Bạn không bao giờ có thể nói cảm ơn quá tốt hoặc quá thường xuyên
Nói lời cảm ơn tới một nhà tài trợ đã chấm dứt một giao dịch nhưng xây dựng một cây cầu để hỗ trợ trong tương lai và sự tham gia sâu sắc hơn. Làm tốt, và bạn đang trên con đường của bạn để thành công gây quỹ trong tương lai.
Dưới đây là mười lời khuyên để làm cho điều đó cảm ơn thư bạn vừa phải.
01 - Nhận nó trong thư nhanh
Nhận được lá thư ở đó nhanh chóng sẽ làm cho tên của tổ chức từ thiện của bạn gắn bó trong tâm trí của người hiến tặng, trấn an anh ta rằng bạn đã nhận được khoản đóng góp và gây ấn tượng với anh ấy bằng sự hiệu quả và chu đáo của bạn.
Ngay cả các nhà tài trợ trực tuyến cũng sẽ nhận được thư cảm ơn, nhưng điều đó rất tốn kém và nhiều tổ chức phi lợi nhuận đang chuyển sang trực tuyến nhiều nhất có thể. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng nhà tài trợ trực tuyến của bạn không nhận được biên nhận qua email. Dành thời gian để cá nhân hóa một email được gửi lời cảm ơn và biến nó thành một thứ đáng nhớ
Tìm hiểu các phương pháp hay nhất để gửi email cảm ơn thư từ . Trong các hộp email đầy đủ, thư cảm ơn của bạn có thể không được chú ý, vì vậy hãy chú ý đến dòng chủ đề của nó và đảm bảo dòng "từ" xác định rõ ràng tổ chức của bạn.
Có rất nhiều trở ngại để cảm ơn một nhà tài trợ qua email mà bạn có thể quên. Nó phải nằm ngoài thư mục SPAM , thu hút sự chú ý của nhà tài trợ và lôi kéo họ mở thư. Đừng để sự dễ dàng và chi phí tương đối thấp của email làm bạn mù đến những thiếu sót của nó.
02 - Biến nó thành cá nhân
Những gì làm việc cho một lá thư gây quỹ cũng hoạt động cho một lá thư cảm ơn bạn. Ví dụ: sử dụng đại từ cá nhân , chẳng hạn như "bạn", "chúng tôi" và "I."
Bao gồm thông tin về nhà tài trợ, chẳng hạn như họ đã là nhà tài trợ trong bao lâu hoặc bạn thích xem chúng tại sự kiện cuối cùng. Có lẽ nhà tài trợ đã nhận được một giải thưởng hoặc nhận được một chương trình khuyến mãi. Cảm thấy tự do để thêm một cái gì đó về nó vào thư của bạn.
Một hệ thống hồ sơ tài trợ tốt sẽ là người bạn tốt nhất của bạn khi nói đến mức độ cá nhân hóa này. Hầu hết các hệ thống, kể cả các hệ thống giá rẻ, đều có khả năng thu thập thông tin hiện tại về các nhà tài trợ của bạn.
Họ đã cho họ khi nào? Họ đã tình nguyện chưa? Lần cuối cùng nhà tài trợ liên hệ với tổ chức của bạn và bản chất của tương tác đó là khi nào?
Nếu đây là nhà tài trợ lần đầu, hãy gửi gói chào mừng và mời nhà tài trợ đăng ký nhận bản tin và thông báo.
Nếu cảm ơn một nhà tài trợ thời gian dài, hãy xem xét một lưu ý viết tay chứ không phải là một lá thư chính thức, hoặc một cách sáng tạo để nói cảm ơn .
03 - Phối hợp với chủ đề chiến dịch
Soạn thảo mẫu cho thư cảm ơn khi bạn viết tài liệu gây quỹ của mình. Hãy nghĩ về nó như là một phần của gói chiến dịch của bạn. Nếu khoản đóng góp này là để đáp ứng với một số kích thích khác ... có lẽ một sự kiện mà bạn đã tổ chức ... liên hệ bức thư cho sự kiện đó.
Trở lại vòng tròn đầy đủ để kháng cáo cải thiện độ dính của tên tổ chức của bạn trong tâm trí của nhà tài trợ. Nó cũng yên tâm với nhà tài trợ.
Nếu khoản đóng góp này là để phản hồi một khiếu nại qua email cụ thể, hãy phát triển trang đích sau khi đóng góp trên trang web của bạn cụ thể cho những nhà tài trợ đó.
Generic là ra ngoài. Tính đặc thù đối với những gì người hiến tặng thấy rằng buộc họ phải cho là điều bắt buộc. Ví dụ, nếu một nhà tài trợ quyên góp để giúp đỡ các nạn nhân của một trận động đất, hãy chắc chắn rằng lời cảm ơn của bạn đề cập đến tình huống đó.
04 - Sử dụng câu chuyện để kết nối các nhà tài trợ với kết quả
Làm cho nhà tài trợ của bạn trở thành anh hùng của những câu chuyện đó. Anh ấy hoặc cô ấy đã làm cho câu chuyện đó có thể. Giữ một kho lưu trữ các câu chuyện về những điều tốt đẹp mà tổ chức từ thiện của bạn hoàn thành. sau đó thiết lập các khối sao chép bằng cách sử dụng những câu chuyện đó và thả chúng vào thư cảm ơn của bạn khi thích hợp.
Việc thay đổi các câu chuyện thường xuyên sẽ giữ cho các chữ cái của bạn luôn tươi mới và làm cho việc gửi nhiều chữ cái trở nên dễ dàng hơn mà không cần phải làm cho chúng hoàn toàn mới.
Ngay cả khi bạn phục vụ những người đang trong tình huống nhạy cảm và bạn cần phải bảo vệ danh tính của họ, có nhiều cách để kể câu chuyện của họ mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của họ.
05 - Yêu cầu một người thực sự ký vào thư của bạn
06 - Thêm ghi chú cá nhân, viết tay
Đề cập đến một sự kiện gần đây mà nhà tài trợ đã tham dự sẽ nhắc nhở nhà tài trợ về trải nghiệm thú vị và thêm tính xác thực vào ghi chú. Xem xét việc có một bên ghi chú với các tình nguyện viên có thể viết ghi chú trên các chữ cái hoặc đính kèm các ghi chú sau đó bằng các thông điệp viết tay.
07 - Bao gồm một phong bì trả lời
Nhiều nhà tài trợ giữ những phong bì này và sử dụng chúng cho một món quà sau này ... hoặc thậm chí ngay lập tức. Andrew Olsen của Fundraising Fundamentals rất nhiệt tình về việc bao gồm cả phong bì trả lời trong thư cảm ơn. Ông đã tìm thấy tổ chức từ thiện sử dụng chiến thuật này cho các nhà tài trợ mới có "tỷ lệ chuyển đổi quà tặng thứ hai cao hơn từ 8% -12% so với các tổ chức không bao gồm họ".
08 - Sử dụng thư làm biên nhận thuế
Cảm ơn các chữ cái ngày nay thường bao gồm các tiết lộ phù hợp mỗi khi một nhà tài trợ đưa ra, cho dù trực tuyến, bằng séc hoặc thông qua việc cho hàng tháng .
Đó là thực hành tốt cũng như để cung cấp một bản tóm tắt cho năm cho vào đầu năm tới, chỉ vào thời điểm mà các nhà tài trợ thường chuẩn bị tờ khai thuế của họ. Chỉ cần nhớ rằng biên lai không phải là một cảm ơn bạn . Biên nhận phải là một phần nhỏ của bức thư.
09 - Mời thêm sự tham gia
Trong thế giới ngày nay, nơi bạn có thể gây quỹ từ mọi người trên khắp thế giới, sự tham gia có thể đạt được thông qua phương tiện truyền thông xã hội . Khuyến khích nhà tài trợ của bạn theo dõi tổ chức của bạn trên Facebook và Twitter hoặc bất kỳ mạng xã hội nào khác mà bạn tham gia.
Vì không có siêu liên kết trong thư được gửi qua thư, hãy cung cấp địa chỉ trang web của bạn và sau đó đảm bảo rằng các nút truyền thông xã hội của bạn dễ tìm.
Bao gồm lời mời rõ ràng để truy cập trang web và nhấp vào các nút đó và đăng ký bản tin email của bạn hoặc các liên lạc khác. Biểu tượng truyền thông xã hội là một số yếu tố quan trọng nhất trên trang web của tổ chức từ thiện của bạn.
10 - Thêm bản ghi và cung cấp thông tin liên hệ
Đối với PS của thư cảm ơn, bạn có thể muốn tham khảo lại câu chuyện bạn đã cung cấp ("Michael và Jane an toàn và hạnh phúc vì bạn") hoặc đưa thông tin liên hệ quan trọng vào đó.
Các nhà tài trợ nên có tên, số điện thoại và địa chỉ email của ai đó trong tổ chức mà họ có thể liên hệ với các câu hỏi. Dịch vụ khách hàng cũng quan trọng đối với các tổ chức phi lợi nhuận dành cho doanh nghiệp, vì vậy giúp nhà tài trợ dễ dàng tìm được người thực nếu họ gặp sự cố.