Sử dụng bảng tính để theo dõi khoảng không quảng cáo, sắp xếp lại các điểm và các mục khác
Nhưng nếu bạn đang suy nghĩ về giải quyết một bảng tính từ đầu, đây là một số lời khuyên quan trọng để giúp bạn làm điều đó.
Các bảng tính tương đối đơn giản mà bạn có thể thực hiện có thể giúp bạn:
- Theo dõi và kiểm kê dự án
- Tính toán các điểm đặt hàng lại
- Ngày dự trữ
- Tính toán số tháng
- Và hơn thế nữa
Nhưng hãy nhớ, ngay cả khi bạn có mẫu bảng tính — điều đó tùy thuộc vào bạn để giữ cho dữ liệu hiện tại và chính xác.
Điểm dữ liệu
Trước khi bạn bắt đầu, bạn có một đường cơ sở dữ liệu sẽ làm cho bảng tính này hữu ích không? Dưới đây là những gì bạn cần trước khi bắt đầu:
- Khoảng không quảng cáo hiện tại trên tay
- Nhu cầu trong tương lai (dự báo hoặc đơn đặt hàng)
- Thời gian dẫn của nhà cung cấp
- Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)
- Đặt hàng bội số
Dữ liệu đó sẽ đảm bảo rằng bạn đang bắt đầu với một công cụ lập kế hoạch chuỗi cung ứng hữu ích.
Khoảng thời gian và lập kế hoạch Horizon
Bạn có cần lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc với một số quy tắc khác không? Cách trả lời câu hỏi này là xem xét bạn mất bao lâu để bổ sung khoảng không quảng cáo của mình. Điều đó nói lên thời gian dẫn của nhà cung cấp của bạn.
Vì lợi ích của ví dụ này, giả sử bạn đang tập hợp bảng tính lập kế hoạch chuỗi cung ứng hàng tháng.
Nếu bạn có nhà cung cấp có thể giao hàng trong bốn đến sáu tuần, thì bạn có thể sẽ có bảng tính lập kế hoạch hàng tháng.
Đường chân trời lập kế hoạch của bạn về cơ bản là cách xa bạn muốn bảng tính của mình lên kế hoạch. Bạn nên giữ giới hạn này ở một đường chân trời hữu ích. Đường chân trời quy hoạch của bạn thường được quyết định bởi khoảng cách bạn có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng một cách thực tế.
Nếu khách hàng của bạn đã đặt hàng đáp ứng nhu cầu của bạn trong ba tháng tới, nhưng bạn có thể sử dụng lịch sử, tính thời vụ và dữ liệu nhu cầu của khách hàng khác (ví dụ như dự đoán của khách hàng) để ước tính ba tháng sau đó - sau đó bạn có thể sử dụng sáu tháng như kế hoạch của bạn.
Dự báo và đơn đặt hàng không phải là điều tương tự
Cẩn thận, không phải tất cả nhu cầu của khách hàng đều được tạo ra như nhau. Nếu khách hàng cung cấp cho bạn dự báo, đó chỉ là cách họ cho bạn biết những gì họ có thể sẽ mua. Dự báo thường không đi kèm với nghĩa vụ tài chính.
Nếu khách hàng đặt hàng, bạn có cơ hội thực hiện doanh thu từ việc bán hàng đó nhiều hơn (mặc dù, như chúng ta đều biết, khách hàng có thể hủy đơn đặt hàng hoặc trả lại hàng sau khi bán).
Xây dựng bảng tính kế hoạch chuỗi cung ứng của bạn
Bây giờ bạn đã có khoảng thời gian của bạn, lập kế hoạch chân trời và nhu cầu của khách hàng được sắp xếp - đó là thời gian để xây dựng bảng tính lập kế hoạch chuỗi cung ứng của bạn.
Mục đích của bảng tính này sẽ là theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn khi nó được giảm dần theo thời gian. Vì vậy, hãy bắt đầu với khoảng không quảng cáo hiện tại của bạn.
(Nhân tiện, bạn nên theo dõi từng phần / mục riêng của mình.)
Ở đầu cột bên trái của bạn, hãy nhập khoảng không quảng cáo trên tay của bạn.
Giả sử là 100.
Hàng đầu tiên trong bảng tính của bạn sẽ là "Bắt đầu khoảng không quảng cáo" cho mỗi khoảng thời gian.
Hàng thứ hai sẽ là khoảng không quảng cáo của bạn giảm trong khoảng thời gian đó — trong khoảng thời gian hiện tại, đó sẽ là doanh thu thực tế. Đối với các khoảng thời gian tiếp theo (một lần nữa — ngày, tuần hoặc tháng), đó sẽ là các đơn đặt hàng hoặc dự báo trong tương lai.
Hàng thứ ba là hàng bổ sung của bạn. Đây là thời điểm bạn sẽ nhận được nhiều khoảng không quảng cáo từ nhà cung cấp của mình.
Hàng thứ tư của bạn là "Khoảng không quảng cáo cuối cùng" của bạn cho mỗi khoảng thời gian.
Ví dụ — bạn bắt đầu vào tháng 1 với 100 mỗi. 100 đi vào hàng một. Bạn bán 30 mỗi tháng trong tháng 1, vì vậy 30 đi vào hàng 2. Nhà cung cấp của bạn cung cấp 40 mỗi tháng trong tháng 1, vì vậy bạn đặt 40 vào hàng 3. Bạn trừ hàng 2 từ hàng 1 và thêm hàng 3 vào tổng số đó. Con số đó nằm trong hàng 4. Trong trường hợp này, đó sẽ là 100-30 + 40 = 110.
110 populates hàng 4 và cũng được sao chép vào "Starting Inventory" vào tháng Hai. Bằng cách thực hiện các công thức đó vào các tháng tiếp theo, bạn sẽ dễ dàng khám phá ra khi bạn sắp hết hàng tồn kho - vì vậy bạn có thể lập kế hoạch khi nào mới mua đơn đặt hàng với nhà cung cấp của bạn (ghi nhớ thời gian dẫn của họ, MOQ và đặt hàng bội số).
Theo sát
Thông tin trong bảng tính của bạn chỉ chính xác nếu bạn đảm bảo số lượng khoảng không quảng cáo của mình là chính xác. Giữ cho chu kỳ của bạn đếm các chương trình tại chỗ và làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo chúng đang phân phối theo kỳ vọng của bạn — và bảng tính đơn giản này sẽ giúp bạn tiếp tục cho đến khi bạn sẵn sàng đầu tư vào các công cụ lập kế hoạch mạnh mẽ hơn.