10 lời khuyên cho sự kiện công ty nội bộ thành công
Nếu bạn đã được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho bữa tiệc nhân viên hàng năm cho công ty của mình, hãy làm theo một số nguyên tắc cơ bản để tận dụng tối đa sự kiện đặc biệt của bạn và có thể giúp bạn giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng của nó. Bằng cách đánh giá cẩn thận cách tốt nhất để tiếp cận và thực hiện bữa tiệc ngày lễ này, bạn có thể tạo ra một trải nghiệm không chỉ làm tăng tinh thần của công ty mà còn làm tăng mức độ hài lòng và giữ chân của nhân viên trên bảng.
Điều quan trọng là bắt đầu với những điều cơ bản - chủ đề của bữa tiệc, nơi nó sẽ diễn ra, có bao nhiêu người đến, khi nào nó xảy ra, và thức ăn và thức uống nào sẽ được phục vụ trong dịp đó — trước khi chuyển sang hoạch định chuyên ngành và cuối cùng là thực hiện sự kiện.
01 - Các yếu tố cơ bản của một sự kiện công ty Holiday
Tất nhiên, giống như bất kỳ sự kiện hoặc dự án nào khác, bạn cần phải tạo một kế hoạch dự án xác định các chi tiết sự kiện cho bữa tiệc nghỉ của nhân viên. Chủ đề, địa điểm, thời gian, ngày, số lượng khách, lựa chọn thực phẩm và đồ uống, trang trí và chương trình sự kiện phải được xem xét trước khi bạn bắt đầu thực hiện sự kiện của mình.
Mỗi bên tốt cần những yếu tố cốt lõi để thành công, nhưng không phải mọi thứ phải được đặt trong đá trước khi bạn bắt đầu thực hiện đáp ứng nhu cầu của bạn (như đảm bảo địa điểm, đặt trước một người cung cấp thực phẩm hoặc lập kế hoạch chương trình).
Mặc dù có nhiều cách để tiếp cận các quyết định này và quyết định cho các ý tưởng cấp cao hơn như chủ đề và thời gian thường rơi vào giám đốc điều hành của công ty thay vì nhà sản xuất sự kiện, tốt nhất là làm việc với một nhóm để quyết định chi tiết nào phù hợp với Công ty.
02 - Chọn Thời điểm hiệu quả nhất để tổ chức sự kiện của bạn
Thật không may, không phải ai cũng có cơ hội tham gia sự kiện vì ai đó phải ở lại và trả lời các cuộc gọi và yêu cầu của khách hàng. Nhưng một sự kiện giờ ăn trưa cho phép tổ chức kiểm soát chi phí và giảm các nghĩa vụ về thời gian và cam kết cá nhân của nhân viên.
Rõ ràng, nếu tổ chức không tổ chức một chương trình ăn trưa, thì họ sẽ tổ chức một sự kiện buổi tối, cho phép nhiều nhân viên tham dự hơn, nhưng thường có chi phí cao hơn, tùy thuộc vào buổi tối trong tuần mà sự kiện được tổ chức.
Vì vậy, làm thế nào để bạn có được tiếng nổ lớn nhất cho buck ? Trong khi một số người có thể nghĩ rằng thứ Sáu là ngày tốt nhất để tổ chức sự kiện vì hầu hết nhân viên sẽ nghỉ vào cuối tuần, thứ Sáu là ngày phổ biến nhất trong tuần tại các nhà hàng và các địa điểm khác - thời gian đắt nhất. Rất ít tổ chức sẽ muốn xem xét tối chủ nhật, do đó, có vẻ như lựa chọn tốt nhất tiếp theo có thể là tối thứ Hai.
03 - Cân nhắc tổ chức một bữa tiệc trong mùa
Đầu tháng Mười và cuối tháng Giêng là thời điểm tuyệt vời để tổ chức một bữa tiệc đánh giá cao hàng năm vì bạn có thể tìm thấy sự sẵn có của các lựa chọn địa điểm bên ngoài, tiết kiệm chi phí ăn uống và có khả năng nhận được ưu đãi tốt hơn cho các gói bữa tiệc trong thời gian diễn ra sự kiện này.
Một hạn chế để tạo ra một bữa tiệc đánh giá cao hàng năm thay vì kỷ niệm ngày lễ thường niên là nhân viên có thể không nhớ điều này như một truyền thống cũng như họ làm lễ Giáng sinh hoặc năm mới. Bạn sẽ muốn đảm bảo xây dựng quảng cáo xung quanh sự kiện nếu đó không phải là bữa tiệc truyền thống.
04 - Chọn một nhóm để giúp thực hiện sự kiện
Việc quyết định quy mô đội phù hợp và chọn thành viên nhóm giỏi nhất là điều cần thiết để giúp sự kiện của bạn thành công với ít rắc rối nhất có thể. Cuối cùng, mặc dù, nó không phải là kích thước của ủy ban nhưng chất lượng của những người làm việc trên nó xác định tầm cỡ của một nhóm lập kế hoạch sự kiện.
Một nhóm nhỏ các cá nhân có thể sẽ lập kế hoạch chi tiết hơn và tiết kiệm chi phí, nhưng nhiều tổ chức liên quan đến một ủy ban lớn của cá nhân để tiếng nói của nhiều nhân viên hơn được thể hiện trong các giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện. Tuy nhiên, thời gian lập kế hoạch cho loại sự kiện này có thể lấy đi từ năng suất hàng ngày của những người liên quan, vì vậy bạn có thể xem xét việc thiết lập một nhóm nhỏ hơn những cá nhân được trao quyền quyết định cho nhóm lớn hơn.
Chọn những cá nhân đó để có khả năng ảnh hưởng tích cực đến các nhân viên khác và sử dụng bài tập như một phần thưởng hoặc khuyến khích cho những người được chọn. Kế hoạch sự kiện của tổ chức nên làm việc với một nhà lãnh đạo có thẩm quyền về nguồn nhân lực hoặc tiếp thị - một người được ủy quyền phê duyệt kế hoạch — để giúp thúc đẩy các quyết định này và chọn các thành viên tốt nhất của nhóm.
05 - Tạo một trình đơn bữa tiệc kỳ nghỉ hiệu quả về chi phí
Các bữa ăn mạ thường hiệu quả về chi phí hơn là tiệc tự chọn, và chúng có thể được trình bày thanh lịch hơn nhiều so với việc mọi người đứng xếp hàng và tự phục vụ.
Tất nhiên, thực đơn của bạn cần phải củng cố chủ đề của sự kiện và bạn nên cố gắng chọn các mặt hàng kết hợp màu sắc hoặc thương hiệu của sự kiện, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên thuê bộ khăn trải giường trang trí đắt tiền và các vật liệu khác.
Lựa chọn các món khiêm tốn hoặc trái cây tươi cho các món trung tâm, hạn chế tiêu thụ rượu và lưu trữ tại một địa điểm có trang trí tiêu chuẩn và lựa chọn giá thực phẩm cũng là những cách tuyệt vời để cắt giảm chi phí đồng thời mang đến cho nhân viên của bạn trải nghiệm tốt.
06 - Quyết định mức độ và giới hạn tiêu thụ rượu
Tuy nhiên, hầu hết nhân viên không muốn tham dự một sự kiện công ty không có một số thức uống có cồn. Vì lý do này, bạn muốn thu hẹp lựa chọn rượu của bạn hoặc thậm chí tạo ra các loại cocktail chữ ký giá rẻ để giảm chi phí và giữ mức độ say xỉn xuống.
Bạn cũng có thể xem xét giới hạn lựa chọn để chỉ rượu, đóng thanh sớm và chỉ cung cấp đồ uống trong bữa ăn để giúp cắt giảm chi phí và hạn chế số lượng nhân viên đang uống trong khi đại diện cho công ty tại sự kiện của bạn.
07 - Nhắc nhở nhân viên của Nghi thức đúng đắn
Nghi thức tránh nhầm lẫn ở bữa tiệc bao gồm tránh uống quá nhiều, ăn uống, nói chuyện hoặc phàn nàn, đến quá sớm hoặc đi quá trễ, mặc trang phục không đúng cách và mang khách quá mức - tất cả đều không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của người khác tại sự kiện mà còn chi phí công ty.
Mặc dù một bữa tiệc kỳ nghỉ hàng năm của công ty nhằm mang lại cho nhóm và các ức chế thấp hơn thường thấy ở nơi làm việc, nhắc nhở khách hàng rằng họ vẫn đại diện cho công ty, ngay cả khi tham gia sự kiện sau giờ làm việc này và do đó dự kiến sẽ hành xử theo cách thích hợp cho nơi làm việc.
08 - Cân nhắc thiết lập Exchange quà tặng
Nói chung, nhiều tổ chức thực sự bao gồm trao đổi quà tặng giữa các nhân viên tại các bữa tiệc của họ. Tuy nhiên, nếu tổ chức lớn hơn, có lẽ điều này là tốt nhất ở cấp phòng ban chứ không phải ở sự kiện toàn nhân viên như tổ chức trên quy mô như vậy có thể chứng minh khó khăn - đặc biệt là nếu bạn không quen thuộc với một số phòng ban và nhân viên của họ.
Tuy nhiên, nếu có trao đổi quà tặng, có lẽ điều tốt nhất là nếu chủ nhà hoặc người tổ chức yêu cầu giới hạn tài chính cho món quà — có thể là $ 10 — để tránh các vấn đề liên quan đến việc định giá quà tặng.
Ngoài ra, thiết lập một "con voi trắng" hoặc loại trao đổi quà tặng bao gồm tất cả mọi người trong công ty được mời tham gia ở cấp độ cá nhân có thể giúp ngăn chặn những cơn ác mộng hoặc sự cố xảy ra trong đó một khách không nhận được quà để mang một cái.
09 - Cân nhắc nếu gây quỹ đúng cho sự kiện của bạn
Các ổ đĩa thực phẩm, quần áo và đồ chơi là một phần của nền văn hóa ở nhiều tổ chức trong khi một số khuyến khích ổ đĩa quyên góp tiền mặt, nhưng điều này không nhất thiết có nghĩa là bữa tiệc đánh giá nhân viên của công ty bạn là địa điểm phù hợp cho cơ hội gây quỹ.
Mặc dù rất hữu ích khi liên kết một nguyên nhân cụ thể cho bữa tiệc, có thể hữu ích cho tổ chức chỉ khuyến khích quà tặng không phải là quà tặng và đóng góp bằng hiện vật có thể mang lại lợi ích cho tổ chức từ thiện đang được hỗ trợ. Bằng cách này, mọi người đều được phép cung cấp quà tặng với giá trị phù hợp với ngân sách cá nhân của riêng họ.
10 - Đánh giá nhà tài trợ của nhà cung cấp cho sự kiện của bạn
Một số người có thể nghĩ rằng việc nhận nhà tài trợ nhà cung cấp là một cách tuyệt vời để bù đắp chi phí cho bữa tiệc kỳ nghỉ hàng năm của họ; tuy nhiên, các nhà hoạch định sự kiện và khách hàng của họ có thể muốn tập trung vào mục tiêu cho bữa tiệc của họ về việc đánh giá nhân viên hơn là chi phí gia công cho các nhà cung cấp được tài trợ.
Nhân viên thường cảm thấy rằng chi phí cho những sự kiện đặc biệt này phải được chi trả từ ngân sách hoạt động của chủ nhân. Nếu tổ chức không có khả năng tổ chức một sự kiện đánh giá cao cho nhân viên của mình hoặc nếu nó không phải là một phần của kế hoạch kinh doanh vì bất kỳ lý do gì, thì nhà tuyển dụng không nên tìm kiếm doanh thu bên ngoài để trang trải chi phí thông qua tài trợ.