Tài liệu để giữ lâu dài và ngắn hạn
4 lý do để giữ hồ sơ
- Nó sẽ làm cho nó dễ dàng hơn nhiều để nộp thuế của bạn.
- Có mọi thứ được ghi lại sẽ giúp bạn không bị mất bất kỳ khoản khấu trừ nào, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền.
- Nó sẽ giúp bạn chắc chắn rằng bạn đang nộp đơn yêu cầu chính xác. Thay vì đoán, "Tôi nghĩ rằng tôi đã trả cho nhà thầu đó 1.000 đô la", bằng cách nhanh chóng kéo lên một bảng tính, bạn sẽ biết bạn đã trả cho anh ta 850 đô la vào ngày 17 tháng 7.
- Trong trường hợp bạn được kiểm toán hoặc IRS có bất kỳ câu hỏi nào về các mặt hàng trên tờ khai thuế của bạn, bạn sẽ có bằng chứng để sao lưu yêu cầu của bạn. Nếu bạn không có tài liệu này, bạn sẽ thấy mình dành thời gian và tiền bạc để tìm bằng chứng. Tồi tệ hơn, nếu bạn không thể đưa ra một biên nhận, yêu cầu của bạn sẽ không được tôn trọng và bạn thậm chí có thể phải trả thêm tiền thuế và tiền phạt.
Tôi nên ghi lại bản ghi gì?
Câu trả lời ngắn gọn là bạn nên theo dõi mọi thứ! IRS được biết đến để kiểm toán các doanh nghiệp nhỏ , đặc biệt là những doanh nghiệp có lỗ trong những năm liên tiếp. Ngoài ra, nhiều đại lý IRS không hiểu các sắc thái thuế áp dụng cho các nhà đầu tư bất động sản, khiến họ có nhiều khả năng đặt câu hỏi về hồ sơ của bạn.
Bạn sẽ cần phải có bằng chứng nếu IRS đặt bất kỳ câu hỏi nào của bạn hoặc ngay cả trong quá trình kinh doanh hàng ngày, nếu ai đó cố gắng đặt câu hỏi về khoản thanh toán.
Hai loại hồ sơ bạn cần giữ là hồ sơ vĩnh viễn và hồ sơ ngắn hạn.
1. Hồ sơ thường trực
Đây là những tài liệu mà bạn sẽ muốn giữ vô thời hạn.
Một số ví dụ về hồ sơ vĩnh viễn là gì?
Đây là những tài liệu có liên quan và có giá trị đối với bạn vượt quá năm thuế hiện tại, chẳng hạn như:
- Tất cả các hợp đồng thuê nhà.
- Bất kỳ loại tài liệu pháp lý nào - Tiền phạt, báo cáo kiểm tra, sự xuất hiện của tòa án.
- Bất kỳ loại giấy phép nào bạn đã đưa ra trên tài sản.
- Bất cứ điều gì bạn sẽ mất giá - Chẳng hạn như tài sản hoặc cải tiến.
- Nếu bạn có công ty của bạn được thành lập như một LLC , LP , S Corporation hoặc khác, bạn sẽ muốn giữ tất cả hồ sơ liên quan đến điều này.
- Chính sách bảo hiểm.
- Tài liệu vay - Chẳng hạn như thế chấp.
- Thuế năm trước.
- Tiêu đề / chứng thư sở hữu.
2. Hồ sơ ngắn hạn
Trong ngắn hạn, tôi không đề cập đến một vài tháng. Bạn sẽ muốn giữ bất kỳ tài liệu nào mà bạn cho là đủ quan trọng để yêu cầu thuế của mình trong tối thiểu năm năm. Bao lâu sau đó phụ thuộc vào mức độ thoải mái của bạn. Điều này sẽ giúp bạn trong trường hợp bạn đã từng bị kiểm tra hoặc bị kiện.
Một số ví dụ về hồ sơ ngắn hạn là gì?
Bất kỳ thứ gì được tính là thu nhập hoặc chi phí cho năm thuế đã cho, chẳng hạn như:
- Chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp hoặc tài sản của bạn.
- Chi phí giải trí - Chẳng hạn như bữa tối hoặc bữa trưa cho khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng.
- Tiền lãi được trả trên thế chấp và bất kỳ thẻ tín dụng nào để sử dụng cho doanh nghiệp.
- Lệ phí pháp lý / chuyên nghiệp - Đối với kế toán, luật sư, đại lý bảo hiểm, môi giới bất động sản.
- Chi phí văn phòng - Internet, đường dây điện thoại thứ hai dành cho doanh nghiệp, vật tư văn phòng, khấu trừ văn phòng tại nhà nếu bạn có văn phòng tại nhà chỉ được sử dụng để kinh doanh.
- Nhận thuê.
- Sửa chữa được thực hiện.
- Tiền đặt cọc an ninh đã nhận.- Khi hợp đồng thuê của người thuê nhà kết thúc, nếu bạn giữ một phần tiền ký quỹ, bạn phải ghi lại nó là thu nhập. Nếu bạn giữ một số tiền để trả tiền sửa chữa, số tiền bạn chi cho việc sửa chữa được coi là một khoản chi phí, bạn có thể khấu trừ thuế của bạn.
- Chi phí đi lại cho doanh nghiệp - Chẳng hạn như dặm hướng cho các hoạt động cho thuê.
- Tiện ích trả tiền.
- Tiền lương trả cho nhân viên hoặc nhà thầu độc lập.
Tôi nên theo dõi hồ sơ của mình như thế nào?
Bạn nên giữ một bản sao kỹ thuật số (máy tính) và một bản in (giấy) của tất cả hồ sơ của bạn.
1. Bản sao kỹ thuật số
Bạn sẽ muốn sử dụng bảng tính hoặc chương trình như Quicken Rental Property Manager để theo dõi thu nhập và chi phí của bạn.
Bạn nên làm điều này ngay sau khi thu nhập đến hoặc chi phí xảy ra. Bạn sẽ muốn bao gồm càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt:
- Ngày,
- Thời gian,
- Ai được trả tiền hoặc trả tiền cho bạn,
- Bản chất của thu nhập hoặc chi phí
- Số tiền.
- Bạn thậm chí có thể bao gồm làm thế nào nó đã được trả tiền hoặc phát sinh (tiền mặt, số kiểm tra, thẻ tín dụng, lệnh chuyển tiền, vv).
Mức độ chi tiết sẽ phụ thuộc vào phần mềm bạn sử dụng hoặc tạo ra. Một số chương trình sẽ liên kết trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn và sẽ ghi lại thu nhập và chi phí của bạn cho bạn.
Ngay cả khi bạn chọn một chương trình ít tốn kém hơn, hoặc giữ hồ sơ của bạn trên bảng tính cá nhân, bạn vẫn nên thiết lập hồ sơ riêng cho mỗi tài sản, cho từng loại chi phí, và cho các loại thu nhập riêng biệt. Vấn đề là ghi lại càng nhiều thông tin càng tốt vào thời điểm giao dịch để bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo tài chính trong tương lai.
Bạn nên luôn sao lưu chúng trên đĩa CD, trên ổ cứng gắn ngoài, trong một đám mây và thậm chí với một bản sao giấy. Chúng sẽ được in ra vào cuối mỗi tháng và / hoặc cuối năm.
2. Bản sao cứng
Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bạn có một bản sao giấy của các tài liệu quan trọng nhất của bạn. Nếu có thể, bạn sẽ muốn lưu trữ chúng trong một số loại hệ thống chống cháy hoặc két an toàn. Nếu bạn không thể tìm thấy đủ lớn cho tất cả các tệp của mình, bạn sẽ muốn giữ những tệp quan trọng nhất, chẳng hạn như tiêu đề cho thuộc tính trong hộp này. Phân loại mọi thứ theo năm và sau đó sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái các tệp để chúng dễ tìm.