Cách chuẩn bị một đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện
Ngoài ra, các nhà lập kế hoạch sự kiện cần một số kỹ năng kinh doanh để có hiệu quả chạy một doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện.
Một trong số đó là biết cách chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sự kiện, một bước quan trọng trong việc tiếp thị các dịch vụ của bạn và đảm bảo kinh doanh của khách hàng.
Tại sao tôi cần đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện?
Đây là một kịch bản quen thuộc cho một người lập kế hoạch sự kiện: bạn có một cuộc họp kinh doanh với một khách hàng tiềm năng để thảo luận về một sự kiện sắp tới.
Nó diễn ra tốt đẹp. Bạn đã nêu chi tiết trải nghiệm của mình, các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện mà bạn cung cấp và giải thích cách bạn phù hợp với những gì khách hàng đang tìm kiếm. Bạn bắt tay, cảm ơn họ vì thời gian của họ và sau đó ... cái gì? Bước tiếp theo của bạn là theo dõi và gửi cho khách hàng một đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện chi tiết.
Chính xác một kế hoạch sự kiện là gì?
Một kế hoạch sự kiện đề xuất kinh doanh là một tài liệu toàn diện vạch ra các dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp cho một sự kiện. Đó là tài liệu công ty của bạn, chiến dịch tiếp thị của bạn và quảng cáo chiêu hàng của bạn được gói gọn thành một.
Đề xuất kinh doanh sự kiện này sẽ giới thiệu bạn với tư cách là một chuyên gia có tay nghề cao, giàu kinh nghiệm, có đủ điều kiện để thực hiện sự kiện này. Nó sẽ phân biệt bạn với các nhà lập kế hoạch sự kiện khác và thiết lập bạn như một người mà khách hàng có thể tin tưởng.
Một đề xuất lập kế hoạch sự kiện cần được viết rõ ràng, chứa các chi tiết cụ thể về các dịch vụ được đưa vào đề xuất (và cái nào không được) và minh họa cách bạn sẽ thực hiện sự kiện, cung cấp các chi tiết cần thiết để khách hàng có thể dễ dàng hình dung bạn đang đề xuất.
Cung cấp cho nó liên lạc cá nhân
Chắc chắn, sẽ dễ dàng hơn khi tải xuống một mẫu cho “đề xuất kinh doanh” và chỉ cần nhập thông tin còn thiếu và gửi nó đi cùng với danh thiếp của bạn. Nhưng đó thực sự là cách bạn muốn đại diện cho công ty hay dịch vụ của mình?
Nếu bạn không dành thời gian để đưa ra một đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện chu đáo, được nghiên cứu cho một khách hàng tiềm năng, điều đó nói gì về nỗ lực bạn sẽ đưa vào cho một khách hàng đã gửi tiền cho bạn?
Mối quan hệ kinh doanh của bạn bắt đầu với thông báo đầu tiên bạn có với bất kỳ khách hàng nào và lần hiển thị đầu tiên sẽ được tính. Vì vậy, hãy dành thời gian của bạn và làm điều đó đúng. Tạo một đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp và tùy chỉnh cho sự kiện của khách hàng của bạn - phản ánh các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp, chu đáo, độc đáo mà bạn cung cấp.
7 điều cần đưa vào trong kế hoạch tổ chức sự kiện
- Giới thiệu về doanh nghiệp - Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn. Thảo luận về nền của bạn, bất kỳ giấy chứng nhận chuyên nghiệp và thời gian trong kinh doanh, kinh nghiệm liên quan, và niche cụ thể của bạn nếu bạn có một.
- Mô tả sự kiện - Cung cấp phạm vi tổng thể của sự kiện, bao gồm chi tiết đã được thảo luận trong cuộc họp khách hàng ban đầu của bạn, chẳng hạn như mục tiêu của sự kiện, ngày có thể, địa điểm để xem xét, số lượng khách, v.v.
- Dịch vụ lập kế hoạch sự kiện được cung cấp - B e rất cụ thể trong phần này, liệt kê tất cả các dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp cho sự kiện này. Liệt kê các mục có dấu đầu dòng hoặc tiêu đề phụ rất hiệu quả vì đây là cách dễ dàng để khách hàng nhìn thấy phạm vi dịch vụ được bao gồm. Liệt kê bất kỳ nhà cung cấp nào bạn sẽ sử dụng và bất kỳ dịch vụ nào là tùy chọn cho một khoản phí bổ sung. Điều quan trọng là rất chi tiết trong phần này để khách hàng có một sự hiểu biết rõ ràng về những gì được bao gồm và những gì được bổ sung.
- Ví dụ về công việc của bạn - Nếu bạn đã lên kế hoạch cho một sự kiện tương tự như một sự kiện mà bạn đang đề xuất với khách hàng này, thì đây là cơ hội của bạn để thể hiện những kỹ năng đó. Bao gồm ảnh, bản phác thảo, mẩu tin tức hoặc bất kỳ hình ảnh nào khác sẽ giúp vẽ hình ảnh trong tâm trí khách hàng về những gì bạn có thể làm. Đây là một cách tuyệt vời để tiếp thị doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn.
- Chi phí đề xuất - Cẩn thận nêu rõ tất cả các chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện này. Định dạng phần này như một loạt các bước sẽ hướng dẫn khách hàng của bạn thông qua tất cả các giai đoạn của sự kiện, giúp họ hình dung từng khía cạnh khi nó mở ra. Hãy cụ thể trong một loại chi phí chung. Ví dụ: nếu bạn có chi tiết đơn hàng cho dịch vụ ăn uống, hãy chia ra chi phí riêng cho thực phẩm cho biết số tiền trên mỗi người, số lượng máy chủ được yêu cầu và tỷ lệ hàng giờ, chi phí cho thuê bảng, bộ khăn trải giường và v.v. Thay vì chuẩn bị một đề xuất với một thẻ giá lớn ở dưới cùng, hãy viết một đề xuất được chia thành từng phần để khách hàng của bạn có thể hiểu chi phí cá nhân. Điều này hữu ích vì hai lý do: nó cản trở “cú sốc nhãn dán” không thể tránh khỏi khi tất cả các mặt hàng được kiểm tra và có một thẻ giá lớn ở dưới cùng, và nó mang lại cho khách hàng của bạn cơ hội quyết định xem chi phí cho giờ cocktail bổ sung có đáng chi phí.
- Các bước tiếp theo - Ở cuối đề xuất doanh nghiệp sự kiện của bạn, bao gồm mọi chi tiết liên quan đến thời gian hoặc các bước tiếp theo. Nếu sự kiện có ngày chắc chắn, hãy đảm bảo bạn cho biết rằng một hợp đồng đã ký phải được nhận vào một ngày nhất định để bạn có thể lên kế hoạch và thực hiện sự kiện.
Chỉ định khoản tiền gửi được yêu cầu và ngày mà nó phải được nhận.
Thông tin liên hệ - Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của doanh nghiệp của bạn ở cuối đề xuất doanh nghiệp sự kiện. Liệt kê trang web, địa chỉ email, số điện thoại, số fax và địa chỉ nhận thư của bạn. Đính kèm danh thiếp vào đề xuất của bạn để dễ tham khảo.
Hãy duy trì đối thoại
Sau khi gửi cho khách hàng đề xuất kinh doanh lập kế hoạch sự kiện của bạn, hãy liên hệ với họ để cho họ biết đề xuất đang được tiến hành. Nói với họ rằng bạn sẽ theo dõi sau vài ngày để xem họ có bất kỳ câu hỏi nào không. Hãy duy trì đối thoại. Hãy phản hồi và mang đến sự chú ý cá nhân. Nó là một chỉ số về cách bạn làm kinh doanh và đóng giao dịch.