Bạn nên đưa thông tin gì khi xác nhận một khoản đóng góp?
Trước tiên, bạn cần thư cảm ơn ấm áp, nhưng bạn cũng phải bao gồm thông tin bắt buộc hợp pháp để nhà tài trợ có thể ghi lại rằng họ đã đóng góp được khấu trừ thuế cho tổ chức từ thiện của bạn.
IRS yêu cầu các tổ chức từ thiện công cộng (còn được gọi là các tổ chức 501 (c) (3) ) gửi thư xác nhận chính thức cho bất kỳ khoản đóng góp nào lớn hơn $ 250.
Nhà tài trợ có thể sử dụng thư này làm bằng chứng về khoản đóng góp của mình và yêu cầu khấu trừ thuế . Hầu hết các tổ chức từ thiện gửi một xác nhận cho tất cả các khoản quyên góp, ngay cả những khoản quyên góp nhỏ.
Cả hai mục tiêu, cảm ơn các nhà tài trợ và đáp ứng các yêu cầu pháp lý, có thể được thực hiện cùng một lúc hoặc riêng biệt. Hầu hết các tổ chức từ thiện quản lý để đạt được cả hai yêu cầu trong một lá thư.
Khi bạn nên ghi nhận khoản đóng góp cho mục đích thuế
IRS nói rằng sự thừa nhận phải được thực hiện “bằng văn bản, tại thời điểm gây quỹ hoặc khi nhận được khoản thanh toán, và theo cách mà người hiến tặng sẽ chú ý đến.” (Xem Bản Xuất Bản IRS 1771)
Lời cảm ơn quyên góp phải diễn ra chậm nhất là ngày 31 tháng 1 của năm sau khi nhận quà. Tuy nhiên, thực hành tốt nhất cho thấy các tổ chức từ thiện nên gửi xác nhận sớm nhất có thể sau khi nhận được quà tặng.
Ngoài ra, hầu hết các tổ chức từ thiện gửi một bản tóm tắt đóng góp của một nhà tài trợ cho năm trước vào cuối tháng 1.
Trong thời đại kháng cáo và quyên góp gây quỹ đa kênh, gửi bản tóm tắt cuối năm qua thư (bất kể việc đóng góp ban đầu bằng séc hoặc trực tuyến), đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã thông báo đầy đủ cho nhà tài trợ.
Bạn có thể gửi tóm tắt cuối cùng về đóng góp của nhà tài trợ cho năm trước bằng email không?
Vâng. Không có đơn thuốc hợp pháp cho mẫu đơn mà bất kỳ thư xác nhận nào cũng phải có. Ví dụ: đó có thể là bưu thiếp, email hoặc thư thực.
Tuy nhiên, theo ý kiến của tôi, tốt nhất là để làm cho bản tóm tắt cuối năm đó một bức thư thực bằng thư. Một email có thể không được nhận thấy trong một hộp thư đông đúc hoặc thậm chí kết thúc trong thư mục spam của nhà tài trợ.
Những gì bạn phải bao gồm trong xác nhận
- Tên tổ chức của bạn
- Một tuyên bố nói rằng bạn là tổ chức được miễn thuế 501c3
- Ngày nhận được khoản đóng góp
- Số tiền đóng góp tiền mặt (tiền mặt có nghĩa là séc, thẻ tín dụng và khấu trừ lương)
- Mô tả (nhưng không phải giá trị) của khoản đóng góp không dùng tiền mặt. Nhà tài trợ ước tính giá trị của các khoản đóng góp không dùng tiền mặt khi báo cáo cho IRS trên tờ khai thuế của mình.
- Một tuyên bố rằng không có hàng hóa hoặc dịch vụ nào được cung cấp bởi tổ chức, nếu có
- Mô tả và ước tính đức tin tốt về giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ, nếu có, mà tổ chức đã cung cấp để đổi lấy khoản đóng góp đó. Một ví dụ có thể là một bữa ăn tối, nơi một số tiền trả tiền cho bữa ăn trong khi phần còn lại là tiền quyên góp.
- Một tuyên bố rằng hàng hóa hoặc dịch vụ, nếu có, mà tổ chức đã cung cấp để đổi lấy khoản đóng góp bao gồm toàn bộ lợi ích vô hình nếu có. Một ví dụ có thể là một món quà nhỏ có giá trị ít hơn $ 75, chẳng hạn như một cốc hoặc túi tote với logo của tổ chức.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức của tôi không cung cấp một sự thừa nhận đúng đắn?
IRS đã từ chối các khoản khấu trừ thuế cho các nhà tài trợ, những người không thể cung cấp sự thừa nhận đúng đắn cho khoản đóng góp của họ cho một tổ chức từ thiện.
“Biên niên sử từ thiện” báo cáo về điều này trong bài viết của mình, IRS Crackdown đặt tập trung vào các bản ghi quà tặng. Trong một trường hợp, bản án phán quyết về sự thừa nhận không đủ kịp thời và thiếu ngôn ngữ cần thiết.
M TO: Phát triển ngôn ngữ xác nhận của bạn và được luật sư chuyên về các vấn đề phi lợi nhuận đánh giá. Sau đó sử dụng cùng một ngôn ngữ nhất quán.
Vài ví dụ:
Không có lý do tổ chức của bạn không thể cung cấp một cảm ơn ấm áp rằng sẽ khuyến khích các nhà tài trợ của bạn để cung cấp cho bạn một lần nữa và thực hiện nghĩa vụ của bạn để cung cấp một IRS chấp nhận được sự ủng hộ của hiến.
Mặc dù ngôn ngữ xác nhận phải phù hợp với từng tổ chức từ thiện, dưới đây là hai ví dụ về các câu lệnh đáp ứng tất cả các yêu cầu.
Người đầu tiên đến cuối thư gửi bằng thư; thứ hai là một phần của một email cảm ơn bạn .
1. "Là tổ chức từ thiện 501c3, luật thuế yêu cầu chúng tôi thông báo cho bạn rằng thư này là xác nhận chính thức về quà tặng của bạn. Ngoài ra, chúng tôi được yêu cầu xác nhận rằng bạn không nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ nào trong việc xem xét khoản đóng góp này; số tiền của món quà của bạn được khấu trừ thuế. Cảm ơn bạn! "
2. "Đối tác Trong Y tế, 501 (c) (3) không dành cho tổ chức lợi nhuận, đã không cung cấp bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào, toàn bộ hoặc một phần, cho bạn trong việc cân nhắc việc đóng góp tiền mặt tự nguyện này. Nếu bạn muốn yêu cầu khấu trừ thuế của món quà này tại Hoa Kỳ, vui lòng giữ lại thư xác nhận này cho các tệp của bạn. Số EIN của đối tác trong Health là xxxxx. "
Cả hai ví dụ này đều phù hợp với quyên góp tiền mặt. Nhưng nếu hiến tặng không phải là tiền mặt, nhưng tài sản hoặc hàng hóa vật lý của một số loại? Trong trường hợp đó sử dụng ngôn ngữ tương tự như ví dụ này:
“Cảm ơn vì sự đóng góp của bạn đối với một tủ lạnh đã qua sử dụng và một bếp được sử dụng [tên của tổ chức phi lợi nhuận], 501 (c) (3) không dành cho tổ chức lợi nhuận, nhận được vào [Ngày]. Không có hàng hóa hoặc dịch vụ nào được cung cấp để đổi lấy khoản đóng góp của bạn. ”
Tài nguyên:
Cơ sở tri thức GrantSpace
Hội đồng phi lợi nhuận quốc gia