và tất cả phụ thuộc vào phong cách làm việc của bạn và cách bạn sử dụng máy tính của mình. Bạn có thể loại bỏ mọi thứ khỏi máy tính của mình ngoại trừ thùng rác (nhớ rằng các biểu tượng ứng dụng trên màn hình của bạn chỉ là các phím tắt - tất cả các ứng dụng thực tế của bạn thường nằm trong thư mục Ứng dụng). Hoặc bạn có thể thêm một vài phím tắt vào các tệp và ứng dụng được sử dụng thường xuyên nhất của bạn. Tôi có xu hướng sai về phía tùy chọn đầu tiên, sắp xếp hợp lý nhất có thể, nhưng thường sử dụng máy tính để bàn của tôi để dễ dàng truy cập các tệp mà tôi hiện đang làm việc. Sau đó tôi chuyển chúng về nhà vĩnh viễn của họ sau khi tôi hoàn thành.
- Thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số. Nói về việc cung cấp tài liệu của bạn một ngôi nhà cố định, đây là nơi bạn tạo ra một hệ thống nộp đơn có ý nghĩa hoàn chỉnh với bạn để bạn có thể tìm thấy các tài liệu bạn cần khi bạn cần chúng. Hướng dẫn này cho tổ chức tệp và thư mục cung cấp một số mẹo tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu.
- Cập nhật phần mềm. Nếu máy tính của bạn được đặt để tự động cài đặt bản cập nhật ứng dụng và hệ điều hành, thật tuyệt. Nếu đó là một quy trình thủ công cho bạn, bạn nên kiểm tra các bản cập nhật ít nhất hai tháng một lần vì có nhiều bản vá bảo mật. Sau đó, mỗi năm một lần, hãy xem lại các phiên bản phần mềm hiện tại bạn đang sử dụng và đưa ra quyết định nếu thời gian để nâng cấp.
- Quét vi-rút và các vấn đề về hiệu suất. Bất kể bạn có loại máy tính nào, tất cả chúng đều có thể bị nhiễm vi-rút hoặc phần mềm độc hại (vâng, ngay cả Mac!). Nếu bạn có một máy tính chạy Windows, những mẹo bảo trì PC này từ PCWorld sẽ giúp bạn giữ cho máy tính của bạn luôn khỏe mạnh và chạy mượt mà.
- Xác minh tính toàn vẹn của sao lưu dữ liệu của bạn. Bạn đang sao lưu dữ liệu của mình, đúng không? Nếu không, bỏ qua mọi thứ khác trong thời gian hiện tại và thực hiện thao tác này trước tiên. Bạn có thể sử dụng dịch vụ sao lưu dữ liệu dựa trên đám mây như Carbonite, Backblaze hoặc CrashPlan hoặc bạn có thể sử dụng ổ cứng ngoài mà bạn cắm vào máy tính của mình (tôi làm cả hai). Với một trong hai tùy chọn, cấu hình dịch vụ hoặc ổ đĩa để tiến hành sao lưu tự động liên tục, do đó bạn không phải làm bất cứ điều gì bằng tay. Sau đó, một hoặc hai lần một năm, đi vào dịch vụ sao lưu của bạn hoặc lái xe và poke xung quanh để đảm bảo tất cả mọi thứ có và truy cập nếu bạn cần phải kéo bản sao vào máy tính địa phương của bạn.
- Sắp xếp hộp thư đến của bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có mối quan hệ yêu ghét với hộp thư email của họ. Họ yêu thích nó bởi vì nó là một công cụ giao tiếp hiệu quả và hiệu quả cao; nhưng họ ghét nó bởi vì nó có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát gây căng thẳng không cần thiết . Có những điều bạn có thể thực hiện để giữ cho hộp thư đến của mình được sắp xếp, chẳng hạn như sử dụng tự động hóa, sắp xếp những gì bạn nhận được hàng ngày và hạn chế tần suất bạn kiểm tra email trong ngày. Đọc bài viết này để biết các mẹo quản lý email sẽ làm cho hộp thư đến của bạn trở thành một công cụ năng suất mạnh mẽ và không phải là thời điểm quan trọng.
Những lời khuyên ở trên sẽ giúp bạn có được doanh nghiệp nhỏ của bạn được tổ chức ngay lập tức, nhưng hãy nhớ những điều nhanh chóng có thể vượt ngoài tầm kiểm soát. Ghép nối các hoạt động này với độ phân giải để tiến hành xem xét nhanh chóng và dễ dàng các bài viết, công cụ năng suất và trạng thái máy tính của bạn vài lần trong một tháng để bạn có thể tổ chức và ngăn mọi thứ vượt quá mức vô tổ chức.