Chi phí di chuyển của nhân viên bạn nên trả
Tốt nhất là chỉ nên thanh toán bằng những khoản chi phí di chuyển được IRS phê duyệt như các khoản khấu trừ từ tờ khai thuế của nhân viên.
Theo IRS , chi phí di chuyển được khấu trừ cho nhân viên chỉ bao gồm
"chi phí hợp lý của:
Di chuyển hàng hóa gia dụng và các hiệu ứng cá nhân từ ngôi nhà cũ sang ngôi nhà mới, và
Đi du lịch (bao gồm chỗ ở) từ nhà cũ đến ngôi nhà mới.
Việc hoàn trả các chi phí không được khấu trừ luôn chịu thuế đối với người lao động, ngay cả khi khoản bồi hoàn có thể đủ điều kiện làm kế hoạch có trách nhiệm (như được mô tả bên dưới).
Các tác động về thuế của việc hoàn trả chi phí di chuyển của nhân viên
Nói chung, bất kỳ khoản thanh toán nào bạn thực hiện cho nhân viên đều phải chịu thuế và chi trả chi phí di chuyển của nhân viên được coi là lợi ích chịu thuế. Nhưng có một cách để làm cho lợi ích không chịu thuế đối với nhân viên.
Nếu bạn muốn chi phí di chuyển của nhân viên không bị đánh thuế cho nhân viên (IRS sử dụng thuật ngữ "bị loại trừ" từ thuế), bạn phải thanh toán cho họ thông qua những gì IRS gọi là kế hoạch có trách nhiệm .
Trong trường hợp này, nhân viên trả tiền cho các chi phí và bạn hoàn trả chúng.
Để đáp ứng các tiêu chí cho một kế hoạch có trách nhiệm, các chi phí phải được phân loại và chỉ chi phí cụ thể có thể được thanh toán. Các chi phí cũng phải được cho một mục đích kinh doanh.
Nhân viên phải thanh toán hoặc phát sinh chi phí được khấu trừ khi thực hiện các dịch vụ với tư cách là nhân viên của công ty bạn. Bạn có thể cần phải ghi lại rằng việc di chuyển được yêu cầu bởi doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra còn có một số thủ tục kế toán phải được tuân theo để kế hoạch hoàn trả
- Nhân viên phải " tính toán đầy đủ các chi phí này trong một khoảng thời gian hợp lý." Nghĩa là, nhân viên phải cung cấp cho bạn biên nhận cho tất cả các chi phí.
- Nếu bạn đang cung cấp cho nhân viên một khoản tạm ứng cho các chi phí này, nhân viên phải trả lại số tiền thừa trong một khoảng thời gian hợp lý.
Ví dụ: giả sử bạn tiến 5.000 đô la cho chi phí di chuyển và nhân viên cung cấp cho bạn biên nhận cho 3.660 đô la. Nhân viên phải cung cấp cho bạn một kiểm tra số dư ($ 1.350). Nếu tất cả các tiêu chí cho một kế hoạch có trách nhiệm không được đáp ứng, kế hoạch không phải là một kế hoạch có trách nhiệm. Và " bồi hoàn cho chi phí không thể chi trả " (cho nhân viên) và các khoản phụ cấp cho các chi phí linh tinh hoặc không xác định được chịu thuế cho người lao động.
Chỉ cần hoàn toàn rõ ràng: Bất kỳ khoản bồi hoàn nào được thực hiện cho nhân viên theo một kế hoạch không thể giải quyết phải được coi là chịu thuế (bao gồm cả khấu trừ), ngay cả khi khoản bồi hoàn là chi phí được khấu trừ cho nhân viên. Và bất kỳ khoản thanh toán nào không được chứng minh bằng hóa đơn, ngay cả khi chúng là một phần của kế hoạch có trách nhiệm, phải chịu thuế và chịu khấu trừ.
Khấu trừ thuế tiền lương khi di chuyển chi phí thanh toán cho nhân viên
Nếu các khoản thanh toán được thực hiện theo các tiêu chí cho một kế hoạch có trách nhiệm, và tất cả các điều kiện cần thiết đã được đáp ứng, các khoản thanh toán cho nhân viên cho chi phí di chuyển không bị khấu trừ.
Các khoản thanh toán chi phí di chuyển không được thực hiện theo tiêu chí cho kế hoạch có trách nhiệm (được mô tả ở trên) có thể bị khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế FICA (An sinh Xã hội và Medicare) và thuế thất nghiệp liên bang.
Báo cáo chi phí di chuyển chi phí trên biểu mẫu W-2 của nhân viên
Nếu việc bồi hoàn cho nhân viên đáp ứng tất cả các điều kiện của một kế hoạch có trách nhiệm, như được mô tả ở trên, bạn không phải bao gồm các khoản bồi hoàn này trên W-2 của nhân viên. Nếu nhân viên cho phép bạn hạch toán đầy đủ chi phí, nhưng khoản tiền thừa không được hoàn lại, bạn sẽ cần phải kiểm tra với dịch vụ biên chế hoặc người khai thuế để xác định cách báo cáo số tiền phải chịu thuế và không chịu thuế. Quý vị phải báo cáo số tiền phúc lợi này khi quý vị hoàn thành bản báo cáo thuế hàng năm W-2 cho nhân viên của năm trước.
Phần mềm Patriot cung cấp thêm chi tiết về cách các chi phí này được nhập vào mẫu W-2 của nhân viên. Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ ở trên, trong đó nhân viên nhận được 5.000 đô la cho chi phí di chuyển, có biên nhận cho 3.660 đô la và giữ lại 1.350 đô la còn lại. Số tiền mà nhân viên giữ lại phải chịu thuế cho nhân viên. Chúng tôi sẽ giả định khoản thanh toán này được thực hiện theo các yêu cầu đối với gói có trách nhiệm, như được mô tả ở trên:
- Khoản $ 1.350 chịu thuế được bao gồm trong Hộp 1 của W-2 (và trong các ô 3, 5 và 16, nếu được tiểu bang hoặc thành phố đánh thuế).
- Thuế khấu trừ thuế thu nhập của liên bang và tiểu bang và thuế FICA phải được tính cho khoản $ 1.350 chịu thuế và được bao gồm trong các hộp thích hợp trên W-2.
- Bạn phải bao gồm $ 3,660 (số tiền tương đương với số tiền được chứng minh (ví dụ, phần không chịu thuế) trong ô 12 của Mẫu W-2 sử dụng mã “L.”
Để biết thêm chi tiết về cách thức hoạt động, hãy xem Ấn phẩm IRS 15 (Thông tư E).
Tặng thêm tiền cho nhân viên để chi phí di chuyển
Một số doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên một số tiền thiết lập cho chi phí di chuyển, tùy thuộc vào loại di chuyển và khoảng cách. Khoản thanh toán vẫn có thể được khấu trừ cho doanh nghiệp của bạn dưới dạng chi phí kinh doanh.
Nếu bạn muốn cung cấp cho một nhân viên tiền để di chuyển chi phí và để cho nhân viên quyết định làm thế nào số tiền này sẽ được chi tiêu, bạn có một kế hoạch không thể giải quyết, theo quy định của IRS. Trong trường hợp này, như đã lưu ý ở trên, nếu bạn không muốn nhân viên phải xuất trình biên lai, tất cả khoản thanh toán sẽ bị đánh thuế cho nhân viên như một lợi ích. Ngoài ra, thuế thu nhập liên bang và thuế FICA phải được giữ lại trên thanh toán.
Trong trường hợp này, bạn có thể muốn thêm một số tiền bổ sung vào khoản thanh toán để giúp nhân viên với các khoản thuế bổ sung phải được thanh toán. Điều này được gọi là "tổng doanh thu", và nó được thực hiện để cung cấp cho nhân viên số tiền chính xác của khoản thanh toán, sau thuế.
Ví dụ, nếu bạn trả một nhân viên 2.000 đô la trong chi phí di chuyển, bạn có thể thực hiện một phép tính gộp để cung cấp hơn 2.000 đô la để trang trải các khoản thuế bổ sung. Patriot Software có một máy tính tổng hợp có thể giúp bạn với điều này.
Chi phí di chuyển của nhân viên được khấu trừ
Thanh toán chi phí di chuyển của nhân viên là chi phí kinh doanh được khấu trừ cho doanh nghiệp của bạn. Các khoản khấu trừ chi phí di chuyển của nhân viên cho nhân viên nên được giới hạn ở những khoản mà nhân viên có thể khấu trừ trên tờ khai thuế của mình. Điều đó có nghĩa là chi phí di chuyển hàng hóa gia dụng và chi phí đi lại đến địa điểm mới cho nhân viên và gia đình của họ.
Nói với nhân viên về kế hoạch hoàn trả chi phí di chuyển
Như với bất kỳ lợi ích nhân viên khác, tất cả nhân viên phải được đối xử như nhau. Bạn có thể đặt tiêu chuẩn để đủ điều kiện cho kế hoạch theo loại nhân viên (được trả lương theo giờ, ví dụ), nhưng bạn không thể cung cấp cho một nhân viên cùng phân loại nhiều lợi ích này hơn lợi ích khác.
Nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để đưa loại lợi ích bằng văn bản và bao gồm nó trong thông tin liên lạc của bạn với nhân viên. Cẩm nang của nhân viên hoặc sổ tay hướng dẫn chính sách và thủ tục là một nơi tốt để mô tả kế hoạch. Đừng quên bao gồm thông tin về các tác động về thuế của lợi ích này.
Giúp nhân viên với khoản khấu trừ chi phí di chuyển của họ
Trừ khi bạn là người khai thuế đủ tiêu chuẩn , tư vấn thuế cho nhân viên về khấu trừ thuế thu nhập không phải là điều tốt để làm. Khuyến khích nhân viên của bạn nhận tư vấn thuế chuyên nghiệp hoặc sử dụng phần mềm thuế chuyên nghiệp . Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để giúp nhân viên hiểu được lợi ích chi phí di chuyển này và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến thuế của họ:
- Cung cấp cho nhân viên một gói di dời việc làm giải thích cách thức và khi nào chi phí di chuyển sẽ được công ty của bạn hoàn lại.
- Cung cấp cho nhân viên cơ hội để thay đổi khoản khấu trừ của họ (trên Mẫu W-4 ) để tính khoản thanh toán hoàn trả ban đầu.