Phải làm gì trước khi xảy ra sự cố
Hệ thống của bạn để xử lý khiếu nại là gì?
Để xử lý các khiếu nại dễ dàng hơn, bạn nên có một hệ thống tại chỗ mà người thuê nhà có thể theo dõi khi họ cần cảnh báo bạn về yêu cầu bảo trì.
Có hai cách cơ bản bạn có thể thực hiện:
- Yêu cầu chính thức: Một số chủ nhà muốn có người thuê gửi yêu cầu bảo trì thông qua một quy trình chính thức. Quá trình này nên được viết rõ ràng như một phần của hợp đồng thuê .
Quá trình này thường liên quan đến một số loại yêu cầu bằng văn bản. Yêu cầu thường sẽ bao gồm các thông tin sau:- Tên người thuê nhà
- Địa chỉ nhà
- Số đơn vị
- Số điện thoại
- Ngày khiếu nại
- Loại khiếu nại
- Mô tả đơn khiếu nại
- yêu cầu đặc biệt
- Biểu mẫu trực tuyến - Nếu bạn có trang web cho các khoản đầu tư bất động sản của mình, bạn có thể muốn xem xét thêm khu vực để yêu cầu bảo trì. Người thuê nhà chỉ cần truy cập trang web của bạn, điền vào biểu mẫu và nhấn gửi.
hoặc là - Một mẫu giấy - Đây sẽ là một bản sao cứng mà người thuê nhà sẽ quét và gửi email cho bạn, fax, giao tay hoặc đặt trong một số loại hộp thư mà bạn đã dành riêng cho các yêu cầu đó.
Đảm bảo cũng có các thủ tục khẩn cấp tại nơi người thuê có thể liên lạc với bạn, người quản lý tài sản hoặc thợ sửa chữa sau giờ làm việc bình thường trong trường hợp yêu cầu bảo trì cần được chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như ống nổ hoặc thiếu nhiệt trong mùa đông .
- Yêu cầu không chính thức: Một lựa chọn khác cho chủ nhà là yêu cầu không chính thức. Với loại yêu cầu này, khi người thuê nhà có vấn đề bảo trì, họ sẽ chỉ gọi cho bạn hoặc gửi email cho bạn, tùy thuộc vào hình thức liên lạc ưa thích của bạn và giải thích tình huống. Yêu cầu điện thoại sẽ diễn ra trong giờ làm việc bình thường bạn đã đặt trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, trong trường hợp đó, họ sẽ thực hiện theo các thủ tục khẩn cấp bạn có.
Ai sẽ xử lý các yêu cầu bảo trì?
Bạn phải quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm xử lý các khiếu nại và yêu cầu bảo trì, do đó bạn không bị mất cảnh giác khi khiếu nại đến. Người thuê nhà cần phải biết họ nên liên hệ với ai khi có vấn đề.
- Bạn : Bạn có chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu bảo trì không? Bạn có thoải mái khi người thuê nhà liên hệ với bạn để yêu cầu như vậy không? Bạn có thoải mái đi vào căn hộ của người thuê nhà cho những yêu cầu như vậy không? Bạn có cơ sở kiến thức và kỹ năng để xử lý hệ thống ống nước và sửa chữa điện hay bạn sẽ cần phải thuê một chuyên gia?
Nếu bạn quyết định rằng bạn sẽ tự mình thực hiện các yêu cầu bảo trì này, bạn cần phải xác nhận bộ kỹ năng của mình. Trong khi bạn có thể biết cách sửa chữa nắm cửa, tắt van nước chính và lát sàn nhà, bạn có biết cách hàn ống hoặc lắp đặt thiết bị báo khói không? Điều quan trọng là bạn hiểu những hạn chế của bạn ngay từ đầu để bạn có thể lập kế hoạch thích hợp để sửa chữa bạn không thể tự xử lý được. - Người quản lý tài sản : Bạn có thuê người quản lý tài sản để chăm sóc các yêu cầu bảo trì không? Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi thực hiện yêu cầu bảo trì hoặc đơn giản là không muốn bị làm phiền với họ, bạn có thể thuê một công ty quản lý tài sản để làm như vậy. Họ sẽ có một đội ngũ nhân viên lành nghề về nhân viên hoặc sẽ thuê các nhà thầu bên ngoài để thực hiện các yêu cầu này. Trong khi nó là một lựa chọn đắt tiền hơn, nó giúp bạn tránh đau đầu phải đối phó với các yêu cầu bảo trì liên tục và tiết kiệm cho bạn chi phí cơ hội của thời gian bạn có thể phân bổ cho những nỗ lực hiệu quả hơn.
- Người khác : Trong trường hợp bạn không có kỹ năng, kiến thức hoặc mong muốn tự mình xử lý khiếu nại , và không muốn chi tiền để thuê một công ty quản lý tài sản để làm như vậy, bạn không thể để tài sản của bạn rơi vào tình trạng lộn xộn , bạn phải có người chăm sóc những vấn đề này. Với tùy chọn này, bạn sẽ không phải trả tiền cho ai đó một khoản lương hàng tháng; thay vào đó, bạn sẽ trả tiền cho họ để chăm sóc từng vấn đề cá nhân khi nó phát sinh.
Bạn phải làm nghiên cứu của bạn và tìm thợ sửa chữa địa phương và các nhà thầu trong khu vực của bạn. Bạn sẽ muốn tìm:
- Một người siêng năng - Ai sẽ xử lý các sửa chữa cơ bản.
- Một thợ điện - Ai sẽ chăm sóc các vấn đề về điện.
- Thợ sửa ống nước - Ai có thể xử lý các vấn đề về đường ống và thoát nước.
- Đêm khuya và cuối tuần - Hãy chắc chắn rằng bạn cũng biết giờ những cá nhân này sẽ có sẵn. Nếu họ không có sẵn vào giờ lẻ, bạn cần phải chắc chắn rằng bạn có ai đó. Bạn không muốn điên cuồng tìm kiếm một thợ sửa chữa dự phòng khi bạn đang đi hưởng tuần trăng mật ở Hawaii lúc 2 giờ sáng
- Số liên lạc khẩn cấp - Luôn luôn có trong tay số lượng của các địa phương firehouse, đồn cảnh sát và kiểm soát chất độc trung tâm.